При выписке клиентов в отелях, где берется оплата пластиковыми картами при помощи импринтера, кассиру направляться оформировать неспециализированный счет и внести нужную сумму в уже подготовленный при въезде слип. Дать данный слип на подпись гостю, сделать в авторизационный центр, взять и записать на слипе авторизационный код (при утвердительном ответе). Чтобы платежный документ был полностью оформлен, нужно:
гостиница выписка гость турист
-сокращенно указать код валюты (в нашем случае это лишь рубли);
-сделать отметку рядом с логотипом той платежной системы, пластиковая карта которой бралась для оплаты;
-указать фамилию кассира.
Слип заполняется разборчивым почерком, нужно смотреть за тем, дабы все данные находилась на всех трех экземплярах. Исправления на слипе не допускаются.
В случае, если при заполнении слипа случилась неточность, данный слип ликвидируется, прокатывается и заполняется снова.
Кассир вручает предназначенные гостю документы:
-неспециализированный счет за предоставленные гостиничные услуги;
-один экземпляр слипа (значительно чаще это первый экземпляр, где указано Cardholder Клиент либо Cardholders copy);
-счета за все предоставляемые дополнительные платные услуги.
Для отчета перед бухгалтерией кассиру нужны:
-неспециализированный счет;
-два подписанных гостем экземпляра слипа с пометками: копия торговой точки/ копия и предприятие банка/ banks copy либо United Card Service.
В отелях, принимающих оплату пластиковыми картами при помощи POS-терминалов и применяющих совокупность предварительной авторизации (отсроченный платеж), кассир при окончательном расчете с гостем прибегает к функции Продажа в режиме OFF — Line (OFF — Line Sale). Для этого ему нужен чек предварительной авторизации гостя, подготовленный заблаговременно при заезде (на протяжении выяснения вопросов платежной способности). Нажатием определенной кнопки кассир приводит к режиму ОФЛФЙН. Затем нужно ввести номер кредитной карты (с магнитной полосы, методом проведения карточкой по магнитосчитывающему устройству, либо вручную, применяя номер кредитной карточки, имеющийся на чеке предварительной авторизации).
По окончании введения итоговой суммы по счету кассир вводит код предварительной авторизации (он кроме этого указан на чеке предварительной авторизации). По окончании определенной команды POS-терминалу аппарат начинает печатать чек, аналогичный чеку Продажа, но с пометкой ОФЛАЙН Продажа. Данный чек, складывающийся из двух экземпляров (белого и желтого цветов) и снабжающий копировальный эффект, дается на подпись гостю.
Остаток замороженных денег (в случае, если имеется) мгновенно возвращается на счет гостя.
В этом случае кассир вручает гостю:
-один экземпляр неспециализированного счета, подготовленного на компьютере;
-подписанный гостем один экземпляр чека, выданный POS-терминалом;
-все положенные гостю счета за оказание дополнительных платных одолжений.
Для собственной отчетности у кассира остаются:
-второй экземпляр неспециализированного счета, подготовленного на компьютере;
-подписанный гостем второй экземпляр чека, выданный POS-терминалом;
-все счета гостя за оказание дополнительных платных одолжений в двух экземплярах.
Работа с пластиковыми картами требует от кассира громадной ответственности, внимания, профессионализма и бдительности.
Оплата по безналу
При выписке гостей, живущих в гостинице по безналу (Account to company), клерк Front desk обязан проконтролировать, перечислены ли деньги за обслуживание на счет отеля либо имеется ли гарантия их поступления в скором будущем. Сотрудник Front desk обязан кроме этого проверить список тех одолжений, каковые были оказаны гостю по безналу на условиях соглашения либо гарантийного письма. Суммы по квитанциям данных гостей должны попасть строго на безналичные квитанции организаций, по линии которых они размещались. В компьютерной программе имеется соответствующий раздел. В случае, если у гостей имеются счета за оказанные гостиницей дополнительные платные услуги, не входящие в данный список, нужно взять за них оплату наличными либо пластиковой картой и выдать нужные квитанции, о которых уже говорилось ранее.
Оплата ваучерами
Еще один вид оплаты в отеле — это оплата ваучерами (Voucher). Он менее распространен, чем расчёт и наличный расчёт пластиковыми картами, и есть разновидностью безналичного расчета. Ваучер — документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура, и подтверждающий факт их оказания. В ваучере должны быть указаны:
-национальный номер лицензии турфирмы на право осуществления туристской деятельности (для отечественных туристских организаций);
-остальные и адрес турфирмы ее максимально полные реквизиты;
-дата выдачи и номер ваучера;
-наименование той организации, для которой рекомендован ваучер (гостиница, пансионат, дом отдыха и т.д.)
-фамилия гостя либо гостей;
-количество гостей;
-подробный список оплаченных одолжений, каковые нужно дать данному гостю в конкретные сроки;
-адреса и телефоны партнеров турфирмы.
Ваучер должен иметь подпись важного лица и печать предприятия. Ваучер выписывается в нескольких экземплярах (в большинстве случаев в 3-х);
-один остается в организации, выдавший ваучер;
-второй выдается гостю;
-третий рекомендован для принимающей организации.
Зарубежные и отечественные турфирмы заключают с гостиницей контракты на обслуживание туристов, деловых людей. Платежным документом для гостя есть ваучер. Гости берут в турфирме ваучер, т. е уже заблаговременно оплачивают проживание и кое-какие дополнительные платные услуги (в большинстве случаев трансферт и завтрак). Гостиница либо второе средство размещения приобретают оплату за сделанные одолжения от турфирм методом банковских переводов.
размещения службы и Кассир приёма сдает ваучеры вместе с другими документами и счетами в расчетную часть гостиницы для предстоящей обработки.
В компьютерной программе кассир делает соответствующие пометки. За оказанные гостиницей услуги, не входящие в список оплаченных одолжений по ваучеру, кассир берет оплату наличными либо по пластиковой карте.