По данным, взятым при изучении труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем от 3 до 6 процентов их рабочего времени. На первый взгляд может показаться, что неспециализированная длительность бесед мала, и они не должны значительно влиять на исполнение вторых работ.
На самом же деле телефонные переговоры смогут нарушить обычный режим работы, разбивают рабочий сутки начальника на маленькие отрезки времени средней длительностью 10–30 мин. а также 5-10 мин..
Такая ситуация мешает ответу непростых неприятностей, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях, абсолютно исключает воздух творческой работы.
Помощь квалифицированного секретаря в организации служебных бесед по телефону содействует рациональной организации работы начальника, правила ведения таких переговоров будут для секретаря повседневной нормой его делового общения.
Опытный секретарь применяет телефон очень рационально, не допуская, дабы беседы по телефону занимали львиную долю рабочего времени.
Задача секретаря в работе с телефоном – оградить начальника от звонков, напрямую к нему не относящихся. Секретарь может самостоятельно решать часть вопросов в рамках собственной компетенции либо переадресовывать звонки вторым экспертам, не отвлекая начальника. Но при таких условиях секретарю нужно твердо знать круг организаций и лиц, с которыми направляться соединять начальника в любое время.
Нужно учитывать специфику телефонного беседы. У собеседника складывается представление о культурном и интеллектуальном уровне секретаря, о его профессионализме на базе звучания голоса и содержания ответов. Обращение незнакомого человека по телефону владеет необычным свойством визуализироваться. В случае, если собеседник слышит приятный отлично поставленный вежливые слова и женский голос, его воображение сразу же формирует образ красивые женщины, и напротив, неотёсанные интонации, пошлые обороты создают отрицательный образ.
Одно из наиболее значимых правил телефонного общения: нередкие телефонные звонки – показатель преуспевания предприятия и принимать их нужно как возможно радушнее!
Секретарь обязан придерживаться следующих правил, принимая входящие звонки:
1) трубку звонящего телефона направляться снимать по окончании 1–2 гудков и лучше радоваться, тогда и голос будет звучать приветливее;
2) сняв трубку, нужно назвать учреждение и собственную фамилию, должность. Клиент обязан знать, с кем он говорит, и что он не совершил ошибку номером. В случае, если же случилась неточность в комплекте, недоразумение сразу же выяснится и не повлечет за собой утрату времени для обоих собеседников.
Помимо этого, такое начало беседы заставляет собеседника именовать себя и изложить собственный вопрос.
1) в случае, если дело касается начальника, секретарь или сходу соединяет с ним абонента, или, в случае, если начальник отсутствует либо занят срочной работой, требует собеседника перезвонить в второе время, которое должно быть совсем совершенно верно выяснено, а не просто «на следующий день», «на той семь дней» либо «через несколько дней». Наряду с этим секретарь обязан записывать, кто звонил, по какому вопросу и из какого именно учреждения. Эта запись, переданная начальнику, даст ему возможность, в случае, если нужно, готовиться к грядущей беседе, совершить ее скоро и совершенно верно.
2) при долгого отсутствия начальника (отпуск, командировка и др.) секретарь обязан сказать собеседнику номер и фамилию телефона замещающего его сотрудника.
3) в случае, если вопрос звонящего абонента возможно решен вторым сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, именуя его фамилию, номер и должность телефона.
Не считая ответов на вызовы начальника, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, частично передать по поручению начальника сотрудникам собственного или других учреждений те либо иные сведения, наводить нужные справки и т. д. Ведение переговоров для того чтобы типа кроме этого требует от секретаря навыков и соблюдению определенных правил.
В случае, если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), необходимо заблаговременно готовиться к беседе, записать главные эти, дабы в ходе беседы не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих либо забытых сведений. Особенно принципиально важно соблюдение этого правила при ведении Не междугородных переговоров, где точность и краткость беседы будут необходимым условием, поскольку, во-первых, не нужно продолжительно занимать телефонную линию, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.
На рабочем месте секретаря нужно иметь телефонные справочники. Для постоянных абонентов лучше завести особую картотеку либо телефонную книгу, в которой возможно было бы легко и скоро найти необходимый номер телефона, не надеясь на память и не предпринимая продолжительных поисков в общем муниципальном телефоном справочнике. Особая справочная картотека существенно уменьшает время поиска нужного абонента.
В конце беседы направляться подвести итог, выделить самое основное из сообщённого. Заканчивает разговор тот, кто позвонил (он же перезванивает, в случае, если разговор был прерван по каким-либо обстоятельствам). В конце беседы со стороны секретаря будут уместны следующие фразы: «Благодарю, что позвонили», «Счастлива была вас слышать» и т. п.
Постоянной обязанностью секретаря есть не только передавать, но и приобретать по телефону какую-то данные, отвечать на запросы, давать справки. Делая исходящие звонки, секретарь обязан придерживаться следующих правил:
1. направляться шепетильно продумывать и четко воображать цель звонка, выяснить и записывать вопросы, каковые направляться решать с абонентом.
Предварительно подготовить все документы, каковые смогут пригодиться по ходу беседы, уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, дабы избежать искажения.
2. крайне важно выяснить самоё удобное время звонка. Не следует звонить партнёру по бизнесу в начале рабочего дня, в то время, когда, возможно, человек еще не успел разложить бумаги на рабочем столе. Не рекомендуется звонить вечером либо близко к обеденному перерыву.
3. верно собрав номер абонента, и взяв ответ-подтверждение, необходимо назвать себя, организацию, которую вы воображаете и фамилию нужного вам сотрудника. В некоторых случаях требуется указание должности. направляться уточнить, комфортно ли абоненту сказать сейчас либо лучше обсудить данный вопрос в второе, более подходящее время.
4. на протяжении междугороднего телефонного беседы принципиально важно назвать город, из которого звонят, после этого себя, должность собственного начальника и наименование организации. После этого направляться назвать, кого и по какому вопросу требуется пригласить для беседы. В случае, если необходимый сотрудник отсутствует, секретарь повторяет собственные эти и совершенно верно показывает время, в то время, когда он будет звонить опять. Точность, чёткость и краткость беседы особенно серьёзны при ведении междугородных и, в особенности, интернациональных переговоров.
5. по окончании обоюдных представлений направляться изложить вопрос, по которому вы звоните. Начать разговор лучше такими фразами: «Мне поручено», «Мы вынуждены обратиться» и т. п.
6. старайтесь быть приятным собеседником, не отказывайте и не возражайте собеседнику «в лоб», в случае, если желаете добиться хорошего финала беседы. Дабы телефонные переговоры имели успех, необходимо разрешить собеседнику почувствовать, что вы близки по духу. Вслушайтесь в интонацию собеседника и в зависимости от нее измените собственную. С раздраженным человеком говорите тихо, осознающим тоном, с застенчивым – приветливым, с усталым – бодрым.
7. при передаче факса, по окончании представления, в большинстве случаев говорят: «Примите, прошу вас, факс», и дают собеседнику время готовиться.
8. последние слова зависят от результатов беседы. Эксперты советуют пользоваться заблаговременно заготовленными вариантами фраз.
Не превышайте собственных полномочий и не откровенничайте по телефону. Секретарь в любой момент в курсе дел компании, но далеко не всегда необходимо проявлять собственную осведомленность. Секретарь есть опытным посредником в переговорах и может оградить себя от превышения полномочий словами: «Данный вопрос не в моей компетенции» либо «По этому вопросу вам нужно переговорить с начальником» и т. п.
При беседе по телефону секретарю направляться сказать дружелюбным тоном, сочетая деловитость и спокойствие. Неверный тон беседы по телефону может привести к эффективности переговоров и потеря взаимопонимания. Не нужно сказать как высокомерно, так и подобострастным тоном. Самый приятен для телефонных переговоров низкий грудной голос, владеющий бархатистым оттенком. Постоянная ухмылка на лице на протяжении беседы придаст вашему голосу доброжелательность и мелодичность.
На протяжении телефонного беседы не требуется использовать тяжело выговариваемые слова, направляться сказать четко, не спеша, пристально слушая собеседника. направляться сохранять самообладание и быть терпеливым кроме того в том случае, в то время, когда вас не знают либо номером. Не отвечайте грубостью на грубость, не торопитесь повесить трубку, в случае, если клиент не договорил. Вероятнее, он позвонит опять в более раздраженном состоянии.
Одно из основных правил телефонного этикета – сдержанность и краткость.
Все более широкое распространение на данный момент взяли стремительные средства связи, в частности факсимильная сообщение. С ее помощью передаются телефонограммы (факсы).
Производимые на данный момент факсимильные аппараты отличаются методом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей свойством.
Факсимильные аппараты имеют следующие сервисные возможности:
1) режим копирования документов;
2) наличие телефонной возможности и трубки переключения в режим голосовой связи, а время от времени и наличие дополнительного телефонного канала, разрешающего в один момент с передачей факса вести разговор;
3) подключение факсимильного аппарата к компьютеру;
4) оперативная память до нескольких внешняя память и мегабайт – десятки мегабайт;
5) наличие автоответчика, отправляющего в линию записанное ранее сообщение, принимающего и сохраняющего полученное сообщение для прослушивания;
6) память номеров для соединения с приоритетными абонентами;
7) память страниц документа, каковые смогут быть записаны в память при отсутствии либо неожиданном окончании бумаги;
наличие электронного адресов абонентов и телефонного справочника номеров;
9) автоматическая рассылка факсов ночью;
10) сортировка факсов по тайным почтовым коробкам;
11) автоматическая резка рулонной бумаги и др.
Любой рабочий контакт немыслим без обмена посланиями по факсу. Правильно этикета принято для передачи по факсу иметь стандартную первую страницу.
Она делается, в большинстве случаев, на бланке компании. Бланк выглядит так: в верхней части размещается эмблема компании, а в самом низу на всей протяженности строчка – адреса, телефоны и другие отделений фирмы и координаты офисов. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание. Потом страница оформляется приблизительно так.
Первый вариант:
DATE: дата (сутки, месяц, год отправки сообщения);
TIME: время отправки сообщения;
ТО: (фамилия и имя адресата);
Faxno: номер факса адресата;
Company: компания, которую воображает адресат;
Numberofpagesincludingcover: количество страниц сообщения, включая первую, ставится от руки по окончании того, как послание абсолютно составлено и подписано;
Ifyoudonotreceiveallthepagespleasecallorfax: если вы не взяли все страницы сообщения, прошу вас, позвоните по телефону…(ваш номер телефона) либо передайте по факсу (номер применяемого вами факса)
Comments: комментарии.
Потом текст.
Второй вариант:
FROM: от кого (фамилия и имя);
DATA: дата передачи сообщения;
Location: ваш адрес;
Ourfax:номер вашего телефакса;
Numberofpagesincludingcoversheet: количество страниц сообщения, включая первую страницу (тут все так же, как в первом варианте);
TO: кому (фамилия и имя адресата);
Company/Department Message: компания адресата.
Потом само послание.
Текст печатается на машинке либо принтере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать – будет легче сориентироваться, в случае, если сообщение не прошло с первого раза, и его приходится повторять.
Печать на послании, в случае, если это не документ, ставить не нужно. Если вы отправляете ответное послание, сначала поблагодарите адресата – достаточно одной фразы. В случае, если вам не ответили на прошлый факс, подождите, но ни за что не нужно повторять в следующем: «Ожидаю ответа с нетерпением».
В любой момент отвечайте на сообщения, кроме того в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы. В деловом мире тот, кто не отвечает на корреспонденцию, считается безответственным, и ему не доверяют.
Работа секретаря предполагает бессчётные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми разного социально-психотерапевтического уровня – ответственное уровень качества опытного секретаря.
Верно организованный прием визитёров на предприятии есть гарантией успешного ответа самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера.
Значительно чаще конкретно секретарь первым встречает визитёров, пришедших на прием к начальнику либо вторым сотрудникам предприятия. Опытный секретарь обязан мочь действенно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между посетителями и руководителем. Исходя из этого опытный секретарь обязан знать правила, секреты и приёмы делового общения, обязан мочь устанавливать контакты.
Дабы иметь верное представление о человеке, необходимо, во-первых, мочь замечать, во-вторых – по возможности исключать неточности восприятия.
На восприятие существенно воздействует состояние самого человека в момент общения с партнером. Раздражение, усталость а также весёлое возбуждение – нехорошие ассистенты. Расстроенный человек видит мир через «тёмные» очки, весёлый – через «розовые». Оценка возможно необъективной кроме этого из-за пристрастного отношения к партнеру.
Восприятие поведения человека и внешнего вида кроме этого зависит от усвоенных в юные годы и юности этических, эстетических и правил и социокультурных норм, представлений о том. «что такое отлично и что такое не хорошо».
И наконец, восприятие другого человека зависит от отечественного представления о себе. К примеру, робкий в себе глава активное поведение подчиненного может принимать как проявление вызова, угрозу собственному влиянию. Так, восприятие другого человека в значительной мере зависит от установок, другими словами от неосознаваемой предрасположенности принимать и оценивать качества вторых людей. Опираясь на особенности восприятия человека человеком, секретарю нужно:
1) развивать наблюдательность, обращать внимание на все особенности психологического склада и внешнего облика человека;
2) стремиться взять все данные о человеке, дабы ничего не домысливать;
3) давать по возможности все данные о себе, пресекая этим все слухи;
4) сказать с партнером на его языке;
5) разговаривать с партнёрами и сотрудниками в эргономичном месте, в спокойной обстановке и в спокойном состоянии;
6) не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере;
7) пояснять собственные действия; сказать вторым о собственных ожиданиях, дабы не допустить претензии и разочарования;
не считать собственный представление о нормах поведения единственно вероятным;
9) делать для других не то, что Вы вычисляете нужным, в противном случае, чего бы они желали, дабы Вы делали для них;
10) лишь тогда они будут принимать это положительно;
11) быть таким, каким желаете, дабы Вас видели;
12) чтобы оценка человека была объективной, старайтесь замечать, оценивать и делать выводы беспристрастно.
Прием визитёров возможно условно поделить на пара видов:
• прием визитёров вторых организаций;
• прием сотрудников по текущим делам;
• прием сотрудников по личным вопросам;
• прием командированных;
• прием делегаций.
Прием визитёров вторых организаций должен быть заблаговременно подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и комфортно как для визитёра, так и для начальника. Секретарь обязан заблаговременно сказать начальнику о вопросе, что будет решаться в ходе встречи.
В современной рабочий практике довольно часто употребляются для представления визиткой, где указаны фамилия, имя, отчество визитёра, его ученое звание (в случае, если таковое имеется), должность, место работы, адрес организации и служебный телефон. Визиткой бывают официальные и индивидуальные. Секретарь обязан с признательностью принять визитку и пристально с ней ознакомиться.
Взяв визитку, секретарь помещает ее в визитницу либо картотеку. Визитёру карточка не возвращаются, т. к. это равносильно отказу в приеме.
При приеме визитёров, в любой ситуации, опытный секретарь остается вежливым и корректным.
Если вы беседовать по телефону либо разговариваете с кем-то из визитёров, нового визитера необходимо встречать лёгким кивком и приветливой улыбкой головы указать, куда он обязан сесть.
В случае, если по окончании доклада начальнику о визитёр, получен отказ в его приеме, секретарь обязан предложить визитёру переговорить с каким-либо вторым компетентным сотрудником предприятия. В другом случае секретарь обязан сказать визитёру время и точную дату, в то время, когда его сможет принять начальник.
При организации приема сотрудников собственного предприятия по текущим вопросам, секретарь обязан отлично знать структуру собственного учреждения, иметь представление о его деятельности, знать правильное распределение вопросов и обязанностей между руководящими сотрудниками.
Сотрудники должны знать часы приема начальника по текущим вопросам, а секретарь отлично знает всех сотрудников собственного учреждения, каковые имеют доступ к начальнику в любое время.
Организуя прием сотрудников собственного учреждения по личным вопросам, секретарю нужно быть более тактичным и внимательным.
На протяжении проведения приемов всех видов секретарь сам принимает все телефонные звонки. Телефон начальника на протяжении приема возможно подключен только в необыкновенных событиях. Не нужно кроме этого на протяжении приема пропускать в кабинет начальника вторых визитёров. В другом случае беседа может затянуться, из-за неоднократного прерывания начальника на других посетителей и телефонные разговоры.
В таких обстановка, секретарь направляет визитёров к помощникам начальника, или назначает время, в то время, когда начальник освободится и сможет их принять.
Исторически сложилось так, что приемы занимают важное место в развитии деловых контактов. Нужно, выделить, что главным содержанием приемов есть не дегустация напитков и приём пищи. Приемы носят рабочий темперамент, они проводятся с целью расширения и углубления контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.
В беседах на приемах происходит обоюдный обмен информацией и мнениями, и полезность этого обмена зависит от дипломатического умения и опыта каждого из собеседников. На приеме приходится видеться и разговаривать со многими людьми, воображающими разные круги общества страны нахождения. Это продолжение служебной деятельности. К приему необходимо шепетильно подготовиться: поразмыслить, с кем и о чем поболтать, с кем познакомиться, кого представить и т. д. Более того, необходимо готовься к ответам на вероятные вопросы собеседников, каковые заинтересованы в получении информации.
В большинстве случаев, конкретно секретарь делает обязанности любезной хозяйки, щедрой и гостеприимной. Необходимо заблаговременно готовиться к намечающейся встрече. Чем угощать гостя, решает начальник. Чай либо кофе готовят в буфете либо приемной и на подносе вносят в кабинет. Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, в случае, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан сока необходимо подавать кроме этого на маленькой тарелочке с салфеткой. В случае, если беседа предстоит долгая, на стол ставят кофейник либо заварной чайник.
Само собой разумеется, не от угощения зависит успех сделки, но комфортная ситуация, прекрасная посуда, крепкий ароматный кофе либо чай – это имидж вашего учреждения.
Уходя, визитёр, в большинстве случаев, говорит слова признательности, не отвечайте односложно: «Благодарю», лучше сообщить: «Мне приятно слышать это» либо т. п.
Прощаясь, сообщите пара слов с ухмылкой.
В деловом мире принято иногда проводить презентации, приемы гостей в компании, так называемых деловых встреч в неформальной обстановке.
Деловая встреча в компании устраивается значительно чаще как рекламная акция, цель таковой акции сказать деловому миру о новейших достижениях в какой-либо области. На презентации и деловые встречи в большинстве случаев приглашают предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей разных компаний, дабы упрочить деловые прошлые контакты и отыскать новых вероятных партнеров для будущих контактов.
Каждая деловая встреча должна быть продумана и отлично организована, значительно чаще конкретно секретарь занимается этим вопросом.
До начала приема гостей необходимо подготовить особое информационное досье. В папку, подготовленную для сотрудника, что будет вести прием, нужно поместить повестку дня, регламент, перечень приглашенных и т. п. В другую папку рекомендуется поместить программу встречи, рекламный проспект, анализ деятельности компании (выпуск продукции, продажи и т. п.), проекты соглашений, документы для подписи договора.
Официальная часть рабочий встречи: речи, доклады, демонстрация фильма либо слайдов, крайне важна, вместе с тем шепетильно должны быть продуманы: меню, сервировка стола, обслуживание гостей.
Кроме этого направляться заблаговременно выбрать вид приема, замысел его проведения, составить перечень приглашенных лиц, одновременно с разослать приглашения, продумать, как расположить гостей за столом, в случае, если прием не будет закончен фуршетом. Предусматривается место и время встречи гостей хозяином.
Нужно выяснить общее число гостей, лучше, если они будут связанны неспециализированными заинтересованностями. Все приглашенные должны ощущать себя комфортно в обстановке, где будет проходить прием.
Приглашения на прием должны на особых бланках, имя, фамилия приглашенного и его должность вписываются от руки либо печатаются на компьютере. Приглашения рассылаются за 1–2 семь дней до приема. В приглашении кроме этого рекомендуется показывать форму одежды. Помимо этого, в нем указывается, какого именно рода состоится прием – коктейль, обед, чай, и непременно помечается место и час, где состоится прием. В случае, если приглашают на ланч, обед, ужин, внизу приглашения проставляют буквы RSVP (Repondez sil vous plait), означающие просьбу подтвердить принятие приглашения. При приглашении на обед либо ланч какого-либо ответственного лица оптимальнее до отправки приглашения узнать по телефону подходит ли для него назначенный сутки.
Заблаговременная рассылка приглашений разрешает, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся вторых гостей. В случае, если кое-какие приглашенные откажутся в последний момент, их места смогут занять сотрудники собственного учреждения.
На приемы завтраков приглашения и типа обедов нужно рассылать по крайней мере, за полторы-две, а время от времени и за 20 дней вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме нужно, во-вторых, возможность, в случае, если кто или откажется, заменить его вторым лицом. Избегать приглашения кого-либо за два-три дня до обеда либо завтрака (за исключением случаев, само собой разумеется, в то время, когда они устраиваются экспромтом, о чем нужно давать предупреждение приглашаемых) направляться еще и по причине того, что столь позднее приглашение как правило приводит к обиде: приглашаемый решает, что кто-нибудь отказался прийти и его пригласили вместо отказавшегося.
Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. В большинстве случаев его принято давать через 3–5 дней по окончании получения приглашения.
Вернее ответить на приглашение письмом либо открыткой (независимо от характера ответа хорошего либо отрицательного), чем отправить собственную визитку. В некоторых государствах ответ визиткой считается нетактичным, в особенности в то время, когда речь заходит об официальном приглашении. Довольно часто ответ на приглашение направляют конкретно хозяйке.
В случае, если на приглашение указывается номер телефона, в этом случае ответ возможно дан по телефону. Но, в случае, если это приглашение на официальный ланч либо обед, направляться ответить письмом.
По мере поступления ответов от приглашенных, рассадка уточняется. Незадолго до приема составляется неспециализированный перечень участников завтрака, обеда либо ужина в порядке протокольного старшинства.
Дабы гости гладко имели возможность отыскать собственные места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется либо вывешивается замысел карта стола, в котором указывается место каждого гостя. Помимо этого, на столе у каждого прибора в большинстве случаев на самый большой бокал либо же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя.
Должностным лицам приглашения направляться рассылать с курьером.
Кроме этого нужно подготовить помещение, осмотреть его, проветрить, украсить цветами (при возможности). Стол накрывается белой накрахмаленной скатертью, в случае, если столы полированные, возможно легко под любой прибор положить салфетку. Для сервировки стола считается стильным применять однообразные устройства и посуду. Основное, что нужно не забывать: сервированный стол должен быть прекрасным, но на нем не должно быть ничего лишнего.
На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям стола ставят подставные тарелки, а на них – закусочные. Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны – вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.
Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3–5 см от тарелки; мелкие рюмки – для вина и водки, бокалы – для шампанского и виноградного вина, фужеры – для минеральной воды и соков.
Кроме того в случае, если для организации приема приглашены эксперты, секретарю нужно все проконтролировать лично: меню, оформление стола, исполнение заказа.
В часы приема гостей секретарь обязан особенно смотреть за своим поведением и внешним видом. Строго выполнять достойного поведения и правила этикета, не шумите, не суетитесь, не бегайте, по тому, как держится секретарь, будут делать выводы о солидности компании, а вдруг на приеме присутствуют зарубежные партнеры, то и о стране в целом.
обслуживание и Организация деловых переговоров, совещаний, заседаний и т. п., кроме этого являются обязанностями секретаря – доверенного лица начальника.
Каждая встреча начинается с приветствия. Начальник обязан подняться и выйти из-за стола, дабы приветствовать прибывших людей на переговоры, очень почетных визитёров возможно встретить у входа и лично проводить в помещение для переговоров. После этого начальники представляются друг другу, если они не были привычны ранее, потом они попеременно воображают собственных сотрудников – от старших служащих к младшим.
Помещение для переговоров должна быть функциональной: столы и удобные кресла, воспроизводящая экран и аппаратура. Единственным украшением возможно букет цветов.
На столы возможно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры. Чай, кофе в большинстве случаев готовят в соседнем помещении.
При подписании договора гость может занимать место справа от хозяина.
Традиция дарения подарков, существует несколько сотню лет, и не устарела, сейчас. сувениры и Подарки в рабочий судьбе делаются с целью налаживания атмосферы и создания доброжелательности конфиденциальных взаимоотношений, благоприятного делового климата. Частенько подарки бывают с эмблемой компании.
Обязанность по подбору сувениров и подарков партнёрам по бизнесу часто возлагается на секретаря. Готовя подарки, нужно не забывать, что и тут существуют правила и свои нормы.
В первую очередь, презент обязан соответствовать вкусам того, кому он рекомендован, но подарки не должны быть через чур дорогими. Взяв через чур дорогой презент, партнер может ощутить должником. Дорогостоящий символ внимания смогут посчитать и за взятку. Презент – это демонстрация не щедрости и богатства, а понимания заинтересованностей того, кому его преподносят.
Подарки в сфере деловых взаимоотношений бывают:
• сувенирные;
• рекламные;
• полезные.
В качестве сувениров применяют недорогие предметы: ежедневник, записная книжка, визитница, брелок, прочие мелочи и зажигалка нужные в рабочий судьбе.
Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую производит эта компания.
Полезные подарки делятся на два вида:
• презент организации;
• презент главе организации.
Случаи вручения подарков:
• юбилейная дата в рабочий судьбе начальников организации;
• юбилейные и другие большие даты в жизни самой организации;
• национальные праздничные дни (8 Марта. 23 Февраля);
• интернациональные праздничные дни (Новый год и Рождество);
• опытные праздничные дни:
• события и значимые этапы в деятельности человека и личной жизни.
Случаи вручения сувениров:
• презентация продукции;
• представление продукции на выставке;
• проведение конференций и семинаров;
• деловая встреча с русскими и зарубежными клиентами/партнерами;
• опытные праздничные дни;
• как признательность партнёрам и клиентам.
бизнес подарков и Деловой уровень-сувениров:
• VIP – для особо важных персон;
• Business – для предпринимателей;
• Promotion – при продвижении по работе;
• имиджевые подарки – для увеличения рабочий репутации.
Не рекомендуется:
• дарить весьма дорогие вещи, поскольку это может поставить человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки родным родственникам.
• дарить весьма недорогие подарки, в силу того, что это уже рассматривается как пренебрежение и скупость к получателю.
• дарить вещи, каковые смогут быть истолкованы как некоторый нелицеприятный намек, получающие в данном, конкретном случае неясное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак» молодоженам;
• дарить то, что вряд ли может понадобиться, даже в том случае, если это вещь хорошая и дорогая. К примеру, не следует дарить спиннинг человеку, не зная, как он относится к рыбалке. Запрещено дарить вещи только по той несложной причине, что они вам самим не необходимы. Не следует дарить да и то, что вам весьма нравится, но к чему второй совсем равнодушен – к примеру, дарить щенка лишь по причине того, что у вас в квартире имеется собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не воображаете, как это люди смогут жить без общества животные.
• дарить парню цветы и сладости, если он не празднует юбилей. Предметы туалета дарят лишь родным родственникам;
• дарить дамам зажигалки, пепельницы – в общем, каждые предметы, которые связаны с курением – независимо от того, курит она либо нет;
• дарить дамам крепкие напитки, а также крепленые вина;
• дарить даме ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку – каждые вещи для стряпни, стирки либо уборки.
• пробовать уладить ссору посредством подарка. Сперва все-таки направляться попросить прощения, наладить взаимоотношения, а только позже закреплять их подарком. В противном случае презент может стать обстоятельством скандала;
• вручая презент, расписывать какая это дорогая и редкая вещь, каких трудов стоило ее приобрести;
• дарить чисто декоративные, непрактичные вещи на новоселье либо свадьбу;
• осуждать вручаемый презент, заведомо принижая его преимущества;
• допытываться, как понравился ваш презент;
• срывать с подарка этикетку с указанием цены. Многие уверены в том, что оставлять ценник неприлично, в силу того, что это возможно расценено как намек: вон как мы раскошелились для тебя! И все-таки эксперты по этикету советуют оставлять этикетку. Во-первых, выяснить приблизительную либо кроме того правильную цену вещи возможно и без этикетки. А во-вторых, этикетка – это свидетельство того, что вещь новая, собственного рода элемент упаковки. Но прилагать кассовый чек не рекомендуется.
• надписывать книги. Это необыкновенное право автора, исходя из этого, напишите слова поздравления на открытке (либо визитке) и положите ее в книгу.
Дарите вещи красиво упакованными. Отлично бы приложить к подарку открытку с соответствующим изображением: к Новому году – новогоднюю и т. д.
Должностным лицам, партнёрам по бизнесу смогут быть подарены цветы, срезанные либо в корзине, художественно оформленные книжные издания, маленькая картина, коллекционное вино либо коньяк и т. п.
партнёрам по бизнесу из-за предела возможно подарить маленькую авторскую картину либо что-либо из произведений народного промысла (палехская либо федоскинская шкатулка, гжельская керамика …), в случае, если ваш гость интересуется подобными вещами. Старайтесь избегать штампов и повторений. Необходимо помнить, что было подарено конкретному человеку ранее.
Лишь близким и друзьям родственникам возможно дарить индивидуальные вещи: галстук, рубаха, духи, губная помада и т. п.
Любой презент должен быть безупречно упакован, даже в том случае, если это недорогая вещь. Будьте внимательны к упаковке, т. к. именно она формирует у человека первое чувство о подарке, совершенно верно так же, как одежда на человеке.
Принципиально важно мочь не только делать подарки, но и принимать их. В то время, когда вы сами принимаете презент, не забывайте, что направляться сперва поблагодарить дарящего, после этого развернуть пакет, взглянуть, что в нем, и еще раз поблагодарить.
Все подарки, независимо от их материальной ценности направляться принимать с однообразной признательностью.
сувениры и Подарки нужно готовить заблаговременно.