Одна из главных задач ведущего деловое заседание в демократическом стиле, — привлечь как возможно больше фактов, дабы более полно оценить сложность обсуждаемой неприятности, и вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Как утверждает узнаваемый американский психолог Алан Е. направляться, чьи советы приводятся ниже[15], ведущий заседание обязан в первую очередь узнать: 1) каковы факты и 2) как их оценивают присутствующие. Само собой разумеется, у него должна быть собственная точка зрения на ситуацию , но нужно знать и точку зрения вторых, а в противном случае не осознать, правы они либо нет в собственном понимании неприятности.
В случае, если верна чужая точка зрения, ведущий может поменять собственный взор на обстановку. В случае, если коллеги не правы либо пропускают что-то значительное, в любой момент возможно сказать недостающие факты. В -любом случае в любой момент принципиально важно знать, что думают и что смогут сделать другие люди.
Факты да и то, как присутствующие на заседании оценивают эти факты, — вот база для принятия ответа. Легче и стремительнее получить необходимую информацию для этого через верно поставленные вопросы. Посредством таких вопросов возможно удачно передать собственные мысли и выстроить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы — красивый инструмент чтобы направить заседание в желательное для вас русло.
Все разнообразие вопросов, используемых в ходе любого делового заседания, возможно поделить на два типа: это закрытые и открытые вопросы[16].
Закрытые вопросы — это наводящие вопросы, на каковые возможно ответить весьма кратко. Значительно чаще на них отвечают «да» либо «нет». Ответы смогут быть «верные» и «неправильные». Это определяет ведущий заседание.
Через чур довольно часто использовать закрытые вопросы не нужно: возможно взять «да» от человека, что дает тот ответ, которого мы ожидаем. Но ведущий заседание может поставить вопрос весьма узко, дабы не пропустить какой-то серьёзный нюанс неприятности.
Легче и стремительнее получить необходимую информацию через вопросы открытого типа. Применяя открытые вопросы «что» и «как», вы получите полную картину того, как говорящий принимает обстановку. Они разрешают приглашенным высказывать собственные точки зрения на обсуждаемую обстановку.
Опрашивая вторых и додавая личный опыт, вы сможете систематизировать проблему. Перед тем как функционировать, нужно осознать, что человек ощущает и думает и по какой причине конкретно так, а не в противном случае. Обстоятельства кроме этого серьёзны для принятия ответа, а они узнаются через хороший вопрос «по какой причине?»
Задавая вопрос «по какой причине?», мы подталкиваем, заставляем присутствующих искать ближние либо отдаленные обстоятельства обстановки. Но из-за принудительного характера этого вопроса не нужно через чур довольно часто им пользоваться.
Как мы знаем, люди с радостью излагают собственные мысли, в то время, когда их поощряют к этому. Кому-то оказывает помощь сказать одно лишь ваше молчание. Значительно лучше поощрить человека умело поданной репликой либо жестом, передающими ваш интерес к теме беседы.
Кивок головой — это уже хорошее поощрение. Открытые ладони, вольно лежащие на коленях, показывают, что вы хотите продолжать разговор. Ухмылка передает теплоту и оказывает помощь говорящему быть откровенным. Таковы кое-какие невербальные методы поощрения.
Вербальное поощрение выражается в прямом повторении главных выражений и слов человека, которого вы слушаете. Это выглядит так легко, что таковой прием довольно часто игнорируется. В это же время психологи установили, что именно он заметно повышает эффективность общения. Поощрение — повтор главных слов говорящего практически подталкивает его детально изложить собственные мысли.
Людям приятно, в то время, когда их слушают. Но особенно приятно им знать, что их совершенно верно услышали и их мысли не искажены. Пересказывая, вы возвращаете говорящему сущность его слов в сжатом виде. Пересказ строится на поощрении. выражения и Главные слова говорящего повторяются вами чтобы проверить, совершенно верно ли вы восприняли услышанное.
Так, совокупность приемов (открытые вопросы, пересказ и поощрение) оказывают помощь лучше осознать, о чем и как думает говорящий. Пользуясь ими, вы осознаете движение его мыслей и сможете стремительнее убедить его, в случае, если такая необходимость появится.
Имеется много высококвалифицированных экспертов, каковые применяют приемы эмоционального действия на говорящего. Психологи именуют эти приемы «отражением эмоций». Они хороши тем, что соединяют вас с эмоциональным состоянием партнера, налаживая с ним обратную сообщение через пересказывание замечаемых у него чувств.
Маленькое признание эмоций другого человека очень часто бывает нужным. Предположим, ваш компаньон чем-то глубоко огорчен, и это мешает ему заняться делом. До тех пор пока он не израсходовал целый собственный эмоциональный запал, не следует сходу переходить к вопросу, интересующему вас. Признание его личности, выраженное в отражении его эмоций усиливает хорошее отношение к вам в ходе его рассказа, улучшая тем самым отношение к делу по большому счету.
Время от времени приходится выслушивать долгий путаный монолог говорящего. Это не редкость по двум обстоятельствам. Во-первых, не все могут четко формулировать собственные мысли. Во-вторых, люди довольно часто склонны приводить значительно больше фактов, чем это нужно. Такие люди способны продолжать монолог и тогда, в то время, когда внимание к ним ослабевает. Однако они все говорят и говорят. Один из самые деликатных способов их остановить -это сжато и кратко обобщить услышанное (сформулировать резюме).
Такое обобщение похоже на пересказ, но у него имеется два отличия: 1) обобщение напрямую подводит результат всего услышанного и 2) оно показывает лишь на его главные моменты. В большинстве случаев ведущий заседание это делает приблизительно так: «Мы слышали, что вы сообщили, и мне думается, что вы имели в виду следующее…».
Не смотря на то, что такое резюме говорит только о том, что говорящего выслушали, данный прием разрешает продолжить обсуждение неприятности и ставит заслон повторам, отнимающим время.
Резюмируя выступление, помните отметить его самые эмоциональные моменты. Выступающему ответственна внимание и ваша признательность.
Так, вся обрисованная выше микротехника делового общения в ходе заседания образует главной порядок выслушивания, что сводится к следующей схеме.
1. Открытые вопросы для получения неспециализированной картины неприятности, включая вопросы типа «что» для обнаружения фактов и «как» для ценностей и понимания чувств в связи с этими фактами.
2. Поощрение, которое содержится в повторении главных слов. В следствии вы приобретаете более все данные.
3. Обратная сообщение в виде пересказа, дабы выступающий осознавал, что его верно услышали.
4. признание и Отражение эмоций, позволяющее понять собеседнику, что вы увидели главные чувства.
5. Резюме, которое систематизирует, организует эмоции и факты.
Действуя по данной схеме, ведущий заседание сможет удачно его совершить. Открытые вопросы разрешат всем присутствующим высказать собственный мнение. Прием поощрения окажет помощь развить главные идеи, а отражение и пересказ эмоций посоветуют ему, верно ли он выслушал группу. Обобщение, используемое по ходу заседания и необходимое в конце, окажет помощь привести чувства и факты в совокупность.
В ходе проведения делового заседания крайне важно осуществлять контроль его движение. В данной связи громадной интерес воображают рекомендации германского психолога Михаэля Биркенбиля.
1. Ведущему заседание направляться оставаться на нейтральных позициях! Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
2. Неизменно поддерживать разговор. В случае, если появляется неловкая пауза, сразу же вмешаться: посредством дополнительных вопросов, объяснений либо методом подведения предварительных итогов.
3. Срочно принимать меры при происхождения напряжения, обусловленного чувствами. Ни за что не должен разгореться спор!
4. Отклонять непродуманные ответы! Лишь подкрепленные фактическим материалом ответа должны приниматься во внимание.
5. Участники заседания должны высказываться методом поименного вызова.
6. В любой момент обязан сказать лишь один человек. Нужно мешать происхождению дискуссий на заседании.
7. Ведущий заседания обязан выслушивать мнения всех оппонентов! Никакие идеи не отстаиваются так настойчиво, как те, каковые не рассматривались.
8. Заседание — не поле боя, на котором соперник должен быть стёрт с лица земли, исходя из этого нужно стремиться к выработке неспециализированных подходов. В любой момент возможно отыскать точки соприкосновения, в случае, если лишь захотеть.
9. направляться нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, каковые допускают отдельные участники. Заседание должно последовательно, ход за шагом приближаться к ответу поставленной неприятности.
10. Дабы исключить недоразумения, нужно уточнять сообщения отдельных участников посредством фраз: «Я это верно осознал? Так будет верно?»
11. Нужно чаще подводить промежуточные итоги, чтобы показать участникам, как близки они уже к цели.
12. направляться строго экономить время! Уже в начале нужно растолковать, что неприятность возможно несомненно решена в отведенное время. В случае, если это быть может, то не нужно затягивать заседание ни на одну 60 секунд.
Дабы деловое заседание было плодотворным и не превратилось в балаган, ведущий (председательствующий) обязан обладать техникой проведения дискуссий. В первую очередь, нужно стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях участников и, следовательно, исключает применение противоположных ей — по символу -средств аргументации собственной точки зрения в виде насмешек, прерывания оппонентов, резких выпадов в их адрес, а время от времени и очевидного хамства (словом, всего того, чем так славятся дискуссии отечественных политиков и доморощенных парламентариев). Но дабы дискуссия купила вправду цивилизованный темперамент, нужно особенно пристально следить, дабы рабочий спор между участниками был предметным и имел временные границы, и за тем, дабы не допускать личной неприязни у спорящих и перехода критики на личности. Перед тем как самому включиться в спор в качестве одного из его участников, четко сформулируйте то положение, которое обосновывается либо отвергается, и совершенно верно выясните главные понятия, дабы не спорить о совсем различных вещах. Терминология спора должны быть понятна всем присутствующим.
Пристально и до конца выслушивайте аргументы оппонента, трезво взвесьте и оцените их. Сначала приводите лишь сильные аргументы, а о не сильный рассказываете по окончании и как бы вскользь. В ходе спора старайтесь убедить, а не уязвить оппонента. Не упорствуйте в отрицании аргументов оппонента, если они ясны и очевидны.
Еще один очень важный совет: ни при каких обстоятельствах не вступайте в дискуссии и споры без подготовки. Предварительно составьте хотя бы самый неспециализированный замысел борьбы за истину, подберите самые весомые и всем очевидные доводы, каковые ни у кого не приводят к. Особенно впечатляют правильные цифровые эти, каковые нереально опровергнуть.
При проведении дискуссий направляться исходить из того, что обычно приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников дискуссии. Ниже следуют рекомендации относительно того, как с ними обходиться либо как их нейтрализовать[17].
| 1. | Спорщик. | Сохранять деловитость и невозмутимость. Дать группе опровергать его утверждения. |
| 2. | Позитивист. | Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию. |
| 3. | Всезнайка. | Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его убеждениям. |
| 4. | Словоохотливый . | Тактично прерывать. Напоминать о регламенте. |
| 5. | Застенчивый. | Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в собственных силах. |
| 6. | Негативист. | Признать, оценить его знания и опыт. |
| 7. | Не проявляющий интереса | Задать вопрос его о работе. Привести примеры из его сферы заинтересованностей. |
| 8. | «Большая шишка». | Избегать прямой критики, использовать технику «да, но». |
| 9. | Расспрашивающий. | Направить его вопросы группе. |
Наровне с рассмотренными выше психотерапевтическими типами участников деловых дискуссий существуют и другие не меньше детализированные их классификации. К числу их относится и классификация участников таких заседаний, играющих в них блокирующие роли, которая обрисована в справочнике Н. Власовой. Разглядим эту классификацию, и те приемы, каковые оказывают помощь нейтрализовать их негативную роль[18].
«Блокировщик». Таковой человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, каковые уже решены.
Совет: 1. Напомнить о цели и предмете дискуссии. Задавать ему вопросы типа: «То, что вы рассказываете, относится к нашей цели либо к этому дискуссии?». 2. Тактично напоминать «блокировщику», что он уходит в сторону.
«Захватчик». Осуждает всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается. —
Совет: 1. На любое его опровержение и высказывание задавать вопрос: «А что вы предлагаете?». 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
«Перепрыгивающий с темы на тему». Неизменно меняет тему беседы.
Совет: Останавливать вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение неприятности?» либо «То, что вы рассказываете, относится к нашему заседанию?»
«Удалившийся». Не желает принимать участие в общем дискуссии. Рассеян. Говорит на индивидуальные темы.
Совет: Предложить ему высказаться и внести собственные предложения: «А вы что думаете по этому поводу…?» либо «Какие конкретно предложения имеется у вас?»
«Главный». Пробует прийти ко власти и манипулировать присутствующими.
Совет: Тихо и с уверенностью останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение — это лишь только одна из вероятных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения».
«Юрист сатаны». Намерено задает важные вопросы, заведомо ведущие в тупик. Всеми методами блокирует заседание. Пытается к его провалу.
Совет: 1. Оценивайте остроту его вопросов: «Ваш новый вопрос не обостряет разглядываемую проблему, а лишь уводит нас от нее». 2. Заостряйте внимание на неоправданной полемичности либо провокационности его заявлений для текущей обстановки. 3. Переадресовывайте его вопрос ему же для ответа: «А вы сами что думаете по этому вопросу?» либо «Мы бы желали услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос».
«Ищущий признания». Хвастается, довольно много говорит, пытается утвердить собственный статус.
Совет: Задавать вопросы, показывающие, что его высказывания — это рассуждения о самом себе, а не о деле: «Возможно ли то, что вы нам сказали, применять для ответа обсуждаемого вопроса?».
«Повеса». Тратит время собравшихся, «пуская пыль в глаза», говорит развлекательные истории, анекдоты. Легкомыслен и циничен.
Совет: Любой раз задавайте ему одинаковый вопрос: «Соответствует ли ваше высказывание теме заседания?».
Проводя заседание, направляться выполнять неспециализированные правила ведения спора. Вступая в него, требуется:
— четко разграничивать, по каким вопросам спорить возможно и от дискуссии каких лучше отказаться;
— стараться так возражать, дабы не вызвать неприязни и раздражения собеседника;
— не допускать превращения спора в выяснение личных взаимоотношений;
— не вводить собеседника в замешательство в присутствии вторых, демонстрируя его отсутствие компетенции;
— проигрывать и побеждать достойно. При поражении не злиться и не теряться. При победе оставаться спокойным и скромным. Дать шанс проигравшим в споре «сохранить собственный лицо»;
— в любых ситуациях поблагодарить собеседника за то, что рабочий разговор состоялся, независимо от его результатов, за высказанную критику и за принятые предложения.
На протяжении дискуссии приходится осуждать собеседника. Применять критику, кроме того конструктивную, нужно крайне осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, наслаждение она нам не доставляет. Разбор доводов, их анализ, желаем мы этого либо нет, все-таки уличает собеседника, воображает в невыгодном для него свете. Каждая критика — вещь очень узкая и щекотливая. Исходя из этого для ее успешного применения целесообразно выполнять последовательность правил, каковые выработаны обширным опытом деловых дискуссий.
1. В ходе критики не нужно проявлять злость и раздражение. Не следует напоминать о прошлых неточностях. Неудовлетворенность возможно демонстрировать лишь тоном голоса, но не мимикой и жестами.
2. Осуждать оптимальнее наедине, потому, что присутствие посторонних ослабляет восприятие критики и усиливает предохранительную реакцию. Совсем недопустимо осуждать за спиной, в то время, когда собеседник не имеет возможности возразить.
3. Запрещено потребовать от собеседника открытого признания собственных неточностей. Достаточно того, что он пристально выслушал критическое замечание.
4. Любую критику оптимальнее затевать с самокритики. Разговор направляться вести без чувств, в спокойном тоне и без того, дабы у собеседника не появлялось чувство безысходности.
5. Ни при каких обстоятельствах не следует просить прощения за критику, потому что это не показатель вежливости, а, скорее всего, неуверенность в собственной правоте.
Нужно мочь не только осуждать, но и выслушивать критику. Тут лучше направляться таким рекомендациям:
— не считать, что осуждающий настроен враждебно и хочет лишь зла;
— сохранять полное самообладание, скрывать собственный нехорошее настроение, демонстрировать внимание к тому, что говорит осуждающий;
— не отшучиваться и не пробовать поменять тему беседы;
— в случае, если критическое замечание высказано не строго, направляться уточнить, что именно осуждающий имел в виду, и не приписывать ему того, что он не сказал;
— разрешить понять, что критика воспринята и все критические высказывания будут пристально изучены и по возможности учтены. В практике проведения дискуссий часто появляются непредвиденные обстановки, каковые иногда оказывают очень значительное влияние на их итоги. Разглядим самый распространенные и дадим советы по поведению в каждой из них[19направляться.
Обстановка 1. Оппонент пробует перехватить инициативу в выборе темы беседы: а) подменяет принципиальные вопросы мелочными; б) выдвигает тезисы не по существу неприятности; в) предлагает контрпроблему, игнорируя ваши доводы.
Совет: Предусмотрите заблаговременно возражения оппонента, изучите их мотивы чтобы: а) указать оппоненту на его уход от спорного вопроса; б) задать вопрос его, какую идея он обосновывает; в) попросить высказать отношение к вашей аргументации.
Обстановка 2. Оппонент раздувает проблему, выводит ее за границы дискуссии, портя в зародыше новое.
Совет: Напомните о рамках дискуссии, о ее цели. Попросите еще раз уточнить его антитезис и вернуть разговор в прошлое русло.
Обстановка 3. Оппонент выхватывает мелочи, не затрагивая главного тезиса.
Совет: Спросите, не забыл ли он цель беседы, собственную цель. Отдайте его к спорной проблеме.
Обстановка 4. Оппонент намеренно подводит вас к фальшивым выводам, подтасовывая факты чтобы потом уличить вас в дилетантстве и безграмотности.
Совет: Прекратите обмен мнениями, похвалите оппонента за глубину анализа и попросите его сделать обобщающий вывод.
Обстановка 5. Оппонент всегда меняет позицию, ходит вокруг да около, пробует отыскать что-то третье.
Совет: Не настаивайте на признании, поддержке и согласии вашего предложения. Сверните разговор, что все равно ни к чему не приведет.
Обстановка 6. Оппонент уличает вас в отсутствия компетенции, играется на ваших недоработках и ошибках, игнорирует факты «за» и «против», тенденциозно толкует ваши слова.
Совет: Не проявляйте избыточной деликатности. Спросите, о чем конкретно идет обращение. Попросите высказать его мысли, как выйти из затруднительного положения.
Обстановка 7.Оппонент скрывает быстро отрицательное отношение к вашей позиции либо к вам под маской доброжелательности.
Совет: Остроумно сорвите его маску, напомните о ранее прошедших фактах аналогичной «ее» результате и доброжелательности, раскройте его план всем присутствующим.
Непредвиденные обстановки в дискуссиях смогут появляться не только из-за целенаправленных попыток оппонентов помешать принятию рассчетных ответов, но и благодаря их неуравновешенности и через чур высокой эмоциональности. Нормализовать положение окажут помощь тут спокойный призыв ведущего заседание сохранять порядок, выделенная настойчивость и терпеливость. Для преодоления непростых эмоциональных обстановок американский психолог Дэвид М. Мартин рекомендует функционировать следующим образом[20]:
1. Оставайтесь все время спокойным.
2. Записывайте факты либо противоположные мнения без немедленного комментирования их. Поспешные комментарии смогут лишь усугубить обстановку. Чем продолжительнее один либо пара участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое ощущают. Нужно попытаться убедить всех в том, дабы участники говорили раздельно и ожидали не вмешиваясь, пока не закончит сказать один человек.
3. Пускай участник говорит продолжительнее и растолкует обстоятельство утраты самообладания. Если вы станете задавать нейтральные вопросы, пробуя как возможно шире раскрыть дело, это может снизить интерес к таковой ситуации.
4. Постарайтесь расслабить участников посредством прохладительных напитков, дав покурить либо кроме того заявив паузу. Нужно проявлять сдержанность и осторожность, дабы не обругать собравшихся либо заявить, что данный спор несерьезен. Цель перерыва — дать время на раздумье либо продумывание, и на приведение в порядок мыслей и чувств.
5. При возобновлении дискуссии перепроверьте и уточните факты. Это разрешит определить, в чем сущность его причины и столкновения .
6. Дайте участникам как возможно больше времени, дабы успокоиться. Чем больше времени, тем лучше, поскольку тогда выше возможность, что заседание войдет в необходимое русло.
7. В случае, если вероятна отсрочка, это даст главе время совершить расследование спорного вопроса.
8. Вынося ответ под давлением, необходимо проявлять осторожность и попытаться избежать прецедентов. Исходя из этого решения должны быть временного характера, на период до окончательного разъяснения либо подтверждения.
9. В случае, если принято временное ответ, должно быть проставлено время и число, в то время, когда пересмотреть спорный вопрос и окончательно решить.
Каждое деловое заседание должно заканчиваться принятием ответа. Для этого в первую очередь группе нужно определить проблему. В ее определении в большинстве случаев участвует вся несколько, а ведущий заседание «двигает» ее к выработке новых идей. Опасность содержится в том, что кое-какие участники заседания не могут воспринять творческое начало, не могут слушать и поддерживать авторов предложений. Творческое принятие ответов требует внимания ко всем альтернативам.
Неуспех многих заседаний довольно часто разъясняется тем, что реально имеется через чур много возможностей и альтернатив. В таковой ситуации ведущий и его несколько оказываются дезориентированными, и заседание ни к чему не приводит. Дабы этого не происходило, направляться принимать ответ по пяти этапам[21].
Первый этап-это установление контактов. В то время, когда вы начинаете заседание, то ваша первая задача — создать психотерапевтический комфорт для всей группы. Применяя активное внимание, в частности визуальный контакт, сообщите каждому о том, что вы увидели его присутствие. Внимание — это база благоприятного психотерапевтического климата.
Довольно часто заседания начинаются с немедленного переключения на проблему, которую нужно решить. Вы же отыщите время для неформального вступления, обеспечьте эргономичное место для встречи. внимание и Комфортное окружение к людям разрешают достигнуть отличных показателей, и вы встретите меньшее сопротивление новым идеям.
Начав заседание, изложите повестку дня и цель встречи. Тут должны проявиться ваши навыки лидерства, умение изложить собственную точку зрения. Вы заметите, что четко заявленный порядок проведения заседания — одно из ответственных условий успеха.
Имеет суть поведать группе, что сначала вы выясните проблему, после этого цели компании на будущее, а позже будут созданы альтернативы ответов. В конце вы имеете возможность заявить, что к выполнению будет принята одна-две альтернативы из предложенных.
Но вы не подсказываете группе, как себя вести и как решать проблему. Вы некую открытую структуру группового принятия ответов.
Второй этап- это определение неприятности. Вы как фаворит группы имеете возможность показать собственную готовность обсуждать проблему, задав открытый вопрос типа: «Каково мнение всех присутствующих об данной проблеме? Какие конкретно первостепенные задачи нужно решить?»
По окончании того как несколько даст собственный определение неприятности, вы имеете возможность дальше вести дискуссию по предложениям и интересным идеям посредством поощрения. Легко отмечайте занимательные идеи и повторяйте их с вопросительной интонацией, что должно продемонстрировать вашу помощь.
Совершенно верно так же вы имеете возможность применять пересказ, дабы прояснить через чур сложные либо запутанные предложения. Особенно это принципиально важно, в случае, если в группе назревает конфликт. Четкий пересказ того, что сообщил сотрудник, может оказать помощь преодолеть саботаж либо враждебность при реализации идеи.
Если вы обращаете внимание на невербальное поведение, то имеете возможность подметить тех участников группы, каковые «отключились» от дискуссии. Сейчас возможно пересказать то, что происходит на заседании, и задать вопрос несогласных об их мнении.
По мере дискуссии неприятности сложности неизбежно увеличиваются. Тогда наступает время для обобщения, промежуточного подведения итогов. Иногда останавливайте обсуждение и подводите результат услышанному, применяйте запись. Обобщение не свидетельствует одобрения либо принятия идеи, это легко некая метка, показывающая, на каком этапе находится обсуждение, и говорящая, что возможно переходить к следующему пункту.
В конце заседания полезно подвести неспециализированный результат того, как сформулирована неприятность. В этом обобщении должны быть главные моменты определения неприятности, и сотрудники при необходимости по ходу смогут вносить коррективы и добавления.
Следующий, третийпо счету этаппроведения делового заседания — это определение его целей. К этому этапу возможно перейти сразу после формулирования неприятности. Это значительно чаще делается в форме следующего вопроса к присутствующим: «Мы выяснили проблему, а в чем состоит отечественная главная цель при ее ответе? Чего мы желаем добиться?»
Время от времени при бурно протекающем дискуссии кое-какие члены группы ощущают, что их мнения не слышат. Они сидят позади, не принимая участия в дискуссии, не смотря на то, что, возможно, конкретно у них в голове лучшее ответ. Тут полезно проверить, вправду ли любой член группы вовлечен в дискуссию.
Применяя обобщение, вы придадите фактам и мыслям более организованную форму. Полезно отметить личные либо групповые эмоции по отношению к фактам, в особенности едли обсуждение было жарким и противоречивым. Подводя итоги, поддерживайте визуальный контакт с каждым участником группы. Задавайте вопросы об их реакции на определение неприятности и ваше резюме, предлагайте дополнить либо исправить. Не жалейте времени на то, дабы несколько пришла к согласию в определении целей и проблемы. Имея четкое определение целей и проблемы, возможно переходить к следующему (четвертому) этапу- выработке альтернатив.
Большая часть деловых заседаний начинается прямо с этого этапа. Начальник скоро дает собственный определение неприятности и намечает цели. Затем возможно переходить к выработке ответа.
Затратив достаточно времени на прошлых этапах, вы заметите, что члены вашей группы более с радостью делятся собственными идеями и деятельно вовлечены в дискуссию. Эта активность возрастет, если вы каждому уделить время.
Снова вы имеете возможность применять резюме и приемы выслушивания для перехода к четвертому этапу. К примеру: «Мы выяснили проблему как… и мы желали бы видеть в качестве совершенного решения проблемы… Какие конкретно мы имеем возможности, дабы максимально приблизиться к оптимальному решению проблемы?» Так, вы переходите к выработке альтернатив. Задавая открытый вопрос, вы предлагаете группе продолжить обсуждение. Снова возможно применить приемы поощрения, пересказа, признания эмоций, дабы распознать взоры каждого.
На всех этапах вы структурируете заседание посредством приемов выслушивания. Вы очевидно ведете группу, делаете роль фаворита, но пока держите собственный мнение о ответе неприятности при себе.
На каждом этапе вы имеете возможность высказать собственные мысли. Но пристально смотрите за группой. Вы увидите, что любой раз, в то время, когда вы выдаете собственные идеи, участие группы сужается. Значит, действенный фаворит старается свести собственный участие к минимуму. Именно на четвертом этапе имеет суть изложить собственные мысли. Но пускай сперва несколько выдаст собственные идеи.
Практика убеждает, что крайне полезно подводить итоги дискуссии каждой альтернативы и заносить их в перечень. В случае, если этого не делать, то кое-какие члены группы будут снова и снова повторять собственную идею, пока не осознают, что их увидели. Либо тот член группы, чью идею не увидели, отключится от предстоящего участия в заседании.