По результатам отчетно-выборного собрания оформляется протокол. Протоколу отчетно-выборного собрания присваивается последний порядковый номер. При закрытого голосования бюллетени, протоколы счетной рабочей группе, и другие документы (заявления, записки и др.) сохраняются в профсоюзном комитете до следующих выборов на правах документов служебного пользования (по окончании избрания нового состава профсоюзного комитета материалы прошлых выборов уничтожаются по акту, что подписывается главами ревизионной комиссии и профсоюзной организации и хранится в делах профсоюзного комитета).
В целях обеспечения легитимности в предстоящей деятельности профсоюзного комитета и председателя при обнаружении нарушений уставных норм на протяжении проведения собрания следует в своевременном порядке принимать меры по их устранению.
По необходимости( при обнаружении на протяжении выборов и отчётов неотёсанного нарушения Устава Профсоюза) избирательный орган вышестоящей территориальной организации Профсоюза вправе решить об отмене результатов выборов в первичной профсоюзной организации и назначить срок их повторного проведения.
По результатам выборов и отчётов комитетом профсоюза первичной организации составляется отчет по установленной в Профсоюзе форме (форма ОВ), что направляется в избирательный орган вышестоящей организации Профсоюза.
ГЛАВА 15.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОФСОЮЗНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Верная организация делопроизводства (документационного обеспечения) во всех звеньях структуры Профсоюза есть ответственным условием обеспечения их обычной деятельности по осуществлению уставных задач и целей по защите трудовых и социально-экономических прав и опытных заинтересованностей участников Профсоюза.
Вся многообразная деятельность профсоюзной организации отражается в разных документах, каковые составляют делопроизводство избирательного профсоюзного органа. Документом профсоюзной организации возможно каждая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в собственной деятельности создают, приобретают и применяют документы, изготовленные разными методами: рукописные, машинописные, созданные на компьютере (по email), кино-, фото-документы, звуковые и иные виды документов.
Документы профсоюзной организации являются средством и информационными источниками юридического доказательства.
Делопроизводство комитета профсоюза – деятельность, охватывающая оформление, хранение и учёт профсоюзной документации и организацию работы с документами.
Дело –совокупность профсоюзных документов, относящихся к одному вопросу либо направлению профсоюзной деятельности и помещенных в отдельную накопительную папку.
Ответственным элементом делопроизводства комитетов профсоюза есть номенклатура дел.
Номенклатура дел -систематизированный список наименований дел, заводимых в профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.
Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза.
В силу собственного статуса ответственность за состояние, сохранность и ведение документов в профсоюзной организации несет глава первичной либо территориальной организации Профсоюза.
Список документов (номенклатура дел), каковые ведутся в профсоюзной организации, утверждается распоряжением профсоюзного комитета, президиума территориального (приравненного к нему) комитета профсоюза.
Документы, созданные в следствии деятельности избирательных профсоюзных органов, штатных работников и профсоюзных активистов профсоюза, направленные на реализацию уставных полномочий и функций, делятся в соответствии с их содержанием натри неспециализированные категории:
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
— Положение о первичной организации Профсоюза;
— протоколы профсоюзных собраний;
— протоколы совещаний профсоюзного комитета;
— положения о постоянных рабочих группах;
— организационно-уставные советы, инструкции и др.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ:
-распоряжения, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных их президиумов и органов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения глав организаций Профсоюза и т.п.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
— справки, аналитические, докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.
Конкретная номенклатура (список дел), которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на совещании профсоюзного комитета на срок полномочий, исходя из направлений и полномочий деятельности.
В соответствии с сложившейся необходимости и практике обеспечения практической деятельности избирательных профсоюзных органов рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:
протоколы совещаний профсоюзного комитета;
протоколы совещаний президиума профсоюзного комитета (для первичных профсоюзных организаций, имеющих права территориальной организации);
протоколы профсоюзных собраний (для организации с правами территориальной — конференций);
замыслы работы профсоюзного комитета, постоянных рабочих групп профкома, структурных профсоюзных звеньев и коллективный контракт;
справки и другие рабочие материалы по подготовке совещаний профсоюзного комитета, собраний (конференций);
рабочие материалы постоянных рабочих групп комитетов профсоюза;
денежные документы профсоюзного комитета (сметы, документы, регулирующие штаты (для первичных профсоюзных организаций, имеющих права территориальной), отчеты и другие денежные документы);
статистические отчеты;
издание (карточки) учета участников Профсоюза;
издание (тетрадь) исходящей и входящей корреспонденции;
заявления о приеме в копии и Профсоюз заявлений участников Профсоюза о безналичной уплате профсоюзного взноса;
акты уничтожения профсоюзных документов либо профсоюзных билетов исключенных и вышедших из Профсоюза;
материалы ревизионной рабочей группе;
распоряжения, нормативные и методические документы вышестоящих территориальных органов профсоюза и ЦК Профсоюза.