Общение людей в организации осуществляется посредством вербальных и невербальных способов. Вербальные коммуникации реализуются при помощи устных (диалог, заседание, переговоры, презентации и т.п.) либо письменных (распоряжения, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные – осуществляются при помощи языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).
Методы обеспечения коммуникации отлично известны – это слушание, обращение, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Обращение занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, заседания, переговоры, презентации). Чтобы повысить эффективность коммуникаций принципиально важно уделять громадное внимание культуре речи. Чтение играется наиболее значимую роль, в особенности для людей, имеющих аналитический ум и обладающих техникой стремительного чтения. Чтение образовывает около 15% времени межличностных взаимоотношений. Тип личности человека имеет кроме этого громадное значение в ходе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собеседника разрешит вам приспособить собственные предложения и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.
Коммуникации — крайне важное звено между начальником и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, оказывают помощь приобретать данные на всех уровнях управления. Изучения разных организационных структур говорят о том, что коммуникация занимает важное место в развитии организации как целостного организма. Любой начальник заинтересован в улучшении коммуникации. Посредством коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением участников группы. Коммуникации нужны для воли руководителя и утверждения авторитета.
Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из наиболее значимых задач управления. Не просто так германские ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – коммуникации и информация. В случае, если нарушаются информационные потоки в связи и предприятия с внешним миром, само существование этого предприятия на грани. Одной информации слишком мало. Лишь в то время, когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. в то время, когда появляются коммуникативные связи, обеспечиваются эффективная деятельность и существование организации».
В соответствии с последовательности опросов, совершённых американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 разных компаний, и 73% начальников американских, 63% британских и 85% японских компаний уверены в том, что недостаточная разработанность коммуникаций есть главным препятствием на пути успехи эффективности деятельности их организаций. Вправду, обмен информацией включен как наиболее значимое звено во все главные виды деятельности организации, следовательно, в случае, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют либо не действуют, это отрицательно отражается на функционировании всей организации. Это разъясняется рядом обстоятельств:
— начальникам подразделений организации приходится тратить довольно много времени на поиск нужной информации и ее обработку;
— происходит дублирование информации, потому, что одинаковая информация поступает в подразделения организации и к ее управлению из различных источников;
— в одних подразделениях и у одних начальников ощущается недочёт информации, в то время как в других подразделениях может случиться информационная перегрузка;
— работники организации мало осведомлены о ее деятельности, замыслах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно отражается на процессах интеграции, правильном исполнении распоряжений управления и т.д.
Поэтому одной из основных целей управления в организации есть создание совокупности коммуникации, ее осуществление и запуск контроля за её функционированием.
Организационные коммуникации смогут быть представлены в виде базисных, смешанных схем и производных. К базисным схемам относятся линейная (см. рисунок 2) и кольцевая (см. рисунок 3). К производным относятся: колесообразная (см. рисунок 4), звездообразная, иерархическая, штабная и матричная.Изнаборов базисных и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной организации существует пара типов коммуникаций.
Рисунок 2. Линейная схема (в схеме нет обратной связи)
Линейная схема рекомендуется для маленьких организаций при авторитете руководителя и высоком профессионализме; и громадной заинтересованности подчиненных в ее успешной работе. В схеме делегируются линейные и функциональные связи.
Рисунок 3.Кольцевая схема ( – персонал)
Кольцевая схема представляет собой замкнутую на начальника линейную схему. Она действенна в маленьких организациях либо в подразделениях средних организаций со стабильным рынком и стабильной продукцией. Для кольцевой схемы характерно разделение функциональных обязанностей среди опытных работников, а административные остаются у начальника. Организационные отношения между персоналом компании смогут быть представлены кроме этого в виде разного сочетания базисных схем, представленных как «звезда» и «колесо».
Рисунок 4. Схема «колесо»
Схема «колесо» действенна в маленьких организациях либо подразделениях, в которых требуется постоянная корректировка производства продукции. Это в большинстве случаев обусловлено неустойчивой номенклатурой выпуска, трансформациями спроса на продукцию. Схема сочетает профессионализм действий руководителя и самостоятельность работников.
Схема «звезда» представляет собой разветвленную совокупность линейных взаимоотношений. Она рекомендуется при филиальной структуре организации и при необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждого составляющего подразделения. Между объектами управления нет внутренних связей. С каждым объектом лишь начальник реализует линейные и функциональные связи.