При формировании Архивного фонда страны из огромного Количества документов только малый часть поступает на национальное хранение.
Процесс изучения документов на основании критериев и принципов сокровища в целях определения отбора хранения и сроков документов их на национальное хранение именуется экспертизой сокровища документов.
Базы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза сокровища документов взяла в XIX в. и совсем сформировалась в XX в.
Современная экспертиза сокровища документов проводится, в большинстве случаев, на базе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Но эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Исходя из этого не проводится экспертиза сокровища документов, к примеру 1920-х гг. по спискам 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза сокровища документов на базе научных параметров.
Итогом экспертизы сокровища документов есть полноценное комплектование национальных архивов и всего Архивного фонда страны. Конкретно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, каковые концентрируются в национальных архивах.
Задачи экспертизы сокровища документов.Первая задача — отбор самые ценных документов из ведомственных в национальные архивы на национальное (определение) и постоянное хранение профильное™ документов тому либо иному госархиву.
Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых возможно использована в течение какого-либо периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы смогут быть поделены на две группы:
1) для долгосрочного хранения (к примеру, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет либо 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2) для временного хранения.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда методом восполнения потерянных документов, что возможно сделать за счет аналогичных документов из фондов однородных учреждений, и выше- либо нижестоящих учреждений.
Четвертая задача — отбор на хранение самый информативно емких документов.
Экспертиза сокровища документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и национальном архивах.
В делопроизводстве решается неприятность определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. в то время, когда дело еще «не появилось».
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в госархив.
В случае, если в учреждении имеются юридически независимые структурные подразделения, то из полезных документов формируют пара архивных фондов.
Также отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Наряду с этим особенное внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), так как за каждым из них стоит будущее человека. Все эти серьёзные задачи решаются совместно с рабочей группой, которая по-научному может именоваться центральной экспертная группой (ЦЭК) либо легко экспертная группой (ЭК).
В национальном архиве, во-первых, контролируют ответ экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, выполняют целевую комплексную экспертизу сокровища документов либо разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях обнаружения дублетности сходу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными либо личными отношениями.
Таковой комплексный подход допустимо осуществить лишь в национальном архиве, куда поступают тысячи и сотни фондов различных учреждений.
В следствии экспертизы сокровища документов выделяются две группы дел:
дела для постоянного и долгосрочного (75 лет) хранения;
дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долгосрочного хранения в будущем заносятся в описи.
описи и Акты представляются на рассмотрение соответствующей экспертной группы, либо экспертно-проверочной рабочей, либо центральной экспертно-проверочной рабочей (ЦЭПК).
Критерии экспертизы сокровища документов. Критерии экспертизы сокровища документов — это совокупность научно обоснованных показателей, на базе которых определяется сокровище документов.
Все параметры смогут быть подразделены на три многочисленные группы:
1) критерии происхождения документов;
2) критерии содержания документов;
3) критерии внешних изюминок документов.
Разглядим каждую их использование и группу критериев при
менительно к документам конкретных фондов.
1. К группе к р и т е р и е в п р о и с х о ж д е н и я документов относятся:
значение учреждения либо лица в жизни общества;
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
место и время создания документов.
На базе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают или на национальное хранение полностью (имеется в виду полезная документация этих учреждений), или выборочно (наряду с этим решаются вопросы о формах выборочного приема), или по большому счету не поступают на национальное хранение. Наряду с этим учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной совокупности.
Критерий значение лица в жизни общества очень сложный для архивиста, потому, что современникам сложно адекватно оценить роль той либо другой личности. Исходя из этого, принимая ответ о постоянном хранении фонда того либо иного деятеля, необходимо учитывать мнение экспертов данной отрасли, ученых, сотрудников по профессии и сотрудников.
Критерий значимость события разрешает оценивать документы, которые содержат новые, обобщенные и единственные свидетельства о значительных событиях. Данный критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения либо лица в проведении либо изучении события, отраженного в документах.
На основании этого критерия выявляются документы, каковые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. Поэтому кроме того документы, предназначаемые для уничтожения, смогут быть покинуты на национальное хранение. Особенное внимание архивисты должны уделять периодам других катаклизмов и войн, в то время, когда гибнет довольно много документов.
К примеру, документы, появившиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., на протяжении которого погибло огромное количество документов столичных других учреждений и приказов), ценятся выше вторых документов.
Очень ценятся документы таких периодов в истории нашей страны, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г., перемещение декабристов, революционные обстановки финиша 1850-х-начала 1860-х гг. и финиша 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая, Великая Октябрьская Гражданская война и социалистическая революция, Великая Отечественная война и т.д.
Громадное значение имеет критерий время образования документов. Дабы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся во время до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Индивидуальные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, кроме этого уничтожению не под-
лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в соответствии с правилами лишь с разрешения федеральной архивной работы России.
Критерий место образования документов кроме этого требует тщательного изучения материалов, каковые найдены либо смогут быть найдены на месте какого-либо большого события, увлекательного явления.
2. К группе к р и т е р и е в с о д е р ж а н и я документов относятся:
значимость информации документа;
повторяемость документной информации;
целевое назначение документов;
разновидность и вид документа.
На базе критерия значимость информации документы учреждений дробят на три группы:
документы, отражающие главные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
документы вспомогательного, своевременного, справочного характера, хранящиеся временно;
документы по личному составу. В данной группе возможно представлена как главная, так и запасной документация. При оценке данной группы документов направляться учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы конкретно касаются. В большинстве случаев, срок хранения — 75 лет согласно мнению ЭПК.
Говоря о значении информации, первым делом направляться иметь в виду ее содержательную сторону. Само собой разумеется, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту нереально. Это возможно достигнуто только посредством источниковедческого анализа документов. Исходя из этого данный критерий обязан использоваться в тесной связи с параметрами вид и целевое назначение документа и разновидность документа.
Критерий повторяемость информации обширно употребляется в экспертизе сокровища документов, поскольку «природа» национального управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
Поэтому учитываются формы и виды повторяемости документной информации методом сопоставления документов как источников первичной1 и вторичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых свойственны собственные формы:
1 Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.
формальный (в то время, когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с этими формами, как дублетность, суммирование и цитирование;
аналитико-синтетический (в то время, когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с этими формами, как обобщение, изложение и реферирование.
Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному либо аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы сокровища документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.
Самый распространенной формой повторяемости информации есть дублетность.
направляться четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).
Дублетные документы, в большинстве случаев, в фондах учреждений представлены распоряжениями, ответами, циркулярами вышестоящих учреждений, каковые при описании указываются как копии. Это разъясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
3. К группе к р и т е р и е в в н е ш н и х о с о б е н н о с т е й документов относятся:
подлинность;
внешний вид документа (форма передачи содержания, оформления и удостоверения документов, а также художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).
Критерий подлинность документов имеет серьёзное значение, поскольку конкретно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на национальное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что конкретно связано с формой удостоверения документа.
В случае, если подлинники имеют особенное национальное значение для применения в читальном зале либо в случае, если имеется расхождения в текстах копий и подлинников документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, в то время, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.
При оценке для того чтобы критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особеннос-90
ТИ не столь актуальны для документов современных учреждений, и учреждений 1920-х гг., потому, что эти документы, в большинстве случаев, будут в хорошем состоянии и абсолютно сохранены. Не смотря на то, что время от времени приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. В случае, если в поврежденных документах допустимо хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются либо фотокопируются.
Особенности проведения экспертизы сокровища документов личного происхождения.При проведении экспертизы сокровища документов личного происхождения на базе параметров сперва определяется сокровище фонда, а после этого проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты настоящей действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного специфики и жизненного опыта эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его личного отношения к ним. Благодаря этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя собственного объективного значения, получает и субъективный темперамент.
На данный момент не созданы критерии экспертизы сокровища для отбора документов личного происхождения на национальное хранение, исходя из этого пользуются совокупностью неспециализированных параметров.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы сокровища документов личного происхождения подразделяют на две группы:
1) критерии сокровища фондов личного происхождения;
2) критерии сокровища документов личного происхождения.
К группе параметров ц е н н о с т и ф о н д о в л и ч н о г о про-и с х о ж д е н и я относятся:
значение творческой и публичной деятельности фондооб-разователя;
его состав и история фонда;
связь фонда с другими комплексами документов (так, документы неизвестного лица смогут быть полезны в связи с уже имеющимися в национальных архивах документами, смогут подтверждать и дополнять их).
К группе параметров ц е н н о с т и д о к у м е н т о в л и ч н о г о п р о и с х о ж д е н и я относятся:
значение творческой и публичной деятельности автора документа;
место и время создания документа;
значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная сокровище;
внешние показатели документа (сохранность, степень автогра-фичности, наличие помет и др.);
В примерных списках именуются документы, подлежащие национальному хранению, и документы, подлежащие выделению к уничтожению как не воображающие научной, исторической, экономической ценности.
Ведомственный список является справочником о содержании и составе документов учреждений, предприятий и организаций одного ведомства, одной отраслевой совокупности. Список предусматривает максимально полный охват разновидностей и видов документов, систематизированных в соответствии с направлениями деятельности и основными функциями учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Так, типовая документация с едиными неспециализированными и необходимыми сроками хранения входит составной частью во все ведомственные списки.
До 1990-хгт. п е р е ч н и д о к у м е н т о в , п о д л е ж а щ и х по-с т о я н н о м у х р а н е н и ю , были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему лишь в национальные архивы СССР, каковые, как было сообщено выше, ориентировались на документы национальных учреждений. Последним таким списком есть типовой список документов, выпущенный в 1989 г.
В 1990-е гг. с возникновением организаций различных форм собственности появилась необходимость в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих случившиеся трансформации.
Очень своевременным есть список документов для негосударственных коммерческих структур — справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих структур (хозяйственных обществ и товариществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). Данное пособие возможно отнесено к совокупности перечней, поскольку первым делом включает примерный список управленческих документов негосударственных коммерческих структур. Потому, что пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра выбора статей и примерного перечня для создания собственного списка управленческих документов.
Эта совокупность перечней охватывает так именуемые управленческие документы. Но имеется списки для особой документации. К примеру, в 1998 г. был выпущен «Список техдокументации, подлежащей приему в национальные архивы России».
Как видим, рассмотренные списки воображают два типа перечней документов: с указанием подлежащих и сроков хранения постоянному хранению.
Сейчас уже возможно сказать о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро-94
кам, а наоборот, обозначены только как «тяготеющие» к постоян-ому сроку хранения. Среди них нет документов, конкретно име-щих тот либо другой временный срок хранения.
Из вышедших сейчас (2000) типовых перечней наи-олее современным есть «Список типовых документов, об-азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-ения», что явился логическим продолжением Типового пе-ечня документов, вышедшего в 1989 г. В чем же связь двух этих перечней?
Во-первых, с момента выхода в свет нового типового списка трачивает собственную силу только первая часть Типового списка 1989 г. Во-вторых, новый Список типовых документов распростра-лет собственный воздействие на документы, начиная с 1995 г., а для установ-ения сроков хранения документов, созданных в 1980— 1990-е гг. (до 995 г.) нужно пользоваться типовым списком 989 г. В-третьих, остается действующей вторая часть Типового списка документов 1989 г., которой нужно пользоваться при определении сроков хранения документов по специфическим направлениям и отраслям деятельности организаций, к примеру конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и второй подобного рода документации.
Само наименование нового Списка типовых документов показывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, масштаба и уровня деятельности а также форм собственности, т.е. воздействие нового Списка типовых документов распространяется и на документы частных организаций.
Новый Список типовых документов нужно применять в качестве главного нормативного документа и первым делом — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, и при отборе сроков документов и определении хранения на постоянное (вечное) хранение.
Если вы трудитесь в учреждении — источнике комплектования (либо потенциальном источнике комплектования для частных организаций), то без трансформаций имеете возможность применять те сроки хранения, каковые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).
Если вы трудитесь в национальном либо муниципальном учреждении, которое не есть источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Неизменно» применяйте графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.
Более того, в этом случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы «не меньше 10 лет… срок хранения документов определяет организация в соответствии с необходимостью и действующим законодательством применения на практике документов».
Но это правило распространяется не на все документы: имеется целые комплексы документов, каковые нужно хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (национальных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как распоряжения по главной деятельности, бюллетени голосования, положения и уставы, документы и учредительные документы их регистрации, и другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.
Очень направляться обращать внимание на трансформацию сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
В стране существует запретная дата, которой есть 1945 г. Это указывает, что документы, появившиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., фактически устанавливается срок хранения в графе «Неизменно».
Нужно обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая свидетельствует, что указанная документация в организациях национального типа, быть может, будет иметь постоянный срок хранения, что решается по окончании ее изучения и по согласованию с ЭПК национального либо муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна только в том случае, если эта организация заключила контракт с архивным учреждением на передачу документов. В случае, если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертная группой самой организации.
В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный список документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, кредитованию и экономическому прогнозированию, инкассации и кассовым операциям, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, отчётности и бухгалтерскому учёту, автоматизации банковских работ и др.
Этот список содействует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, и защите законных заинтересованностей кредиторов, клиентов и вкладчиков кредитных организаций.
Очень направляться подчернуть, что использование этого списка есть необходимым для кредитных организаций, заключивших соглашение с архивным учреждением совокупности Федеральной архивной работы.
Структура списка.Любой список складывается из главной части и справочного аппарата.
О с н о в н а я ч а с т ь — описательные статьи — представляет собой разновидностей документов и наименования видов с ука-
занием вопросов деятельности и сроков хранения учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Любая описательная статья в списке включает в себя: порядковый номер; наименование разновидностей и видов документов, время от времени указывается создатель либо обозреватель, вопрос либо тема, а для замыслов либо отчетов — период планирования либо отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям списка; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Время от времени «примечания» находятся под строчком, что разрешает не повторять одинаковые примечания на одной странице.
Ниже приводится пример оформления описательной статьи.
| № статьи | разновидности и Виды документов (категории документов) | Сроки хранения (звенья) | Примечания |
| 3 4 5 6 7 8 |
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, к примеру, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.
Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет — в» по Типовому списку документов 1989 г. исчисление сроков хранения направляться создавать с учетом возраста человека, обозначенного в списке буквой «в», к моменту окончания дела. Длительность хранения таких документов по окончании окончания дела делопроизводством обязана равняться разности, т.е. «75 лет — в». К примеру, личное дело студента, оконченное делопроизводством в связи с завершением обучения в университете в год, в то время, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве института 53 года (75 — 22 = 53).
Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения свидетельствует, что часть для того чтобы рода документов может иметь научно-историческое значение и обязана передаваться на национальное хранение по окончании указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным числом лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в списке вместо конкретного количества лет указывается «До минования необходимости», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («По окончании снятия с учета», «По окончании срока действия соглашения», «По окончании увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).
4 Архивоведение
С п р а в о ч н ы й а п п а р а т оказывает помощь ориентироваться в списке, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с выходными и названием перечня данными, указания по применению списка, перечень сокращений, указатель видов документов. Смогут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).
Указания по применению списка в большинстве случаев складываются из нескольких разделов:
неспециализированные положения;
порядок и структура применения списка;
организация проведения экспертизы сокровища документов и порядок утверждения результатов отбора документов на уничтожение и хранение.
Перечень сокращений значительно чаще составляют к громадным по количествам спискам.
В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.
Методы группировки учреждений в схеме списка.В связи с тем, что типовые списки включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, делаемых ведомствами и министерствами в ходе собственной деятельности, в базе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой список включает разделы, отражающие главные направления деятельности о р г а н и з а ц и й , характерные и м , к а к правило, независимо от уровня в ведомственной принадлежности и системе управления: управление, контроль, кадры и т.п. Разделы в большинстве случаев имеют подразделы по более узким вопросам. Разглядим это более детально.
Одинаковые виды документов создаются в организациях и разных учреждениях, исходя из этого каждый день «смогут плодиться и размножаться». Не только однообразные виды документов смогут откладываться в фондах различных учреждений, но копии одного и того же документа смогут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это приводит как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.
Чтобы избежать поступления в государственный архив одних и тех же документов, но от различных учреждений, в списках предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что разрешает отразить разное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра-зователя и характера взаимоотношений разных учреждений, входящих в совокупность одного ведомства.
В ведомственных списках все учреждения, организации и фирмы группируются в звенья в соответствии с делаемыми ими функциями либо в соответствии с уровнями управления.
Звеном списка есть несколько учреждений одного уровня управления.
Группировка учреждений по звеньям ведомственной совокупности разрешает установить и круг учреждений, являющихся либо не являющихся источниками комплектования госархивов.
Многозвенность перечней в 1980- 1990-х гг. напрямую связана со перечнями источников комплектования.
Группировка учреждений по звеньям совокупности оказывает помощь распознать, какие конкретно документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие конкретно из них должны храниться неизменно, а какие конкретно подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие конкретно документы и какое количество лет сохраняются в зависимости от их принадлежности к различным уровням совокупности. Однообразные виды документов во всех организациях должны храниться однообразные сроки.
Глава 5