Перед тем как войти в японский дом, нужно снять обувь. Первое приветствие — не рукопожатие, а продолжительный низкий поклон.
При знакомстве с людьми именуйте полное имя и фамилию, ни при каких обстоятельствах не ограничивайтесь одним именем. В случае, если желаете сообщить «господин такой-то», фамилию и добавьте к ней словечко «сан».
Бесед о Второй мировой лучше избегать.
Смотрите за пунктуальностью, это принципиально важно.
Сказать о делах по окончании окончания рабочего дня нисколько не возбраняется. Японцы вправду выполняют собственные деловые встречи в вечерние часы в зданиях гейш, в частных клубах, ночных и барах клубах, каковые они с радостью посещают.
Мусульманские государства Среднего и Ближнего Востока.Имеется последовательность неспециализированных правил этикета и принципов этики, которыми вы должны руководствоваться, посещая мусульманские государства: все дела пять ежедневно прерываются для совершения молитвы (намаза); не смотря на то, что приезжим и не обязательно преклонять колени либо обращать лицо в сторону Мекки, вы должны уважать право вашего хозяина все это выполнить. На протяжении рамадана, девятого месяца исламского календаря, работа заканчивается в 12 часов дня. Четверг либо пятница у мусульман — служения и день отдыха Всевышнему.
Вне помещения рукопожатия — простое дело. В собственном же доме хозяин может приветствовать вас поцелуем в обе щеки, и ваш долг ответить ему тем же. Как и в Японии, на визитных карточках на одной стороне печатают британский текст, а на обратной — перевод на местный язык. Не заводите бесед о религии и политике. Вы должны являться в условленное место вовремя, но ваш хозяин может задержаться.
На протяжении еды все делайте лишь правой рукой. Запрещается использовать свинину и спиртное.
В Турции деловые беседы довольно часто начинаются в кафе за чаем с пирожными. Турки громадные сладкоежки. У них кроме того поговорка имеется: «Сладкое покушали — сладко поболтали». И в случае, если в кафе переговоры закончены удачно, все направляются отметить это в ресторан.
Подготавливаясь пойти в гости к собственному партнеру, не забудьте о цветах для хозяйки дома.
По большому счету, турки обожают дарить и приобретать подарки. Любой прием,
устраиваемый ими, завершается вручением приглашенным маленьких сувениров. В особенном почете у турецких деловых людей так именуемые «плакаты» — упакованная в бархатную коробку-подставку медная либо латунная табличка с памятной надписью и эмблемой фирмы. Ими, в большинстве случаев, уставлены и увешаны кабинеты и приёмные громадных глав. Подарите и вы какой-нибудь памятный символ.
Довольно часто в приемных стоят аквариумы, клетки с птицами либо комнатные цветы. Проявите интерес к ним, это расположит к вам хозяина кабинета.
Ни при каких обстоятельствах не приходите на встречу с турками, не располагая запасом времени. Так как деловому беседе непременно будет предшествовать «сохбет» — беседа о том о сем, чай либо кофе. И возможно, конкретно на протяжении данной беседы будет решаться будущее вашего предложения о сотрудничестве.
НОРМЫ СЛУЖЕБНОГО ЭТИКЕТА
Служебный этикет — это установленный порядок делового общения, исходящий из норм и принципов рабочий этики. Его знание облегчает ориентировку в повторяющихся служебных обстановках, помогая избежать промахов либо сгладить их общепринятыми методами. Таковой этикет — это целесообразности и своеобразное продолжение вежливости, каковые делают общение на работе значительно несложнее и комфортней, чем привычный образ действий.
Служебный этикет, если сравнивать с общепринятым, более официален, исходя из этого служебная вежливость не приемлет эмоциональных заверений в размещении сослуживцев друг к другу, извинений и длительных благодарностей. Он включает в себя множество правил, составляющих базу кодекса поведения, принятого для цивилизованных служебных взаимоотношений. Его базу составляют правила поведения глав и подчиненных. Исходя из этого рассмотрение норм служебного этикета начнем конкретно с этих правил.
Правила служебного поведения
Такие правила включают в себя последовательность условностей и мелочей, но конкретно они составляют азбучные нормы поведения сослуживцев на работе. Начнем все по порядку. Первая служебная обстановка: к двери в один момент подошли глава и пара его подчиненных, среди которых пара дам. Появляется вопрос, кто обязан открыть дверь? В данной ситуации дверь обязан открыть тот, кто находится ближе всего к двери. В случае, если дама стоит у двери — открывает ее она. Но настоящий джентльмен непременно перехватит инициативу и сообщит: «Проходите, пожалуйста». Значительно лучше, в то время, когда это сделает сам глава. По какой причине? Да по причине того, что подчиненные постоянно спешат, опасаясь опоздать. И в случае, если у двери скопилось довольно много народа, глава этим жестом может оказать помощь своим подчиненным не опоздать и в один момент выразит собственный уважительное отношение к ним, что будет содействовать созданию имиджа вежливого и весьма дружественного человека.
И вот вы вошли в строение, где трудитесь. В случае, если на входе либо в коридоре находится охрана либо пропускная совокупность, направляться непременно поздороваться с человеком, что стоит в дверях либо контролирует пропуска. В раздевалке с гардеробщиком кроме этого необходимо поздороваться.
Войдя в помещение, направляться приветствовать встреченных сослуживцев. Если вы обменялись рукопожатием с одним из них, направляться непременно протянуть руку и всем остальным. В то время, когда в помещении довольно много народу, возможно не здороваться с каждым сотрудником в отдельности. Достаточно всем сообщить «Здравствуйте» и приветливо улыбнуться.
Как мы знаем из неспециализированных правил этикета, в случае, если дама входит в помещение, где сидят приятели, они поднимаются (разрешается не подниматься лишь весьма пожилым либо людям, имеющим физические недочёты). Но в служебной обстановке это правило не действует. Тут, в то время, когда входит дама рангом ниже присутствующих, приятели не поднимаются.
Войдя в помещение, глава приветствует встреченных ему подчиненных. Руку подавать не обязательно, но сообщить «здравствуйте» направляться и охраннику, и уборщице, которая заканчивает уборку помещения, и всем остальным сотрудникам, каковые трудятся в сфере обслуживания и попали сейчас на глаза главе.
В то время, когда глава идет по коридору, ему может встретиться сотрудник, которому он желает задать рабочий вопрос (не столь важный, дабы приглашать его к себе в кабинет). В данной ситуации глава может остановить сотрудника и, поздоровавшись, начать разговор по существу.
В случае, если на протяжении этого беседы второй сотрудник идет по коридору и видит собственного начальника, ему направляться, если он уверен, что его не увидели, негромко пройти мимо. Здороваться для перестраховки со стороны поясницы главы не принято, потому, что это постоянно выглядит комично.
Но в случае, если сотрудник все же поздоровался и глава это увидел, то в данной обстановке имеются два варианта поведения главы. Первый вариант: в случае, если разговор не весьма важный, то глава просит прощения перед собственным собеседником и, повернувшись, здоровается с тем, кто его поприветствовал. Второй вариант: в случае, если обсуждаемая тема так важна, что невежливо сейчас прерывать разговор, глава не отвечает на приветствие проходящего сотрудника, и тот, это, вероятнее, осознает. Здороваться же через плечо будет более невежливо, чем вид, что он никого не увидел. Но в течение дня главе нужно все же отыскать возможность поприветствовать этого сотрудника.
Создание рабочий атмосферы в значительной степени зависит от того, как вести себя в кабинете и приёмной главы. Разглядим вероятные в данной ситуации случаи.
Случай первый. У начальника имеется приемная, где сидит секретарша. Именно она регулирует поток визитёров. Исходя из этого, перед тем как войти к главе, нужно задать вопрос разрешения у секретаря.
Случай второй. У начальника нет приемной, и он не имеет секретаря. Первый вопрос, что появляется у подчиненного, в то время, когда он желает войти в кабинет главы: нужно ли стучаться? Ответ однозначный — не нужно. направляться дверь и задать вопрос, к примеру, так: «К вам возможно?» В случае, если сейчас глава беседовать по телефону и сделает рукой приглашающий жест, то необходимо войти в кабинет и остановиться неподалеку от двери.
В случае, если глава вас приглашает, необходимо войти в кабинет, поздороваться и пройти до приставленного к столу главы столика и тут остановиться.
В случае, если глава молчит, то входить запрещено.
В том случае, в то время, когда вы принесли служебные бумаги в кабинет главе, и он, забрав их у вас, говорит: «благодарю», не приглашая садиться, вы должны повернуться и негромко выйти.
Разглядывать такое поведение главы как невоспитанность либо невежливость не нужно. Легко он не обязан приглашать всех пришедших к нему присаживаться, даже в том случае, если к нему пришла дама.
В том случае, в то время, когда вы делаете визит к большому государственному служащему либо ведете официальные переговоры, расстояние между собеседниками должно составлять приблизительно 3,5-4 метра. Если вы на протяжении беседы приблизитесь к собеседнику на указанную расстояние, то вероятнее, расположите его к себе. При более близком расстоянии эффект возможно обратным.
Что касается всех остальных случаев, то не следует затевать рабочий разговор с расстояния более 4 метров. Установление хорошего контакта в этом случае практически нереально, а настроить собеседника против себя весьма легко. Но вот ухмылка и на таком расстоянии — универсальное средство входить в контакт.
Первые фразы лучше сообщить, подойдя на расстояние 1,5-2 метра (в зависимости от близости взаимоотношений с собеседником). На таком расстоянии в большинстве случаев обмениваются новостями либо поболтать. Значительно чаще собеседниками в этом случае являются коллеги и приятели по работе. Но эти же
собеседники, в то время, когда речь идет о личных проблемах либо о чем-то очень серьёзном либо доверительном, предпочитают общаться на более близком расстоянии (0,5-1,5 метра). Потому, что такая расстояние более всего характерна для родных привычных и друзей, то собеседники подсознательно настраиваются на помощь и сочувствие. Благодаря данной дистанции мы воспринимаемся существенно «ближе».
Существует еще более близкая расстояние общения (в большинстве случаев менее 40-50 см), которая предполагает полное доверие и духовную близость, но она в рабочий практике в большинстве случаев не употребляется и есть характерной лишь для своих родителей, детей и влюбленных.
Даме на работе нужно не забывать, что она подчиненная и исходя из этого на нее распространяются все правила служебного этикета. Она не должна претендовать на то, дабы глава уделял ей особенное внимание. Попутно увидим, что дама, как подчиненный служащий, не подает первой руку собственному главе (не смотря на то, что в любой другой ситуации она парню подает руку первая). Глава не обязан подавать руку всем своим подчиненным. Он может их кивком головы, сообщив «здравствуйте» .
А необходимо ли подниматься дамам, в то время, когда в помещение, где они трудятся, входит глава? Если он вошел чтобы познакомиться с персоналом, то подниматься необходимо. В случае, если глава вошел первый раз, то кроме этого нужно подняться. Но в случае, если это простой рабочий сутки, и глава входит и выходит из помещения неоднократно, то, само собой разумеется, подниматься не требуется.
Попутно отметим еще одну условность. В то время, когда в кабинет главы входит дама (сотрудница либо посторонний визитёр), то он обязан непременно подняться, застегнуть пиджак и выйти из-за стола. К сожалению, отечественные начальники-мужчины часто забывают застегивать пиджак. И это выглядит весьма невежливо, говорит о невоспитанности таких людей.
Застегивать пиджак необходимо и в других случаях. К примеру, в то время, когда мужик сидит за столом президиума он может расстегнуть пиджак, но в случае, если ему предоставили слово, то он при вставании обязан пиджак застегнуть. То же самое в гостях, на приеме либо в ресторане: в случае, если мужик обязан сказать тост, ему направляться в первую очередь застегнуться.
Не редкость так, что в кабинет подчиненного входит его глава. И сходу появляется вопрос: кто обязан первым протянуть руку? Правило тут такое: какого именно бы большого ранга глава ни вошел в кабинет собственного подчиненного, руку протягивает хозяин кабинета, независимо от возраста и пола. Лишь не требуется протягивать руку через стол -это невежливо, не смотря на то, что у нас так поступают частенько. Не требуется кроме этого хозяину кабинета идти навстречу вошедшему главе с протянутой рукой.
Верное поведение в указанной обстановке будет заключаться в том, что вы тихо подойдете к вошедшему главе и протянете ему руку, после этого культурно поздороваетесь и предложите ему сесть. Куда? Само собой разумеется, не на собственный место. И не за громадный стол для совещаний, а приставленный к столу хозяина кабинета столик. Наряду с этим вошедшему направляться предложить место за этим столиком лицом к окну, а самому сесть спиной к окну, но лицом к двери.
В том случае, в то время, когда вошедший гость — дама, она может присесть спиной к окну (время от времени дамы не уверены, отлично ли они выглядят и потому не желают сидеть лицом к свету, в особенности при ярком солнце). Это значит, что дама сама выбирает место. Кроме того в случае, если глава уже продемонстрировал рукой на стул, она в праве сообщить: «Если вы не возражаете, я присяду тут».
Разглядим сейчас нормы этикета, каковые направляться выполнять на служебных заседаниях. Начнем с поведения на них начальника.
Открывая заседание, глава обращается к присутствующим. Раньше он обращался к ним со словом «товарищи». на данный момент много людей (и в первую очередь, молодежь) скептически относятся к этому слову. Исходя из этого, обращаясь к собравшимся на официальных заседаниях, направляться применять слово «господа». На простых заседаниях возможно применять нейтральное обращение, к примеру, «глубокоуважаемые сотрудники».
Итак, вы обратились к присутствующим, заявили повестку дня, по окончании чего предлагаете выступить по вопросам, указанным в повестке. Существуют три варианта предоставления слова:
1) предлагают выступить желающим;
2) предоставляют слово сидящим по часовой стрелке слева от себя;
3) первым делом дают слово старшему по рангу либо возрасту.
Из этих вариантов в наши дни самоё предпочтительным есть первый, потому, что он самый демократичный. К тому же в любой момент кто-то готов к выступлению раньше вторых.
Главе, ведущему заседание, не нужно навязывать собственную точку зрения. Собравшиеся должны вольно высказать собственное мнение. Ведущему заседание необходимо держаться хладнокровно, не горячиться и не обрушиваться на инакомыслящих. В случае, если в пылу дебатов кое-какие участники заседания допускают грубости, долг ведущего вмешаться и оградить тех, в чей адрес они направлены. Призывая к порядку, глава обязан просить выступающих сказать по существу. Одергивая таких недисциплинированных участников, и тех из них, каковые обожают затевать «от Адама», ведущий заседание в большинстве случаев предлагает держаться ближе к теме.
Самому начальнику направляться мочь выделять основное, не разрешать себе утопать в мелочах, сказать о деле четко, совершенно верно и коротко. Краткость проведения заседания — это показатель качества работы начальника. Для этого нужно стремиться, дабы все участники заседания были заблаговременно настроены на продуктивное дискусия по вопросу, дабы коллективно отыскать средства его решения.
Разглядим сейчас нормы делового этикета, которых должны придерживаться сами сотрудники, приглашенные на заседание.
В первую очередь, на заседание нельзя опаздывать. Опоздавшие обосновывают небрежное отношение к своим служебным обязанностям, и неуважение к тем, кто пришел на заседание раньше.
На протяжении заседания не принято переговариваться между собой. Отдельные реплики в полной мере допустимы, но между собой обсуждать данную тему не нужно. Так как сейчас глава может поразмыслить, что вы обсуждаете вчерашний футбольный матч либо еще что-либо, не имеющее отношение к обсуждаемым вопросам.
Не нужно кроме этого на протяжении выступлений наблюдать на часы, потому, что вас смогут неправильно осознать, сделав вывод, что вам скучно либо что вы куда-то весьма спешите.
В то время, когда вы еще до заседания понимаете, что вам почему-то придется его покинуть, необходимо заблаговременно предотвратить об этом начальника заседания.
В том случае, в то время, когда у вас заблаговременно не было возможности предотвратить ведущего заседание главы, необходимо с опаской, тихо и тихо подняться, открыть тихо дверь и выйти.
Если вы все же опоздали на заседание, нужно функционировать в такой последовательности. Необходимо негромко открыть дверь, войти в помещение и взглянуть на председательствующего. В то время, когда он вас заметит, направляться извиниться поклоном головы либо тихо сообщить: «простите» и занять вольный стул вблизи от двери.
Начальнику, ведущему заседание, не рекомендуется останавливать опоздавшего вопросом, по какой причине тот опоздал. При всех выяснять обстоятельства этого нетактично: опоздавший не школьник, и у него возможно веская обстоятельство для опоздания, которую он информировать всем не желает, да и заседанию некомфортно мешать. Но в случае, если ведущий заседание все-таки задал таковой вопрос, то необходимо выдержать паузу и тихо сообщить: «Разрешите объяснить обстоятельство моего опоздания по окончании заседания».
общение и Приём посетителей с ними
Визитёры для многих менеджеров являются в некоем смысле проблему. На их прием затрачивается довольно часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Изучение, 
совершённое в Швеции, продемонстрировало, что на визитёров (как правило это подчиненные) начальники тратят в среднем 3,5 часа в сутки. Исходя из этого имеет суть остановиться на методике приема визитёров более детально.
Прием визитёров начинается с их встречи хозяином офиса. В зависимости от ранга посетителя и характера приёма менеджер может выбрать пара вариантов собственного поведения.
Первый вариант. Хозяин офиса принимает визитёра сидя за рабочим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает сесть перед собственным столом. Таковой прием употребляется по большей части при официальной форме общения. Тут время приема, его итоги и характер общения определяет сам хозяин офиса.
Второй вариант. Входит визитёр, хозяин офиса отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садится наоборот. Это — полуофициальная форма общения. Она характеризуется равенством прав на порядок обмена информацией. Время встречи обусловлено по обоюдной договоренности обеих сторон.
Третий вариант. Входит визитёр, хозяин офиса находится в его центре, обменивается с ним приветствиями и приглашает сесть в кресло за журнальным столиком. Налицо дружеская форма общения: полная открытость, дружелюбие, готовность к вниманию. Так, сам характер и рабочая атмосфера делового общения в значительной степени определяются тем местом по отношению к столу, которое вы как хозяин офиса предложите визитёру. Исходя из этого имеется суть разглядеть более детально размещение участников беседы в офисе за стандартным прямоугольным столом при четырех положениях вашего собеседника: 1) угловое размещение;
2) позиция делового сотрудничества;
3) конкурирующе-оборонительная позиция; 4) свободная позиция.
Угловое размещение характерно для людей, занятых дружеской непринужденной беседой.
Эта позиция содействует постоянному контакту глаз и предоставляет простор для жестикуляции и возможность для наблюдения за жестами собеседника. Угол стола является частичным барьером при опасности либо угрозы собеседника: возможно за него уйти. При таком размещении отсутствует территориальное разделение стола.
В то время, когда два человека трудятся в соавторстве над какой-либо проблемой, они в большинстве случаев занимают позицию делового сотрудничества. Это одна из самых успешных стратегических позиций для выработки и обсуждения неспециализированных ответов.
Положение собеседников друг против друга в большинстве случаев формирует воздух соперничества.
Такое размещение собеседников содействует тому, что любая сторона будет придерживаться собственной точки зрения. Стол между ними делается необычным барьером. Люди занимают такое положение за столом в том случае, если они находятся в отношении соперничества либо в то время, когда один из них делает выговор второму. В случае, если встреча происходит в кабинете, то такое размещение свидетельствует кроме этого об отношениях служебной субординации.
Каким бы бизнесом вы ни занимались и каких бы политических взоров не придерживались, направляться не забывать, что конкурирующе-оборонительная позиция затрудняет познание точки зрения собеседника, не формирует непринужденной атмосферы. Большее согласие будет достигнуто в угловом положении и в позиции делового сотрудничества, чем в конкурирующе-оборонитель-ной позиции. Разговор в таковой позиции должен быть кратким и специфичным.
Бывают случаи, в то время, когда весьма тяжело либо неуместно занимать угловую позицию при предъявлении собственного материала. Предположим, вам необходимо предъявить пример, схему либо книгу на рассмотрение человеку, сидящему наоборот вас за прямоугольным столом. Сперва положите то, что вы желаете предъявить, на центральную линию стола. Если он согнётся вперед, дабы лучше разглядеть ваш материал, но не придвинет его на собственную сторону, это значит, что ему ваш товар малоинтересен. В случае, если же он придвинет ваш материал на собственную сторону стола, то это указывает, что он показал к нему интерес. Это позволяет попросить разрешения пройти на его сторону и занять либо угловую позицию, либо позицию делового сотрудничества. Но если он оттолкнет то, что вы ему принесли, значит, сделка не состоится и необходимо как возможно стремительнее завершать разговор.
Люди, не желающие взаимодействовать за столом между собой, занимают свободную позицию.
Значительно чаще такое положение занимают визитёры библиотек, отдыхающие на скамье в парке либо визитёры ресторанов и кафе. Эта позиция говорит об отсутствии заинтересованности. Ее направляться избегать при, в то время, когда требуется откровенная беседа либо заинтересованные переговоры.
Значительно воздействует на создание психотерапевтического климата не только размещение собеседников за столом, но и форма самих столов. Так, квадратный стол содействует созданию взаимоотношений соперничества между людьми, равными по положению. Квадратные столы хороши с целью проведения маленькой рабочий беседы либо для подчеркивания взаимоотношений субординации. Тут отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, что сидит за столом рядом с вами, причем от человека, что сидит справа от вас, будет исходить больше внимания, чем от того, кто сидит слева. Громаднейшее сопротивление будет оказывать тот, кто сидит прямо наоборот вас.
За прямоугольным столом на встрече людей однообразного социального статуса главенствующим местом считается то, на котором сидит человек, обращенный лицом к двери.
Круглый стол формирует воздух неофициальности и непринужденности и за ним оптимальнее проводить беседы людям однообразного социального статуса.
В то время, когда приходится вести деловую беседу с двумя собеседниками, один из которых весьма разговорчив, а второй, напротив, весьма немногословен, нужно расположиться за круглым столом. Чтобы участники принимали в беседе активное участие, направляться применять простой, но весьма действенный прием: в то время, когда разговорчивый собеседник задает вопрос, на протяжении ответа посмотрите сперва на него, а позже разверните голову в сторону немногословного собеседника, после этого опять в сторону разговорчивого, а затем снова — в сторону немногословного собеседника. Данный прием разрешает малоразговорчивому участнику встречи ощутить, что он также вовлечен в беседу, а вам — завоевать размещение этого человека. А это значит, что вы при необходимости имеете возможность приобрести помощь с его стороны.
Так, квадратный (либо прямоугольный) стол, что в большинстве случаев есть рабочим столом, употребляется для деловых бесед, коммерческих переговоров, брифингов, для отчитывания провинившихся. Круглый стол значительно чаще употребляется для непринужденной, неофициальной воздуха и оптимален в том случае, если вам необходимо достигнуть соглашения.
Необходимо не только верно выбрать форму стола, но и мочь посадить за него вашего собеседника так, дабы создать громаднейший психотерапевтический комфорт. Это особенно принципиально важно, в то время, когда вы приглашаете его на праздничный обед на свою квартиру либо в ресторан.
Попытайтесь сделать так, дабы ваш гость сидел спиной к стенке. Психологами доказано, что у человека увеличиваются частота дыхания, мозговое давление и сердцебиение, если он сидит спиной к открытому пространству, в особенности в случае, если сзади него всегда ходят. Помимо этого, напряжение возрастает, в то время, когда поясницы человека развёрнута к входной двери либо окну, в особенности в случае, если это окно первого этажа.
При приеме визитёров направляться учитывать расстояние в общении. Знание законов действия пространства на людей оказывает помощь визитёрам быть более тактичными. В большинстве случаев мы чувствуем себя комфортно и производим благоприятное чувство, в то время, когда стоим либо сидим на дистанции, подходящей для данной обстановки. Чрезмерно удаленное, как и через чур близкое положение отрицательно воздействует на результаты делового общения.
Посещение офиса менеджера визитёрами происходит по самым различным предлогам. Одни хотят что-то определить, вторым нужна консультация, третьи желают о чем-то поведать. Но часто бывает и так, что они приходят «», отвлекая от работы хозяина офиса. Конкретно такие неожиданные и праздные визитёры являются самые существенными «пожирателями» рабочего времени, которых в большинстве случаев принимают срочно из-за опасения что-то потерять, в случае, если их не выслушать.
Дабы отгородиться от незаявленных и ненужных визитёров, нужно руководить их потоком. Весьма действенная методика для того чтобы управления предложена германским доктором наук Л ветхом И. Зайвертом. Сущность ее изложена в его книге «Ваше время — в ваших руках»[2], отдельные положения которой приводятся ниже.
Данный ученый вычисляет непозволительной роскошью, в случае, если любое лицо в любой сутки семь дней, а возможно, и в любое время дня может лично либо по телефону претендовать на общение с менеджером. Он предлагает отгораживаться от визитёров посредством нижеследующей программы из 12 пунктов.
1. Поручите собственному секретарю соблюдение и согласование дат и сроков; пускай он согласовывает заблаговременно.
2. Применяйте письменный стол вашего секретаря как собственного рода барьер, что никто не минует без того дабы быть замеченным ею и спрошенным: «Что я могу для вас сделать?», «Не имеет возможности ли он вам позвонить?» и т. д.
3. Введите «спокойный час», к примеру, в начале рабочего дня, в то время, когда никто не должен вас тревожить.
4. Установите неспециализированные приемные часы и поручите секретарю задавать вопросы о обстоятельствах желаемого времени для визита, дабы вы имели возможность готовиться.
5. Введите определенные часы приема для отдельных собственных сотрудников (к примеру, «Майер — с 14 до 15 часов»).
6. Посещайте сами помещения, где сидят ваши подчиненные и предоставляйте себя в их распоряжение для вопросов. Существенно проще самому проститься и выйти из помещения, чем посредством комплиментов выпроваживать собеседника из собственного кабинета.
7. Принимайте визитёра стоя (к примеру, в приемной) и определяйте на протяжении приветствия приоритетность либо необходимость визита. В то время, когда ваш собеседник уже сидит у вас в кабинете, вы выясняетесь в проигрыше в психотерапевтическом отношении.
8. Старайтесь по возможности приходить на эаботу пораньше, вместо того дабы задерживаться вечером.
9. Запирайтесь в каком-нибудь помещении, к примеру, в помещении отсутствующего коллеги; наряду с этим только ваш секретарь должен быть проинформирован о вашем местонахождении.
10. Собственными личными контактами занимайтесь в каком-либо втором, а не на рабочем месте. Договаривайтесь, к примеру, пообедать с ответственными для вас людьми и т. п.
11. Собственный письменный стол поставьте так, дабы он не был виден в открытую дверь; тем самым вы сможете избежать потенциальных визитёров.
12. И самое основное: покончите с мифом «открытой двери»! Оставляйте открытой дверь в собственный кабинет лишь тогда, в то время, когда вы готовы для беседы; закрывайте дверь, в случае, если желаете, дабы вам не мешали!
Визита визитёров нужно планировать и подготовиться к их приему. Задавайте вопросы себя, имея в виду конкретного визитёра, которого вы желаете принять либо пригласить, какой цели ваш разговор обязан послужить. Готовьтесь, хотя бы на скорую руку, к беседе по его существу (подоплека неприятности, прошлые дискуссии на эту тему, шаги и принятые решения), держите наготове нужные документы.
Настройтесь на возражения и возможные аргументы собственного собеседника.
Принимая визитёров, попытайтесь в первую очередь узнать цель их визита и сходу установите его длительность: разговор, в большинстве случаев, продолжается столько времени, сколько его имеется в вашем распоряжении.
Начав разговор с визитёром, необходимо стремиться осознать сущность просьбы (предложения, жажды) и уяснить, чего он от вас желает. Для этого целесообразно воспользоваться рекомендациями известного отечественного психолога Нэлли Макаровны Власовой[3], которая предлагает следующее.
1. Пристально слушать. Применять для этого позу, контакт глаз, мимику, расстояние, размещение по диагонали либо рядом, но не строго наоборот. Непременно поддерживать говорящего эмоционально («Да, да», «Я вас слушаю», «Продолжайте»). Задавайте вопросы, уточняйте, перефразируйте суть сообщённого («Вы имеете в виду…», «Вы желаете этим заявить, что…», «В случае, если я вас осознал верно, то…»).