Тема 1 управленческие документы. состав. классификация.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений мыслительной деятельности и объективной действительности человека. Он бывает создан при помощи письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и записи. Документ может изготавливаться на бумаге, фотопленке и т.п. Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он употребляется.

Так, для юриста документ является основой доказательства каких-либо фактов, для историка — историческим источником, для эксперта в области управления — средством передачи и фиксации управленческих ответов и т.д. закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ дает следующее определение терминов «документ» и «информация»: «информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях независимо от формы их представления; документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, разрешающими ее идентифицировать».

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. К примеру, планирование — с разработкой разных замыслов; учет — с обработкой и составлением статистической и бухгалтерской документации; инструктирование — с изданием методических указаний и инструкций; контроль — со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ есть поручителем успешной сделки.

Так, в управленческой деятельности документ выступает и как предмет и как следствие труда.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности, образовывает совокупность документирования.

Управленческая документация включает следующие унифицированные совокупности документации:

1. унифицированная совокупность организационно-распорядительной документации (ОРД);

2. унифицированная совокупность денежной, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений;

3. унифицированная совокупность отчетно-статистической документации;

4. унифицированная совокупность учетной и отчетной бухгалтерской документации фирм;

5. унифицированная совокупность документации по труду;

6. унифицированная совокупность документации пенсионного фонда РФ;

7. унифицированная совокупность внешнеторговой документации.

В ОРД фиксируются принятые ответы по административным вопросам. Она создается во всех федеральных органах власти, в органах местного самоуправления, на фирмах и в организациях независимо от организационно-вида деятельности и правовой формы.

На предприятии должен быть установлен работы и составления единый порядок документов с ними Данный порядок закрепляется инструкцией по делопроизводству предприятия. Она утверждается начальником, что отвечает за организацию делопроизводства, соблюдение установленных порядка и правил работы с документами в структурных подразделениях предприятия. В каждом структурном подразделении назначается важный за ведение делопроизводства, в обязанности которого входит прохождения документов и обеспечение учёта в срок, информирование управления о состоянии их выполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Документы подразделяются:

• по средствам фиксации — на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским методом); графические (чертежи, схемы, замыслы, графики, картинки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

• по видам деятельности — на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, денежные, бухгалтерские, расчетно-финансовые, по материально-сбыту и техническому снабжению, по внешней торговле и т.д.;

• по месту составления — на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от лиц и других предприятий);

• по форме — на личные и типовые;

• по срокам выполнения — на срочные (требующие выполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок выполнения не установлен);

• по происхождению — на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и индивидуальные (касающиеся конкретного лица).

Чтобы повысить эффективность функционирования документов в сфере использования и управления средств вычислительной техники установлены единые правила их реквизитов и оформления документов, совершена унификация состава, форм документов, и процессов работы с ними. Использование готовых унифицированных форм документов (УФД) разрешает существенно сократить количество их видов на предприятии. Унифицированные совокупности документации созданы по единым правилам. Объектом унификации смогут быть отдельные виды документов либо их группы, отражающие направление деятельности, функцию либо задачу управления. Унификация текстов документов проводится на базе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (национальных стандартов, стандартов отраслей, фирм, публичных объединений и др., рекомендаций и правил федеральных властей, положений (уставов) организаций и т.п.) и включает в себя следующие этапы:

• определение объекта унификации;

• обобщение текстов и анализ документов его результатов;

• подготовка унифицированных форм документов;

• формирование альбома унифицированных форм документов;

• утверждение альбома унифицированных либо отдельных форм документов.

Унификация текстов документов разрешает решить следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;

• снизить затраты на создание документов;

• применять унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных совокупностей делопроизводства;

• ускорить процессы принятия управленческих ответов.

Текст унифицированных документов возможно оформлен в виде: связного текста, трафарета, анкет, соединения и таблиц форм (связный текст, анкеты, таблицы).

Тема 1 управленческие документы. состав. классификация.

Урок 5. Документы и их классификация. Часть 1

Интересные записи: