1. Документооборот – это перемещение документов с момента составления на данном предприятии либо получения от вторых фирм до сдачи в архив по окончании их систематизации и обработки. Расписание сроков составления, обработки и представления первичных документов, группировки и регистрации учетных данных, прохождения вторых стадий учетного процесса принято именовать графиком в учете.
График учета включает сроки и перечень учетных работ, делаемых своевременными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением инструкций и форм документов по их составлению.
По каждому документу в графике показывают:
• исполнителя (составителя);
• адресат (работу, куда поступает документ);
• обработки и сроки представления.
Графики имеют форму таблиц, диаграмм и др. Их исполнение контролируется главбухом и всеми работниками бухгалтерии.
2. Документооборот при закупке. материалы и Сырьё поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные сокровища за наличные, в следствии списания главных средств и МБП, и из собственного производства. В один момент с отгрузкой продукции поставщик высылает клиенту расчетные и другие сопроводительные документы:
• платежное требование-поручение (в то время, когда эта форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);
• товарно-транспортные накладные;
• квитанции с ЖД накладной.
Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где контролируют правильность их оформления и затем передают важному исполнителю по снабжению.
3. Документооборот в отделе снабженияпо поступающим документам создают диагностику соответствия количества, ассортимента, сроков поставки, стоимостей, качества материалов и т.д. В следствии проверки делают отметку о полном либо частичном акцепте (согласие на оплату). Отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С целью этого в отделе снабжения ведут издание учета поступающих грузов, в котором показывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, номер и дату транспортного документа, номер, сумму и дату счета, род груза, номер и дату приходного ордера либо акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета либо отказе от акцепта.
Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для доставки и получения материалов.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы, при недостачи, порчи составляют коммерческий акт для предъявления претензий поставщикам либо транспортной организации. После этого экспедитор сдает материалы на склад по приходным ордерам.
4. Документооборот в производстве. Перемещение материаловиз одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. Согласно данным накладных, подписанных сдатчиком и получателем, составляют ведомость учета перемещения материалов в предприятия.
5. Документооборот при контроле запасов. Расход материалов, каждый день отпускаемых в производство и на другие потребности, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются работой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один либо пара видов материалов и, в большинстве случаев, на один месяц. Смогут использоваться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них показывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, наименование и номенклатурный номер отпускаемых материалов, лимит и единицу измерения месячного расхода материалов, что исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, второй — складу. Использование лимитно-заборных карт существенно уменьшает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на автомобилях, что разрешит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.
В случае, если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй — с распиской получателя у кладовщика.
6. Документооборот при складировании. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют накладными на внутреннее перемещение материалов, каковые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и употребляется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги оформляют товарный счет либо акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции о указанием даты, места приобретения, наименования и цены и количества материалов).
7. Документооборот при распределении. Отпуск материалов сторонним организациям либо хозяйствам собственного предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании костюмов, других документов и договоров. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае, если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр помогает кроме этого основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
Вместо первичных документов по расходу материала возможно применять карточки складского учета. С целью этого представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, каковые становятся поэтому оправдательным документом. Наряду с этим в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по статьям затрат и объектам калькуляции. Такое совмещение расходных карточек и документов складского учета сокращает количество учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
ЛОГИСТИКА СКЛАДИРОВАНИЯ