Общение и управление коммуникациями

Управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный метод настраивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними.

(Якокка Ли. Карьера менеджера)

В самом неспециализированном виде общение выступает как форма жизнедеятельности. Оно выступает средством общественного форм опыта и передачи культуры [12, с. 355-356]. В отечественном курсе мы сосредоточим внимание на деловом общении. Фактически в любой момент, говоря об общении, употребляют термин «коммуникация». Разглядим оба этих понятия.

Деловое общение –взаимодействия и процесс взаимосвязи, в котором происходит обмен деятельностью, опытом и информацией, предполагающим достижение определенного результата. В его ходе ставятся конкретные задачи, каковые требуют собственного решения, либо реализуются определенные цели. У делового общения должен быть конкретный итог – продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, и сопутствующие им эмоциональные переживания и интеллектуальный анализ (Рамендик Д. М. Деловое общение)

Главная задача делового общения — обеспечение продуктивного сотрудничества.

Коммуникация: 1. Передача информации либо данных от лица к лицу (идеи, образы, оценки, установки и т.д.) 2. Линия либо канал, соединяющий участников обмена данными (информацией) 3. Сотрудничество, благодаря которому информация либо эти передаются; процесс их приёма и передачи. [14, с. 175]

Исходя из приведенных определений, возможно сказать, что коммуникация — часть общения, обслуживающая сотрудничество людей в ходе общения. Деловое общение – особенный вид общения, отличающийся от межличностного тем, что оно принудительно. В деловом общении мы не можем прекратить сотрудничество с партнером (по крайней мере, без утрат для обеих сторон).

В организационном поведении и деловом общении люди вынуждены всегда учитывать правила служебной иерархии и опытной этики, каждому приходится

трудиться с приятными и неприятными людьми, учитывать специфику корпоративной культуры. Деловое общение – общение по строгим правилам, знание которых непременно. Существуют особые ритуалы делового общения. Это деловые беседы различного вида, деловая переписка, рабочий этикет, атрибуты делового общения, вербальные и символы отношений и невербальные знаки, барьеров, защиты от распрей. Посредством ритуальных форм: обращений, приветствий, комплиментов, мы можем усилить либо ослабить результативность деятельности. Но в целом, в деловом общении мотивацией и целью есть совместная деятельность, и потому оно не может быть сведено к внешним формам.

В каждом конкретном случае эффективность совместной деятельности улучшается либо ослабляется личными отношениями партнеров. Для настоящего понимания психотерапевтических изюминок конкретной обстановке, появившейся в следствии деловых взаимоотношений, принципиально важно выяснить степень и характер влияния личностного фактора на цели, формы и результаты общения. Деловое общение формально обезличено, исходя из этого в деловом общении мотивы и интересы участников смогут быть скрыты и нуждаются в расшифровке. Неприятности делового общения: трудности, нарушения, преграды, конфликты, имеют собственные способы и свою специфику разрешения.

Выделяются следующие преграды общения:

отвлечения и Физические барьеры. Средство преодоления — помещение для встреч.

Преграды восприятия. Отечественные догадки затрудняют коммуникации. Для неспециализированных знаний/понимания одному либо нескольким участникам нужно поменять собственные представления, контролировать собственные предположения – задавая вопросы человека о том, что он знает о предмете и каково его познание.

Эмоциональные преграды. Ужас (критики, негативной реакции) и недочёт доверия — два самых распространенных эмоциональных барьера. Недочёт доверия ведет к нежеланию людей информировать собственные мысли и эмоции, но и идеи.

Культурные и национальные преграды распространяются на ценности; практику работы; закрытость/открытость опытных взаимоотношений.

Языковые преграды, включая сленг.

Преграды, которые связаны с полом и статусом. Статус (настоящий либо мнимый) оказывает главное влияние на коммуникации. В общем случае: в смешанной группе мужчины и руководители говорят больше дам; приятели чаще перебивают дам; приятели чаще разрешают прерывать их вторым мужчинам, чем дамам; приятели более склонны поменять тему беседы по окончании слов дамы.

Межличностные преграды — появляются в отсутствие сильных и гармоничных взаимоотношений между людьми. Следствие – низкое уверенность и взаимное доверие друг в друге [11, с. 47-49].

Таблица 2.1. Формы делового общения:

Деловая беседа Межличностное общение нескольких собеседников для разрешения деловых неприятностей либо установления деловых взаимоотношений.
Беседа по телефону Метод своевременной связи, ограниченной по времени, требующей знания правил этикета телефонных бесед (приветствие, взаимопредставление, обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание)
Деловые переговоры Обмен мнениями с целью достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон
Служебное заседание Метод привлечения сотрудников к процессу принятия ответов, инструмент вовлечения сотрудников к делам собственного подразделения либо организации в целом
Деловая дискуссия Обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более либо менее определенными правилами процедуры и с участием всех либо отдельных её участников
Деловая переписка Письменная форма сотрудничества с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте или по email.
Публичная обращение Монолог, направленный аудитории для оказания и информирования слушателей на них желаемого действия (убеждение, внушение, энтузиазм, призыв к действию)
Стенная печать, табло и т.п. Опосредованная форма общения информационного характера

(Источник: Рамендик Д. М. Деловое общение, 2003)

Задание 2.1. На базе данных таблицы 2.1 выясните, какие конкретно преграды общения свойственны каждой из форм делового общения. Поделитесь опытом преодоления этих барьеров.

Успешность общения сильно зависит от стиля общения. «Он складывается во многом интуитивно, неосознанно на базе субъективного эмоционального прогноза возможности удовлетворения заинтересованностей участников общения.

1) Доброжелательный – человек уверен, что и он, и партнер будут удовлетворены общением. На данной базе смогут складываться равноправные, партнерские отношения. Такое общение никем намерено не управляется и осуществляется в рамках существующих правил и интересов и традиций участников общения.

2). Недоверчивый – человек думает, что он может удовлетворить неспециализированные интересы, а партнер — нет. В этом случае проявляются лидерские, кроме того агрессивные тенденции, в особенности в случае, если у человека в общении преобладает потребность в достижении успеха методом контроля над вторыми.

3). Самокритичный — человек думает, что он не имеет возможности удовлетворить ответственность и общие интересы, по большей части, лежит на партнере. В большинстве случаев в деловом общении таковой человек ведет себя податливо, у него выражена озабоченность собой и потребность в другом.

4) Пессимистический – человек уверен, что ничего хорошего из данного общения не окажется, т.к. ни он сам, ни его партнер не в силах удовлетворить собственные и неспециализированные интересы. У для того чтобы человека в общении проявляется некая отрешенность, кроме того неадекватность, погруженность в себя, сохранение эмоциональной расстоянии, рвение к независимости, отдаление от вторых, «дабы не стало еще хуже».

Самым гармоничным есть лишь первый стиль общения, остальные стили неэффективны, они не смогут абсолютно удовлетворить интересы партнеров. Но, человек далеко не всегда может адекватно оценить личный и чужой стили общения, т.к. стиль формируется, во многом, бессознательно. Исходя из этого принципиально важно стремиться понять стиль общения и гармонизировать его. [15]

По методу сотрудничества общение различается. Выделяют 10 стилей общения (см. табл.2)

Таблица 2.2. Стили общения

Стиль Черта
Доминантный Принижение роли вторых («Я глава, ты – дурак»)
Драматический Преувеличение, эмоциональная окраска содержания сообщения
Спорный Враждебный, обосновывающий
Успокаивающий Расслабляющая манера для понижения тревожности собеседника
Впечатляющий Произвести благоприятное чувство
Правильный Нацелен на аккуратность и точность сообщений
Внимательный Проявление интереса к содержанию сообщений собеседника
Воодушевленный С применений невербального поведения (жесты, перемещения тела, контакт глаз…)
Дружеский Поощрение собеседника к открытости и общению
Открытый Воображающий рвение к откровенному выражению точек зрения, чувств и т.д.

(Источник: Социальная психология: словарь — справочник)

Задание 2.2 Подберите соответствующий стиль общения для каждой из форм общения. С какими трудностями Вы встретились при подборе?

Ремендик Д. [15 пишет]: «Деловое общение это живой процесс и оно включает пара фаз общения.

1) Подготовка — выбор места и времени, определение для себя желаемого результата, и вероятных и нежелательных компромиссов. Предварительно может планироваться и допустимая глубина доверительности в отношениях — желаемая и вероятная.

2) Вхождение в контакт, со-настройка с партнером, возможность освоиться самому и разрешить освоиться партнеру, осознать его состояние и настроение. На данной фазе принципиально важно расположить к себе партнера и установить контакт. Этому смогут помогать приемы фактического общения – малозначительные беседы на ритуальные темы о погоде, природе, спорте и т.п. Помимо этого, созданы особые технические приемы для облегчения и ускорения контакта — беседы на темы, очень интересующие партнера, имитация дыхания, перемещений и т.д., а также – маленькое угощение сладостями и безалкогольными напитками, преподнесение маленьких подарков. На данной фазе крайне важно первое чувство, которое Вы произведете на партнеров и они – на Вас. Это чувство задает целый тон общение и, быть может, предопределяет его финал. Первое чувство очень тяжело поменять, но, если оно благоприятно, на его фоне смогут пройти без последствий многие оплошности.

3) Концентрация внимания на проблеме, задаче сторон, теме беседы (о чем, фактически, идет обращение).

4) Мотивационный зондаж – задача данной фазы пребывает в том, чтобы выяснить его интересы и мотивы собеседника (а для чего он ко мне пришел и все это говорит?). На данной фазе устанавливается глубина доверительности (либо недоверия). Эта фаза актуальна лишь при общении мало привычных людей либо в каких-то особенных событиях.

5) переключения и Поддержание внимания его в необходимое русло — выпятить то, что необходимо, что необходимо — скрыть. Эта фаза предполагает не совсем искреннее общение с элементами манипулирования. Она обычна в деловом общении.

6) убеждение и Аргументация, в случае, если имеется расхождение во мнениях.

(Фазы 5 и 6 смогут повторяться многократно, в т.ч. в виде уловок).

7) Паузу в общении. В случае, если появилось напряжение, общение, возможно, целесообразно временно прервать, даже в том случае, если итог не достигнут. Прекращение общения должно быть перерывом, а не разрывом. Резкость хотя бы одного из партнеров может стереть с лица земли громадную работу по налаживанию взаимоотношений.

8) Фиксация результата нужна лишь в деловом общении, но возможно желательна и в некоторых случаях при ответе межличностных распрей.

Для участника делового общения принципиально важно мочь слушать собственных партнеров (особенно принципиально важно на фазах 2-6) и мочь делать так, дабы его слушали (особенно на фазах 3, 5, 6 и 8). Для этого необходимо обучиться самому слушать вторых и знать обстоятельства, каковые мешают слушанию.

Действенное слушание — осмысления и активный процесс понимания услышанного, в особенности нужно в деловом и кризисном общении. В далеком прошлом как мы знаем, что лучший собеседник не тот, кто может отлично сказать, а тот, кто может отлично слушать. Люди склонны слушать другого лишь по окончании того, как выслушали их.

Главные обстоятельства не слушания:

1. Поглощенность собственными мыслями.

2. Эмоциональная неуравновешенность, поглощенность собственными чувствами.

3. Уязвленное самолюбие и, как следствие, психотерапевтическая защита – заведомо отрицательное отношение ко всему, что будет сообщено, «активное не слушание».

4. Выставление оценок сообщённому партнером со собственных личных эмоциональных позиций (типа: Какая чушь!).

5. Утрата интереса и внимания к партнёрам и теме.

6. Не владение техникой понимания и слушания.

В случае, если начальник желает слушать и осознавать партнеров (а это ему профессионально нужно), ему необходимо избегать всех этих обстоятельств. Если он желает, дабы слушали его, направляться позаботиться о том, дабы эти же обстоятельства не появились у слушателя:

  • не следует через чур очень сильно перегружать его мышление и память, т.е. не нужно заставлять его удерживать в сфере внимания в один момент более 5 объектов либо доводов и обсуждать более 1 неприятности;
  • по возможности, осуществлять контроль эмоциональность партнера;
  • не обижать партнера и не выставлять ему оценок, и не давать предлога вести себя так по отношению к Вам;
  • поддерживать его интерес к теме и к Вам лично, а если не удается – одновременно с организовать паузу.

Начальнику, участвующему в деловом общении, полезно знать кое-какие приемы понимания и эффективного слушания:

1) Нерефлексивное слушание- большое сосредоточение на речи собеседника при минимальном вмешательстве в нее, внимательное молчание. Такое поведение слушающего облегчает самовыражение говорящего. Нейтральные реплики, позы, жесты, мимика высказывающие понимание и заинтересованность приводят к желанию продолжать общение. Особенно действенно, а время от времени и единственно быть может, в случае, если говорящий находится в кризисе, не не сомневается в себе, смущается, необоснованно пессимистичен либо самокритичен, а слушающий желает ему оказать помощь.

2) Выяснение — прямое обращение за уточнениями: Прошу вас, уточните…Я не осознаю, что Вы имеете ввиду. и т.п.

3) Перефразирование — личная формулировка для проверки точности понимания: В случае, если я Вас верно осознал… Особенно уместно в произвольных дискуссиях.

4) Резюмирование чувств и основных мыслей говорящего, в особенности при долгих переговорах, беседах.

5) Отражение (либо укрывание) эмоций — по большей части, основанное на понимании несловесных сигналов. Вероятны уточнения типа: Возможно, Вы ощущаете… Но, с открытым применением этого приема необходимо быть очень осмотрительным – быть может, партнер вовсе не желает, дабы Вы осознали его эмоции. Лучше промолчать и применять собственный познание косвенным образом.

Главное в ходе делового общения – действенный обмен информацией. Но было бы заблуждением вычислять, что информация передается лишь словами. Потоки информации, которой обмениваются партнеры в ходе общения образуют своеобразные каналы общения:

1) Прямой — то, что один партнер (источник) информирует второму в явном виде, в большинстве случаев, словесно либо посредством особых схем, чертежей, формул, образцов и т.п.

2) Косвенный — информация по поводу этого сообщения, которая добывается интуитивно либо деятельно (к примеру, методом особого наблюдения) и результатом которой есть доверие либо недоверие к сообщению и партнёру, приобретаемому по прямому каналу.

3) Управляемый косвенный — сообщение, принимаемое как ненамеренное, но отправляемое намеренно, чтобы привести к доверию (либо недоверие) к какому-либо сообщению, уловки .

Содержание общения включает в себя определенные методы действия партнеров друг на друга. К ним относятся: заражение, внушение, подражание и убеждение.

Заражение. В самом неспециализированном виде его возможно выяснить как бессознательную, невольную подверженность человека определенным психологическим состояниям. Оно проявляется через передачу определенного эмоционального состояния. Экспериментально установлено, что чем выше уровень развития личности, тем критичнее её отношение к действию, и тем самым не сильный воздействие механизма «заражения».

Внушение. Это целенаправленное неаргументированное действие одного человека на другого. При внушении осуществляется процесс передачи информации, основанный на ее некритическом восприятии. Внушение производится методом яркого прививания психологических состояний, причем не испытывает недостаток в логике и доказательствах. Внушение – это эмоционально-волевое действие.

Убеждение. Оно выстроено на том, дабы посредством логического обоснования добиться согласия от человека, принимающего данные Убеждение представляет собой интеллектуальное действие на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению.

Подражание. Его специфика, в отличие от внушения и заражения, пребывает в том, что тут осуществляется не простое принятие внешних линия поведения другого человека, а воспроизведение им линия и образов демонстрируемого поведения. Потому, что речь заходит об усвоении предложенных образцов поведения, существуют два замысла подражания: либо конкретному человеку, либо нормам поведения, выработанным группой».

Общение, в т.ч. и деловое, включает в себя не только обращение. В общении участвует целый организм человека. Отношение к происходящему в ситуации общения показывают позы, жесты, положение туловища и т.д. – так именуемое невербальное общение.

Невербальные (бессловесные) средства общения делятся на [14, с. 288-289]:

Визуальные (кинесику) – перемещения рук, ног, головы, туловища; визуальный контакт и направление взгляда; выражение глаз; выражение лица; позы (локализация, их смена довольно словесного текста).

Кожные реакции – покраснение, бледность, пот и т.д.

Отражение расстояния – расстояние до собеседования, угол поворота к нему, персональное пространство.

Вспомогательные средства – изюминки телосложения, гендерные и возрастные показатели, средства их преобразования (одежда, косметика, очки, украшения, татуировки, усы, борода, сигарета и т.д.).

Звуковые – интонация, громкость, тембр, тон, ритм, высота звука, речевые паузы и т.п.

Экстралингвистические (не связанные с речью) – хохот, плач, кашель, вздохи, шмыганье носом и т.п.

Тактильно-кинестезические – физическое действие, к примеру ведение под руку; такесика – пожатие руки, похлопывание по плечу; ольфакторные — запахи экологии, естественные и неестественные запахи человека.

Задание 2.3. Применяя лишь невербальные средства общения передайте: согласие, одобрение, помощь, сочувствие, бешенство, скуку, антипатию и симпатию к собеседнику. Установите контакт с собеседником.

Мы достаточно полно разглядели процессы общения. Перейдем к рассмотрению коммуникаций. Неспециализированная схема представлена на рисунке 2.1.

Общение и управление коммуникациями

Рис. 2.1. Несложная модель коммуникации

Сущность схемы сводится к тому, что коммуникация рассматривается как линейный процесс, в котором отправитель разрабатывает сообщение и передает его через коммуникационный канал получателю. Три главных компоненты модели:

1. Отправитель (источник) закодированного сообщения.

2. Канал (среда) передачи волны.

3. Получатель, раскодирующий сообщение.

Помимо этого, имеется шумы (помехи) в канале, ограничивающие количество передаваемой информации.

Задание 2.4. На основании схемы выясните вероятные неприятности при выстраивании коммуникации

Имеется другая модель коммуникаций (конструктивистская модель). Ее сущность в том, что в ходе коммуникаций участвуют люди — субъекты, создающие смыслы. Мы строим ментальные модели.

представления и – Ментальная модель идеи, применяемые для направления отечественных действий, следствий и понимания причин и для придания смысла отечественному опыту. Это — эмпирическое обобщение, единица опыта, процессы авторегулирования, не разрешающие смешивать взгляды и собственные чувства с взглядами и чувствами другого человека.

Условия становления личности, жизненный опыт у людей разен, исходя из этого и их представления (конструкции) различаются. При выстраивании коммуникаций принципиально важно эти различия восприятия учитывать. Предлагается в этом случае подниматься на точку зрения собеседника (эмпатия).

Шесть шагов к принятию точки зрения другого человека и сопереживанию (на базе Беннет (Bennett), 1987):

1. Принимайте различия — поиск различий в том, как второй человек видит обстановку.

2. Знайте себя. Для чувствительности вторых нужно осознавать, что к не считая отечественного взора имеется и другие.

3. Сдерживайтесь. Нужно на время отвлечься от собственных мыслей и заметить мир другого человека (переключение -смена совокупности координат).

4. Применяйте управляемое формирование суждений. Нужно приобретать обратную сообщение на собственный мнение.

5. Применяйте опыт эмпатии. При получении информации, составляется представление о мнению другого человека (сконструирование). Это знание имеет сокровище тогда, в то время, когда нам нужно спрогнозировать, как в будущем человек отреагирует на какое-либо сообщение либо обстановку.

6. Возвращайтесь к себе. Сейчас возможно возвратиться к нашему взору на обстановку – уже поменянному. Рвение осознать взор другого человека так есть базой с целью достижения согласия [11, с. 41-42].

Модель нужна тем, что показывает зависимость между прилагаемыми степенью и усилиями общности ментальных установок. Чем они ближе (приятели), тем меньше упрочнений требуется, и напротив (см. рисунок 2.2)

Представление о приемах эмпатического общения и втором дает приложение 3.

Общение и управление коммуникациями

Рис. 2.2. Континуум догадок «сходство-различие»

От чего зависит интенсивность коммуникаций? Какие конкретно каналы передачи сообщений лучше применять? Отмечено, что интенсивность коммуникаций зависит от однозначности ситуации и степени определённости. Чем они неизвестнее и неоднозначнее, тем выше должна быть интенсивность коммуникаций (см. рисунок 2.3).

Общение и управление коммуникациями

Рис. 2.3. Сообщение интенсивности определенности коммуникации и степени ситуации

При неопределённости и высокой неоднозначности нужно применять самые «насыщенные» средства – индивидуальные прямые контакты (встреча, как вариант – Skype). Личное общение есть самым информационно богатым, предоставляет возможность стремительной и двунаправленной обратной связи. Сообщение возможно мгновенно откорректировать, уточнить, усилить и трактовать. Дафт и Ленджел (1986) показывают, что личное общение разрешает задавать вопросы и вносить коррективы (мгновенная обратная сообщение). С позиций коммуникаций в личном общении задействован множественный комплект сигналов — часть сообщения (физическое присутствие, интонации, положения тела и жестикуляцию, слова, числовые и графические знаки). В личном общении задействовано все достаток языка: диапазон значений, передаваемый при применении чисел и языка. Естественный язык для идей и передачи понятий, а числа – точность. Сообщение при личном общении ь передается более полно, т.к. оно содержит эмоции и личные чувства; сообщения возможно согласовать с пониманием получателя, его потребностями и текущей обстановкой (персональный фокус) [11, с. 58-60].

По сути, индивидуальные контакты должны дополняться иными средствами коммуникаций: перепиской, стенной печатью, табло и т.д. Требования к этим каналам коммуникации предельно несложны – краткость, высокая информационная насыщенность, эмоциональность (кроме того цифры смогут «кричать»!). Так, количество текста (сопроводительная записка в адрес начальника) не должен быть больше 2-х страниц, фразы – достаточно маленькие – 7-9 слов, стиль изложения, лексика соответствовать стилю адресата. Время публичного выступления – не более 5-7 мин., — на языке, понятном аудитории. Все иное воспринимается не хорошо.

Отельного рассмотрения заслуживают заседания. Они отнимают довольно много времени у начальника. Нам приходилось разбирать временные затраты начальников. В отдельные дни длительность участия на заседаниях превышала длительность нормированного рабочего дня. Наряду с этим нужно заявить, что довольно часто заседания бывают неэффективными и нерезультативными. Так, одно из изучений продемонстрировало, что КПД заседания – 2%.

Общение и управление коммуникациями

Необходимы ли заседания? Ответ однозначен – да! Но при соблюдении последовательности условий.

1. Установите цели. Ими смогут быть:

  • объединение опыта и знаний участников (обучающее, инструктивное);
  • озвучивание жалоб и претензий (претензионное – как следствие не хорошо отлаженных коммуникаций, излишнего внешнего контроля. Довольно часто отмечается при функциональном подходе, реже – при процессном, очень редко – в проектах);
  • предоставление и сбор информации (информационное – при не хорошо отлаженных коммуникациях, не сильный применении достижений IT);
  • оценка текущего состояния дел либо выяснения последствий трансформаций (проблемное). Предваряет принятие ответов выбора путей и стратегического характера разрешения непростой неприятности;
  • принятие ответов (проблемное). В большинстве случаев проводится с целью формирования неспециализированных подходов, включает элементы обучения;
  • распределение ресурсов (бюджетное) – разновидность проблемного с очень сильно совпадающими целями;
  • оказание влияния на политику – разновидность проблемного, но связано с подбором доводов, ревизии связей, разрешающих оказать влияние на трансформацию политики;
  • предоставление помощи в ответе неприятностей (консультационное, с элементами обучения);
  • повышение приверженности и развитие сотрудничества работников – обучающее, с элементами воспитания; ·
  • распределение обязанностей, согласование действий – координационное, требует участия всех причастных к операционному процессу [11, с. 64];

По собственному стилю заседания разнородны. Выбор стиля зависит как его целей, так и расстановки сил его участников. Заседания отличаются по двум измерениям: «формальный–неформальный» и «состязательный–согласительный». Параметр «формальный–неформальный» адресуется к сфере компетенции (цели, функции, обязанности и т.д.). При формальных заседаний нужны формальные роли (глава, секретарь). В любом случае необходимы оговоренные ведение и процедуры протокола – для достигнутых договорённостей и фиксации решений. Параметр «состязательный–согласительный» адресуется к типу дискуссии. На состязательных заседаниях присутствует оспаривание, несогласие либо противодействие, а на согласительных подчеркивается то, что согласовано и употребляется в качестве отправной точки для согласования вторых вопросов.

Заседания каждого стиля предоставляют ограничения и свои возможности для участников. На состязательно-формальных заседаниях поощряются личные успехи и требуются политические навыки. При подготовке к такому заседанию нужно знать документы, иметь оппонентов и свою аргументацию. Нужно искать компромиссы в это же время, что желаете Вы, и тем, чего желают они. Главным политический навык – предварительные переговоры и определение союзников с ними (лоббирование) . Данный тип заседания зависят от главы. На формальных / неформальных согласительных заседаниях внимание уделяется достижениям группы, взятым за счет коллективных упрочнений. Глава имеет меньшее значение, при наличии — играется координирующую роль. От участников требуются: навыки слушания, четкая и уверенная манера изложения, честность и открытость, уважение точек зрения вторых, проявление интереса к ним, познание процесса принятия ответов и внимание к нему. Ответственны самодисциплина, представление о потребностях заседания. В другом случае обсуждение затянется [11, с. 66-67].

Выше мы говорили о низкой результативности замечаемых заседаний. Их обстоятельства очевидны:

  • неясные цели инициатора заседания;
  • недостаточная подготовка – не разосланы повестка, регламент, материалы для дискуссии;
  • нехорошее управление временем – отсутствие регламента, или контроля за его соблюдением;
  • много участников -оптимальная численность для большинства заседаний 4-7 чел;
  • отсутствие повестки дня (нет предмета дискуссии) – посидели, поболтали, разошлись;
  • отсутствие протокола либо записей прошлого заседания;
  • отсутствие контроля выполнения;
  • нехорошее ведение заседания;
  • нехорошие коммуникации между участниками;
  • игнорирование «правил « [11, с. 67-68].

Что нужно знать инициатору заседания, ведущего его? Он может выбрать одну из двух ролей, или классического председателя, или фасилитатора. Их отличие продемонстрировано в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Функции глав

Классического Фасилитратора
Обеспечить честную игру, отвечать за движение заседания, сохранять нейтралитет Обзор задач и целей, помощь группе в исполнении задач, осознании ответственности за достижение целей. Минимальная эмоциональная вовлеченность
Открытие заседания, декларация целей, ознакомление с повесткой, обеспечение ее соблюдения и выполнения регламента, закрытие заседания Ознакомление с повесткой и получение ее одобрения, договоренность о кратком представлении каждого пункта, сообщение опоздавшим о проделанной работе, контроль времени, оценка хода заседания по завершению
Выбор выступающих, уточняющие вопросы, подведение итогов дискуссии, контроль содержания выступлений, арбитраж, его завершение и этика обсуждения Поощрение участия каждого, поощрение высказываний разных мнений, помощь в удержании темы, безопасность выражения эмоций, предложения по урегулированию распрей, прояснение и подведение итогов дискуссии
Обеспечение принятия ответов, определение времени голосования, его проведение, определение важных за исполнение ответов Напоминание о процедурах нахождения консенсуса, поиск областей согласия, проверка его успехи, определение важных за исполнение согласованных действий
Контроль соблюдения установленных правил, знание этих правил, принятие ответа по процедурным вопросам
Функционировать от лица заседания, получать реализации ответов, воображать группу вне организации Помощь в принятии ответов о том, кто будет функционировать от лица группы, получать исполнения ответа, воображать вовне

(Источник: Управление персоналом и организацией, с. 68-69)

Для совершенствования навыков председательства рекомендуется:

1. На стадии подготовки:

• Прочесть и согласовать соответствующие документы;

• Обдумать метод группировки пунктов повестки дня и работы над ними.

• Попросить участников представить вопросы повестки дня;

  • Взять дополнительные разъяснения либо данные.
  • Ознакомиться с документами.
  • Распределить время по пунктам повестки.
  • Распознать вероятные области распрей либо затруднений.
  • Обдумать их реакции и состав участников на вопросы повестки.
  • Убедиться, что Вы понимаете правила, процедуры и порядок дискуссии [11, с. 70].

При подготовке и проведении заседания кроме этого серьёзна роль секретаря. В большинстве случаев он несёт ответственность за заказ помещения, распространение нужной документации, голосования и организацию выборов, распространение и составление протоколов заседания. Помимо этого принимает участие в формировании повестки дня, ведет протокол. Нужный навык — умение осознать сущность дискуссии и совершенно верно ее записать [11, с. 71].

Нужным инструментом при подготовке заседания может следующая таблица:

Общение и управление коммуникациями

Резюме:

  • Управление нереально без коммуникаций и общения.
  • Общение не сводится лишь к речевому обмену, в нем участвует целый организм.
  • Успех общения обеспечивается не только навыками передачи информации, но и их приема (умение слушать)
  • Общение – процесс, складывающийся из нескольких фаз. Пренебрежение ими снижает эффективность общения
  • Интенсивность коммуникаций зависит от определённости и сложности обстановки, чем выше сложность и ниже определенность, темы более насыщенные средства должны быть использованы. Самым насыщенным средством есть личное общение.
  • Серьёзным элементом делового общения являются заседания. Их проведение требует особенной навыков и подготовки ведения.

КОММУНИКАЦИЯ: лучший универсальный способ- НЕНАСИЛЬСТВЕННОЕ ОБЩЕНИЕ


Интересные записи:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: