И КОМАНДИРОВАНИИ РАБОТНИКОВ
Представить себе жизнедеятельность организации без наличия управленческой документации нереально, поскольку именно она есть частью внутреннего устройства любой компании, снабжающей связь между ее сотрудниками и структурными подразделениями. Полностью это относится и управленческих документов, оформляемых работодателем при командировании работников и предоставлении отпусков. Отпустить работника в отпуск либо же направить его в служебную поездку возможно лишь на основании приказа начальника. Как и любой другой исходящий документ, приказ начальника необходимо зарегистрировать. Где и как это сделать, мы и поведаем в настоящей статье.
В первую очередь отметим, что в соответствии с ст. 122 Трудового кодекса РФ (потом — ТК РФ) работнику обязан предоставляться каждый год оплачиваемый отпуск длительностью не меньше 28 календарных дней. Наряду с этим отпуск обязан предоставляться за любой рабочий год, что, в отличие от календарного, исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу.
Право на применение отпуска за первый год работы появляется у работника по окончании шести месяцев его постоянной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику возможно предоставлен и до истечения шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Для целей регистрации распоряжений о предоставлении отпуска либо направления работников в командировку организации смогут применять как типовые формы изданий, рекомендуемые к применению соответствующими министерствами либо ведомствами РФ, так и созданные экспертами отдела кадров самой организации. Так как сейчас унифицированных форм указанных изданий нет, компания вправе создать их самостоятельно.
Для учёта и оформления отпусков, предоставляемых в правовом поле, коллективным соглашением, локальными нормативными трудовыми договорами и актами организации, смогут использоваться приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Распоряжением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету его оплаты и труда (потом — Распоряжение N 1).
Отметим, что в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ О бухгалтерском учете (потом — Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет начальник экономического субъекта в соответствии с представлением должностного лица, на которого возложено ведение бухучета. Это подтверждается и Информацией Министерства финансов России N ПЗ-10/2012 О вступлении в силу с 1 января 2013 г. закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ О бухгалтерском учете. Исключение составляют организации госсектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Так, организации негосударственного сектора вправе использовать как самостоятельно созданные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании. Наряду с этим самостоятельно созданные формы документов смогут употребляться организациями в качестве первичных только при наличии в них необходимых реквизитов первичного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Распоряжения о предоставлении отпуска издаются на основании графика отпусков, утверждаемого организацией-работодателем, не позднее чем за 14 дней до наступления год , что направляться из ст. 123 ТК РФ. В случае, если в организации имеется первичная профсоюзная организация, то график отпусков предварительно согласовывается с мнением профсоюза. Унифицированная форма графика отпусков (N Т-7) утверждена кроме этого Распоряжением N 1 и носит, как мы обозначили выше, рекомендательный темперамент.
В случае, если отпуск предоставляется работнику не в соответствии с графиком, то основанием для издания приказа о предоставлении отпуска есть заявление работника, поданное им на имя начальника организации.
В приказе о предоставлении отпуска работнику указываются:
— наименование организации-работодателя;
— код по ОКПО;
— регистрационный номер документа;
— дата составления документа;
— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;
— наименование структурного подразделения;
— должность (специальность, профессия);
— продолжительность и окончания и даты начала ежегодного главного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
— в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными законами , локальными нормативными актами, — продолжительность и окончания и даты начала ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;
— неспециализированная длительность отпуска (в календарных днях).
Распоряжения о предоставлении отпуска составляются работником кадровой работы либо уполномоченным на это лицом, подписываются начальником организации либо уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до его начала, на это показывает ст. 123 ТК РФ.
Приказ N Т-6 есть основанием для расчета отпускных по форме N Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. На его основании кроме этого делаются отметки в лицевом счёте и личной карточке работника.
Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Работодатель по письменному заявлению работника в соответствии с ст. 62 ТК РФ обязан дать ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Выплата отпускных производится работодателем заблаговременно, не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Приведем примерную форму издания учета распоряжений о предоставлении отпусков работникам.
Пример.
Издание учета распоряжений о предоставлении отпусков работникам
| N п/п | дата и Номер приказа | Ф.И.О. работника | Период, за что предоставлен окончания | Даты отпуска и отпуск начала |
Для учёта и оформления направления одного либо нескольких работников в командировку смогут использоваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Распоряжением N 1.
Так же как и прошлые, эти формы заполняются работником кадровой работы, подписываются начальником либо уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения есть служебное задание (форма какое количество Т-10а).
В приказе на командировку указываются:
— инициалы и фамилия отправляемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность либо профессия) отправляемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники уплаты сумм командировочных затрат, другие условия направления в командировку.
Приведем примерную форму издания учета распоряжений о командировании работников.
Пример.
Издание учета распоряжений о командировании работников
| Приказ | Фамилия, имя, отчество отправляемого работника | Структурное подразделение | Должность | Место командировки | Организация | Цель командировки | Срок командировки (не считая времени нахождения в пути) | |
| N | Дата | |||||||
Обратите внимание! Ранее в приведенном издании непременно должны были наличествовать еще две графы, то есть: Дата и N служебного задания и Командировочное удостоверение.
Поэтому отмечаем, что Распоряжением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. N 1595 О внесении трансформаций в кое-какие акты Правительства РФ 8 января 2015 г. внесены трансформации в Положение об изюминках направления работников в служебные командировки, утвержденное Распоряжением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 Об изюминках направления работников в служебные командировки (потом — Распоряжение N 749).
В следствии внесенных трансформаций были отменены следующие документы:
— командировочное удостоверение;
— служебное задание.
Для справки: учитывая трансформации, внесенные в Положение N 749, подтверждающими документами при поездке в командировку будут являться:
— ответ работодателя о направлении работника в командировку (приказ о командировке);
— проездные документы (билеты);
— счета, квитанции, иные документы и кассовые чеки, подтверждающие проживание в месте командирования;
— другие документы, подтверждающие иные нужные в командировке затраты, произведенные работником с разрешения либо ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Трансформации, внесенные Распоряжением Правительства РФ, уже распространяются на федеральных национальных гражданских служащих.
условия и Порядок их командирования утверждены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813 О условиях и Порядке командирования федеральных национальных гражданских служащих, с 1 февраля 2015 г. и для них эти требования были отменены в связи с вступлением в силу Указа Президента РФ от 12 декабря 2014 г. N 765 О внесении трансформаций в условия и Порядок командирования федеральных национальных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813.
Так, привычные для многих командировочные документы, такие как форма N Т-10 форма и Командировочное удостоверение N Т-10а Служебное задание для направления в отчёт и командировку о его исполнении, утвержденные Распоряжением N 1, на данный момент не являются необходимыми документами при направлении работников в командировку.
В соответствии с п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на основании ответа работодателя на определенный срок для исполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Соответственно, коммерческий ее целесообразность и характер командировки организация может подтвердить ответом работодателя, которое есть основанием для исполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким ответом работодателя может являться приказ о направлении работника либо работников в командировку, в котором указывается цель поездки.
ИЗДАНИЕ УЧЕТА РАСПОРЯЖЕНИЙ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (ВТОРЫХ КАДРОВЫХ РАСПОРЯЖЕНИЙ)
Распоряжения по личному составу являются наиболее значимыми документами, составляемыми в ходе документирования трудовых взаимоотношений. Они относятся к необходимым кадровым документам. В данной статье мы разглядим порядок составления изданий учета распоряжений по личному составу.
Сначала отметим, что издание распорядительных документов по личному составу непременно:
— при приеме на работу, трансформации условий трудового контракта, прекращении трудового соглашения;
— при привлечении и поощрении к дисциплинарной ответственности;
— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении совокупностей зарплаты работников;
— в случаях выплаты и премирования работников единовременных финансовых вознаграждений;
— при повышении и приобретении квалификации, присвоении разрядов, классности;
— при предоставлении отпуска;
— при перемене фамилии и в других случаях.
Обратите внимание! С 1 января 2013 г. организации вправе использовать как самостоятельно созданные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании.
Наряду с этим самостоятельно созданные формы документов смогут употребляться в качестве первичных бухгалтерских документов только при наличии в них необходимых реквизитов первичного документа, установленных ч. 2 ст. 9 закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ О бухгалтерском учете. К таким реквизитам относятся:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной судьбе;
5) величина натурального и (либо) финансового измерения факта хозяйственной судьбе с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и важного (важных) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), важного (важных) за оформление свершившегося события;
7) подписи перечисленных выше лиц с указанием их инициалов и фамилий или иных реквизитов, нужных для идентификации этих лиц.
Напомним, что унифицированные формы первичной учетной документации утверждены Распоряжением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету его оплаты и труда (потом — Распоряжение N 1).
Большая часть распоряжений по личному составу имеют унифицированные формы, каковые утверждены этим документом. Это следующие формы:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1);
— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работником (форма N Т-8);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками (форма N Т-8а);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N на следующий день-11);
— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а).
Разглядим порядок заполнения унифицированных форм распоряжений (распоряжений) по личному составу.
Все распоряжения по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
— наименование организации — автора документа;
— наименование вида документа — приказ;
— номер и дата приказа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст (основание издания и распорядительная часть);
— подпись;
— визы согласования;
— отметка об ознакомлении с приказом работника;
— отметка об направлении и исполнении документа его в дело.
Распоряжения (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу (формы N N Т-1, Т-1а) используются для учёта и оформления принимаемых на работу работников и издаются на основании трудового контракта.
Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в течении со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового контракта (ст. 68 Трудового кодекса РФ (потом — ТК РФ)).
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу; наименование структурного подразделения; профессия (должность); размер тарифной ставки, оклада, надбавок; испытательный срок, в случае, если работнику устанавливается опробование при приеме на работу, и условия приема на характер и работу грядущей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для исполнения определенной работы и второе).
На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии раскрывается лицевой счет работника (формы N N Т-54 либо Т-54а).
Распоряжения (распоряжения) о переводе работника (работников) на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а) используются для учёта и оформления перевода работника на другую работу у того же работодателя либо в другую местность вместе с работодателем.
Такие документы содержат фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прошлом месте работы; обстоятельство перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение зарплаты (если оно появляется).
Приказ (распоряжение) визирует глава структурного подразделения прошлого и нового мест работы и подписывает работодатель либо уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).
Распоряжения (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (формы N N Т-6, Т-6а) используются для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими положениями и законодательными актами, графиками отпусков и коллективными договорами.
В организациях они заполняются, в большинстве случаев, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию — и подписываются работодателем либо уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под роспись.
Такие документы содержат фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за что предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; длительность отпуска; даты его окончания и начала.
Приказ есть основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. На основании приказа кроме этого делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового соглашения с работником (увольнении) (формы N N Т-8, Т-8а) используется для учёта и оформления увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В организациях заполняется, в большинстве случаев, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем либо уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. При в то время, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового соглашения нереально довести до сведения работника либо работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, и производится расчет с работником по форме N Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового контракта с работником (увольнении).
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) используется для учёта и оформления направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем либо уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (профессии, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки; даты ее окончания и начала и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных затрат, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) используется для учёта и оформления поощрений за удачи в работе. Составляется на основании представления начальника структурного подразделения, в котором трудится работник, либо работодателя. Подписывается работодателем либо уполномоченным им на это лицом.
В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а при награждения полезным подарком (премией) кроме этого и его цена. Работодатель обязан ознакомить работника с данным командой под роспись. В случае, если поощрение работника не предусматривает финансового вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита в сумме _____ копеек и рублей.
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.
Распоряжения по личному составу, не имеющие унифицированной формы, к примеру об трансформации биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечания, выговора), смогут составляться в произвольной форме с учетом необходимых реквизитов для данных документов.
Для оформления распоряжений по личному составу нужно письменное обоснование, в качестве которого смогут выступать: личное заявление работника, трудовой соглашение, докладная записка начальника подразделения (к примеру, о переводе работника либо направлении его в командировку), акты (к примеру, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.
В организациях, в большинстве случаев, распоряжения по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.
В целом оформления приказов и порядок разработки (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве либо другом локальном нормативном акте.
По структуре различают следующие виды распоряжений по личному составу:
простые — содержат один распорядительный раздел, воздействие (принять, выгнать с работы, перевести и без того потом);
сложные — содержат в приказе пара распорядительных разделов.
В зависимости от адресата различают:
— личные — содержат данные лишь об одном работнике;
— сводные — содержат данные о нескольких работниках.
В сводном приказе по личному составу любой пункт обязан заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу смогут размешаться или конкретно по окончании текста каждого пункта приказа, или по окончании подписи работодателя либо уполномоченного им на это лица.
Составляя сложные и сводные распоряжения, направляться учитывать, что в один документ не нужно включать данные с различными сроками хранения. Рекомендуем ознакомиться с Списком типовых управленческих архивных документов, образующихся в ходе деятельности национальных органов, муниципальных органов власти и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.
Распоряжения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, в большинстве случаев, оформляют в личном порядке.
Формулировка приказа обязана соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении его обстоятельство непременно указывается в правильном соответствии с формулировкой ТК РФ либо иного закона и ссылаясь на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ либо иного закона . При дисциплинарных взысканиях и поощрениях в приказе непременно указываются вид и причина поощрения либо взыскания, в соответствии с ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу направляться показывать абсолютно, а наименование должности, профессии, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу получает юридическую силу с момента его подписания.
Распоряжения по личному составу, в соответствии с требованию ТК РФ, непременно доводятся до сведения работника под роспись.
Помимо этого, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его необходимого социального страхования (обеспечения), копии распоряжений: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с других — документов и работы, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно (ст. 62 ТК РФ).
Наряду с этим работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем необходимое социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Все распоряжения по личному составу непременно регистрируются, причем раздельно от распоряжений по главной деятельности. Для этого применяют одну из регистрационных форм: книгу (издание) регистрации либо регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: номер и дата приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для своевременного хранения.
Все изданные распоряжения по личному составу организации направляться фиксировать в издании учета распоряжений по личному составу.
Издание учета распоряжений по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью организации и подписью руководителя.
Работник кадровой работы, ведущий издание учета распоряжений по личному составу, обязан заполнять графы в соответствии с текстами распоряжений по личному составу.
На данный момент законодательно утвержденной унифицированной формы издания учета распоряжений по личному составу нет, исходя из этого организации вправе создать ее самостоятельно в произвольной форме.
Пример. Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО Мираж было написано заявление от 14 июля 2015 г. прося о принятии его на работу с 17 июля 2015 г. на пост водителя с окладом в соответствии с штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО Мираж был заключен бессрочный трудовой соглашение от 15 июля 2015 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2015 г. N 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2015 г.
Предположим, что 20 июля 2015 г. водителя Иванова С.С. перевели на пост сторожа по общему состоянию организма. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2015 г. N 245к.
Издание учета распоряжений по личному составу направляться заполнить следующим образом:
| Номер приказа | Дата издания приказа | Фамилия, имя, отчество | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Табельный номер | Трудовой контракт | Краткое содержание приказа | |
| дата | номер | |||||||
| 244к | 16.07.2015 | Королев Дмитрий Петрович | Транспортный отдел | Шофер | 15.07.2015 | Принять на работу Королева Д.П. на пост водителя 1-го класса с окладом в соответствии с штатному расписанию | ||
| 245к | 20.07.2015 | Иванов Сергей Сергеевич | Транспортный отдел | Сторож | 01.02.2015 | Перевести на пост сторожа по общему состоянию организма |