ИТ управления идеально подходит для удовлетворения информационных потребностей работников разных функциональных систем (подразделений) либо уровней управления компанией. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и возможном будущем компании. Эта информация имеет форму регулярных либо особых управленческих отчетов.
Для принятия ответов на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, дабы просматривались тенденции трансформации данных, обстоятельства появившихся отклонений и вероятные ответы. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
- оценка планируемого состояния объекта управления;
- оценка отклонений от планируемого состояния;
- обнаружение обстоятельств отклонений;
- анализ вероятных действий и решений.
Информационная разработка управления направлена на создание разных видов отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, к примеру месячный анализ продаж компании.
Особые отчеты создаются по запросам управленцев либо в то время, когда в компании случилось что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов смогут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах эти объединены в отдельные группы, упорядочены и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчеты содержат эти, полученные из разных источников либо классифицированные по разным показателям и применяемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчеты содержат эти необыкновенного (чрезвычайного) характера.
Применение отчетов для помощи управления выясняется особенно действенным при реализации так именуемого управления по отклонениям.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием приобретаемых менеджером разрешённых должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности компании от некоторых установленных стандартов (к примеру от ее запланированного состояния).
Главные компоненты.Главные компоненты информационной разработке управления продемонстрированы на рис. 6.2. Входная информация поступает из совокупностей операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в эргономичном для принятия ответа виде.
Содержимое базы данных при помощи соответствующего ПО преобразуется в периодические и особые отчеты, поступающие к экспертам, каковые участвуют в принятии ответов в организации. База данных, применяемая для получения указанной информации, обязана складываться из:
1) данных, накапливаемых на базе оценки операций, проводимых компанией;
2) замыслов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения компании).
Рис. 6.2. Главные компоненты
информационной разработке управления
6.3. Автоматизация офиса
назначение и Характеристика. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, обновление и ввод информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между конторами предприятия и между фирмами. Типовые процедуры, делаемые в вышеперечисленных задачах:
- обработка исходящей и входящей информации (ответы и чтение на письма, написание отчетов, прочей документации и циркуляров, которая может включать кроме этого диаграммы и рисунки);
- последующий анализ и сбор данных (отчетность за определенные периоды времени по разным подразделениям в соответствии с разными параметрами выбора);
- хранение поступившей информации (стремительный доступ к информации и поиск нужных данных).
Это требует исполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; перемещение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность сотрудничества подразделений в рамках предприятий и предприятия в рамках объединения.
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в компании не только по причине того, что поддерживает внутрифирменную сообщение персонала, вместе с тем по причине того, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная разработка автоматизированного офиса – это поддержка и организация коммуникационных процессов как в организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других работы и современных средств передачи с информацией.
Офисные автоматизированные разработки употребляются управленцами, экспертами, конторскими служащими и секретарями, в особенности они привлекательны для группового решения проблем. Они разрешают повысить производительность конторских работников и труда секретарей и дают им возможность справляться с возрастающим количеством работ. Но это преимущество есть второстепенным если сравнивать с возможностью применения автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами ответов в следствии их более идеальной коммуникации способно обеспечить экономический рост компании.
Главные компонентыавтоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. На данный момент известно пара десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, снабжающих разработку автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, email, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, и специальные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за выполнением распоряжений и т.д.
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на базе программно-аппаратного комплекса, именуемого электронным офисом.
Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации работы и обработки документов пользователей в совокупностях управления.
Рис. 6.3. Автоматизация офиса
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна либо пара ЭВМ, быть может, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (в случае, если компьютер подключен к глобальной сети либо территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств смогут входить сканеры, применяемые для автоматического ввода текстовой и графической информации конкретно с первичных документов; стримеры, предназначенные для архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование с целью проведения презентаций.
Главными программными продуктами, входящими в офис, являются:
- текстовый процессор;
- электронная таблица;
- совокупность управления базами данных.
В состав ПО офиса смогут кроме этого входить:
- составления расписаний и программа анализа;
- программа презентации;
- графический редактор;
- программа обслуживания факс-модема;
- программы перевода.
Офисные программные продукты употребляются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.
В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Базу пакета составляют текстовый процессор, электронная таблица и СУБД. Не считая них в ИП смогут входить другие офисные продукты, вышеперечисленные. Основной отличительной чертой программ, составляющих ИП, есть неспециализированный интерфейс пользователя, разрешающий использовать одинаковые (либо похожие) приемы работы с разными приложениями пакета. Сотрудничество программ осуществляется на уровне документов. Это указывает, что документ, созданный в одном приложении, возможно засунуть в второе приложение и при необходимости поменять его. Общность интерфейса сокращает затраты на обучение пользователей. Помимо этого, цена набора из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, существенно ниже, чем суммарная цена (в случае, если покупать их по отдельности).
На данный момент на рынке офисных продуктов господствуют три набора: Borland Office for Windows компании Novell, SmartSuite компании Lotus Development и Микрософт Office компании Микрософт.
Кроме этого активно применяются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная сообщение, другие средства и ксерокс оргтехники.
Необходимым компонентом любой технологии есть база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе информацию о производственной совокупности компании так же, как в технологии обработки данных на своевременном уровне управления. Информация в базу данных может кроме этого поступать из внешнего окружения компании. Эксперты должны обладать главными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
К примеру, в базе данных планируют сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами компании на основной компьютер, либо сведения о еженедельных поставках сырья. Смогут каждый день по email поступать с биржи сведения о курсе валют либо котировках ценных бумаг, среди них и акций данной компании, каковые каждый день корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, email, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса снабжает работникам сообщение между собой и с другими компаниями.
Полученная из баз данных информация возможно использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Помимо этого, для организации офисной деятельности применяют email, телеконференции и компьютерные конференции, разработку видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную сообщение.
Email (E-mail), основываясь на сетевом применении компьютеров, позволяет пользователю приобретать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Тут имеет место лишь однонаправленная сообщение. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно отправлять и принимать сообщения по email либо воспользоваться вторым методом коммуникации.
Email может предоставлять пользователю разные возможности в зависимости от применяемого ПО. Дабы отправляемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его направляться поместить на компьютерную доску объявлений, при жажде возможно указать, что это личная корреспонденция. Вы кроме этого имеете возможность отправить отправление с уведомлением о его получении адресатом.
В то время, когда компания решает внедрить у себя email, у нее имеются две возможности. Первая – приобрести собственное техническое и ПО и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с приобретением услуги применения электронной почты, которая предоставляется специальными организациями связи за иногда вносимую плату.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает email, за исключением того, что вместо комплекта сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Кроме этого по телефону вы приобретаете отправленные сообщения. Совокупность включает в себя особое устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, и компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта кроме этого реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может удачно употребляться для группового решения проблем. Для этого отправляющий сообщение обязан дополнительно указать перечень лиц, которым данное сообщение предназначено. Совокупность будет иногда обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты если сравнивать с электронной есть то, что она несложнее: при ее применении не требуется вводить эти с клавиатуры.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность применять сетевой вариант компьютера для манипулирования и хранения рабочим расписанием других работников и управленцев организации. Менеджер (либо его секретарь) устанавливает время и дату встречи либо другого мероприятия, просматривает оказавшееся расписание, вносит трансформации при помощи клавиатуры. Техническое и ПО электронного календаря абсолютно соответствует подобным компонентам электронной почты. Более того, ПО календаря довольно часто есть составной частью ПО электронной почты.
Совокупность дополнительно позволяет получить доступ кроме этого и к календарям вторых менеджеров. Она может машинально согласовать время встречи с их собственными расписаниями.
Применение электронного календаря выясняется особенно действенным для менеджеров наибольших уровней управления, рабочие дни которых расписаны на долгое время вперед.
телеконференции и Компьютерные конференции. Компьютерные конференции применяют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Конечно, круг лиц, имеющих доступ к данной технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции возможно многократно больше, чем аудио- и видеоконференций.
В литературе довольно часто возможно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на применении компьютера чтобы получить отображение текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих ответ, имеется три возможности получить данные в форме видеотекста:
1) создать файлы видеотекста на собственных собственных компьютерах;
2) заключить соглашение со специальной компанией на получение доступа к созданным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, смогут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, либо поставляться клиенту на магнитных либо оптических дисках;
3) заключить контракты с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Обмен ценниками и каталогами (прайс-страницами) собственной продукции между компаниями в форме видеотекста получает на данный момент все громадную популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают соперничать с таковой печатной продукцией, как газеты и издания. Так, во многих государствах на данный момент возможно заказать газету либо издание в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой компании нужно долгое время хранить много документов. Их число возможно так громадно, что хранение кроме того в форме файлов приводит к серьёзным проблемам. Исходя из этого появилась мысль хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) есть перспективной офисной разработкой и основывается на применении особого устройства – оптического распознавателя образов, разрешающего преобразовывать изображение документа либо фильма в цифровой вид для предстоящего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение возможно в любую секунду выведено в его настоящем виде на экран либо принтер. Для хранения изображений употребляются оптические диски, владеющие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск возможно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции применяют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками либо подразделениями компании. самоё простым техническим средством реализации аудиоконференций есть телефонная сообщение, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в беседе более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а только предполагает применение двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Применение аудиоконференций облегчает принятие ответов, оно дешево и комфортно.
Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения кроме этого не нужно компьютер. В ходе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на большое расстояние, смогут видеть на телевизионном экране себя и других участников. В один момент с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Не смотря на то, что видеоконференции разрешают сократить транспортные и командировочные затраты, большая часть компаний использует их не только по данной причине. Эти компании видят в них возможность привлечь к ответу неприятностей предельное число других работников и менеджеров, территориально удаленных от центрального офиса.
Факсимильная сообщение. Эта сообщение основана на применении факс-аппарата, талантливого просматривать документ на одном финише коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на втором.
Факсимильная сообщение вносит собственный вклад в принятие ответов за счет стремительной и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их расположения.
6.4. Информационные разработки помощи принятия ответов
назначение и Характеристика.Основной изюминкой информационной разработке помощи принятия ответов есть как следует новый способ компьютера взаимодействия и организации человека. Выработка ответа, что есть главной целью данной технологии, происходит в следствии итерационного процесса (рис. 6.4), в котором участвуют:
- совокупность помощи принятия ответов в роли объекта управления и вычислительного звена;
- человек как управляющее звено, задающее входные эти и оценивающее полученный итог вычислений на компьютере.
Рис. 6.4. Итерационный процесс информационной
разработке помощи принятия ответов
Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае возможно сказать о способности информационной совокупности совместно с пользователем создавать новую данные для принятия ответов.
Дополнительно к данной особенности информационной разработке помощи принятия ответов возможно указать еще последовательность ее отличительных черт:
- ориентация на решение не хорошо структурированных задач;
- сочетание классических обработки и методов доступа компьютерных данных с возможностями математических моделей и способами ответа задач на их базе;
- направленность на неумелого пользователя компьютера;
- высокая адаптивность, снабжающая возможность приспосабливаться к изюминкам имеющегося технического и ПО, и требованиям пользователя.
Информационная разработка помощи принятия ответов может употребляться на любом уровне управления. Помимо этого, решения, принимаемые на разных уровнях управления, довольно часто должны координироваться. Исходя из этого серьёзной функцией и совокупностей, и разработок есть координация лиц, принимающих ответы, как на различных уровнях управления, так и на одном уровне.
Главные компоненты. Разглядим структуру совокупности помощи принятия ответов (рис. 6.5), и функции составляющих ее блоков, каковые определяют главные технологические операции.
Рис. 6.5. Главные компоненты информационной
разработке помощи принятия ответов
В состав совокупности помощи принятия ответов входят три основных компонента: база данных, программная подсистема и база моделей, которая складывается из совокупности управления базой данных (СУБД), совокупности управления базой моделей (СУБМ) и совокупности управления интерфейсом между компьютером и пользователем.
База данных играется в информационной разработке помощи принятия ответов (СППР) ключевую роль. Эти смогут употребляться конкретно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Разглядим источники данных и их особенности:
1. Часть данных поступает от информационной совокупности операционного уровня. Дабы применять их действенно, эти сведенья должны быть предварительно обработаны.
Для этого существуют две возможности:
– применять для обработки информации об операциях компании совокупность управления базой данных, входящую в состав совокупности помощи принятия ответов;
– сделать обработку за пределами совокупности помощи принятия ответов, создав для этого особую базу данных. Данный вариант более предпочтителен для компаний, создающих много коммерческих операций. Обработанные информацию об операциях компании образуют файлы, каковые для быстроты доступа и повышения надёжности сохраняются за пределами совокупности помощи принятия ответов.
2. Кроме информации об операциях компании для функционирования совокупности помощи принятия ответов требуются и другие внутренние эти, к примеру информацию о перемещении персонала, инженерные эти и т.п., каковые должны быть вовремя собраны, введены и поддержаны.
3. Ответственное значение, в особенности для помощи принятия ответов на верхних уровнях управления, имеют эти из вне. В числе нужных внешних разрешённых следует указать информацию о соперниках, национальной и всемирный экономике. В отличие oт внутренних внешние эти в большинстве случаев приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.
4. На данный момент обширно исследуется вопрос о включении в базу данных еще одного источника данных – документов, содержащих записи, письма, договора, распоряжения и т.п. В случае, если содержание этих документов будет записано в памяти и после этого обработано по некоторым главным чертям (поставщикам, потребителям, датам, видам одолжений и др.), то совокупность возьмёт новый замечательный источник информации.
Совокупность управления данными (СУБД) обязана владеть следующими возможностями:
составление комбинаций данных, приобретаемых из разных источников при помощи фильтрации процедур и использования агрегирования;
стремительное прибавление либо исключение того либо иного источника данных;
построение логической структуры данных в терминах пользователя;
манипулирование и использование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
обеспечение полной логической независимости данной базы данных от вторых операционных баз данных, функционирующих в рамках компании.
База моделей. Целью создания моделей являются оптимизация и описание некоего объекта либо процесса. Применение моделей снабжает проведение анализа в совокупностях помощи принятия ответов. Модели, базируясь на математической интерпретации неприятности, при помощи определенных методов содействуют нахождению информации, нужной для принятия верных ответов.
К примеру,модель линейного программирования позволяет выяснить самая выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.
Применение моделей в составе информационных совокупностей началось с применения статистических методов и методов денежного анализа, каковые реализовывались командами простых алгоритмических языков. Позднее были созданы особые языки, разрешающие моделировать ситуации типа «что будет, в случае, если?» либо «как сделать, дабы?» Такие языки, созданные специально для построения моделей, позволяют выстроить модели определенного типа, снабжающие нахождение ответа при эластичном трансформации переменных.
Существует множество способов и типов моделей их классификации, к примеру по цели применения, области вероятных приложений, методу оценки переменных и т.п.
По цели применения модели подразделяются на оптимизационные, которые связаны с нахождением точек минимума либо максимума некоторых показателей (к примеру, управляющие довольно часто желают знать, какие конкретно их действия ведут к максимизации прибыли либо минимизации затрат), и описательные, обрисовывающие поведение некоей совокупности и не предназначенные для целей управления (оптимизации).
По методу оценки модели классифицируются на детерминистские, применяющие оценку переменных одним числом при конкретных значениях данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, поскольку данные заданы вероятностными чертями.
Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, в силу того, что они менее дорогие, их легче строить и применять. К тому же довольно часто с их помощью получается в полной мере достаточная информация для принятия ответа.
По области вероятных приложений модели разбиваются на специальные, предназначенные для применения лишь одной совокупностью, и универсальные – для применения несколькими совокупностями.
Специальные модели более дорогие, они в большинстве случаев используются для описания неповторимых совокупностей и владеют большей точностью.
В совокупностях помощи принятия ответа база моделей складывается из стратегических, тактических и своевременных моделей, и математических моделей (рис. 6.6) в виде совокупности модельных блоков, процедур и модулей, применяемых как элементы для их построения.
Рис. 6.6. Типы моделей, составляющих базу моделей
Стратегические модели употребляются на наибольших уровнях управления для установления целей организации, количеств ресурсов, нужных для их успехи, и использования и политики приобретения этих ресурсов. Они смогут быть кроме этого нужны при выборе вариантов размещения фирм, прогнозировании политики соперников и т.п. Для стратегических моделей свойственны большая широта охвата, множество переменных, представление данных в сжатой агрегированной форме. Довольно часто эти сведенья базируются на внешних источниках и смогут иметь субъективный темперамент. Горизонт планирования в стратегических моделях, в большинстве случаев, измеряется в годах. Эти модели в большинстве случаев детерминистские, описательные, специальные для применения на одной определенной компании.
Тактические модели используются управляющими среднего уровня для контроля и распределения применения имеющихся ресурсов. Среди вероятных сфер их применения направляться указать денежное планирование, планирование требований к работникам, планирование повышения продаж, построение схем компоновки фирм. Эти модели применимы в большинстве случаев только к отдельным частям компании (к примеру к совокупности производства и сбыта) и смогут кроме этого включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, – от одного месяца до двух лет. Тут также будут потребоваться эти из вне, но главное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным компании. В большинстве случаев тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Своевременные модели употребляются на низших уровнях управления для помощи принятия своевременных ответов с горизонтом, измеряемым днями и семь дней. Вероятные применения этих моделей включают в себя ведение дебиторских кредитных расчётов и счётов, календарное производственное планирование, управление запасами и т.д. Своевременные модели в большинстве случаев применяют для расчетов внутрифирменные эти. Они, в большинстве случаев, детерминистские, оптимизационные и универсальные (т.е. смогут быть использованы в разных организациях).
Математические модели складываются из совокупности модельных блоков, процедур и модулей, реализующих математические способы. Ко мне смогут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных последовательностей, регрессионного анализа и т.п. – от несложных процедур до сложных ППП. Модельные блоки, процедуры и модули смогут употребляться как по отдельности, так и комплексно для поддержания и построения моделей.
Совокупность управления базой моделей (СУБМ) обязана владеть следующими возможностями: создавать новые модели либо изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.
Совокупность управления интерфейсом. гибкость и Эффективность информационной разработке сильно зависят от черт интерфейса совокупности помощи принятия ответов. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.
Язык пользователя– это те действия, каковые пользователь создаёт в отношении совокупности методом применения возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; «мыши»; команд, подаваемых голосом, и т.п. самая простой формой языка пользователя есть создание форм входных и выходных документов. Взяв входную форму (документ), пользователь заполняет его нужными данными и вводит в компьютер. Совокупность помощи принятия ответов создаёт нужный анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.
Существенно возросла в последнии месяцы популярность визуального интерфейса. Посредством манипулятора «мышь» пользователь выбирает представленные ему на экране в форме картин команды и объекты, реализуя так собственные действия.