1. Ввести дату начала проекта. Для этого:
— В меню Проект выбрать пункт Сведения о проекте. На экране покажется одноименное окно.
— В поле ввода Дата начала ввести дату начала проекта. По умолчанию программа предлагает выбрать текущую дату.
— В перечне Планирование от выбрать параметр Дата начала. Поле Дата окончания покинуть без трансформаций. Позднее программа машинально вычислит эту дату[1].
2. Настроить в соответствии с вариантом проектный календарь.
В состав пакета Микрософт Project входят три базисных календаря: обычный (рабочий сутки с 8:00 до 17:00 с обеденным перерывом 12:00-13:00, рабочая неделя начинается в понедельник и заканчивается в пятницу. Этот календарь употребляется по умолчанию для проекта, ресурсов и задач), ночной (рабочий сутки с 23:00 до 8:00 с часовым перерывом 03:00-04:00) и круглосуточный ( рабочее время длится весь день без выходных). Для внесения трансформаций в базисный календарь:
— В меню Сервис выбрать пункт Изменение рабочего времени.
— В одноименном диалоговом окне выбрать базисный календарь, в который нужно внести трансформации.
— Для трансформации рабочего времени одного дня нужно выбрать данный сутки на календаре. В случае, если нужно сделать данный сутки выходным, выбирается параметр Нерабочее время. Для трансформации временных рамок, принятых по умолчанию, выбирается параметр Нестандартное рабочее время, где вводится завершения рабочего и время начала дня.
— Для трансформации рабочего времени определенного дня семь дней выбор осуществляется щелчком левой мыши на заголовке дня. Потом операции подобны прошлому пункту.
3. Ввести задачи по проекту. Для этого нужно ввести имя задачи в поле Наименование задачи.
На данном этапе проектный замысел заполнен данными о проекте.
4. Совершить структурирование задач.
Нужно создать более подробную структуру, отражающую иерархию делаемых задач. Задача, расположенная на самом верхнем уровне структуры, именуется суммарной, задачи, расположенные на более низких уровнях структуры – подзадачи. По умолчанию все задачи имеют однообразный, первый уровень. Для структуризации возможно воспользоваться кнопками на панели инструментов Форматирование ( — на уровень вверх, — на уровень вниз).
Рисунок 2 – Структурирование задач посредством панели инструментов Форматирование
5. Ввести продолжительность задач.
При вводе задачи программа машинально присваивает ей продолжительность, равную одному дню. Это нужно для построения диаграммы Ганта. Продолжительность задач может задаваться в разных временных периодах, в каковые входят: 60 секунд (мин), часы (ч), дни, семь дней (нед), месяцы (мес). Для ввода длительности задач:
— Перейти в режим диаграммы Ганта.
— В поле Продолжительность для каждой задачи ввести значение параметра.
— В случае, если продолжительность до тех пор пока приблизительная, то к введенному значению добавляется символ вопроса.
— По окончании нажатия клавиши Enter диаграмма Ганта отображает временной период исполнения задачи и пересчитывает поля Завершение для каждой задачи.
Рисунок 3 – Изменение длительности задач
6. Установить зависимости между задачами.
Программа Микрософт Project поддерживает следующие варианты связей задач:
— Окончание-начало. Задача-последователь может начать выполняться лишь по окончании завершения ее предшественника.
— Окончание-окончание. Задача-последователь может закончиться не ранее, чем завершится исполнение ее предшественника.
— Начало-начало. Задача-последователь может начать выполняться лишь по окончании того, как стартует ее предшественник.
— Начало-окончание. Когда задача-предшественник начинает работу, может завершиться исполнение ее последователя. Данный тип связи используется редко, но поддерживается программой.
Для зависимости:
— Выбрать задачу, являющуюся последователем в устанавливаемой связи.
— На панели инструментов Стандартная выбрать пункт Сведения о задаче (или двойной щелчок на выбранной задаче). На экране покажется диалоговое окно Сведения о задаче.
— Перейти на вкладку Предшественники.
— Выбрать любую свободную ячейку в поле Наименование задачи. В строке покажется раскрывающийся перечень, содержащий задачи проекта.
— Выбрать задачу, являющуюся предшественником в устанавливаемой зависимости.
— В поле Тип выбрать тип зависимости.
Рисунок 4 – Создание зависимости между задачами
7. Организовать, где быть может, совмещение задач.
Одной из методик, разрешающих добиться большей эффективности расписания проекта, есть совмещение взаимосвязанных задач по мере возможности. К примеру, имеется задача, исполнение которой не имеет возможности начаться раньше, чем завершится ее предшественник. Но опыт говорит, что задача-последователь может начаться по окончании того, как будет завершено 50% предшественника. Появляется время опережения. Время опережения выражается отрицательной величиной и может являться как неким процентом от длительности предшественника, или указываться напрямую во временных единицах.
Для указания времени опережения взаимосвязанных задач нужно выполнить следующие действия:
— Выбрать задачу-последователь, для которой необходимо задать опережение.
— На панели инструментов Стандартная выбрать пункт Сведения о задаче (или двойной щелчок на выбранной задаче). На экране покажется диалоговое окно Сведения о задаче.
— Перейти на вкладку Предшественники.
— В поле Запаздывание вводится тип устанавливаемого времени опережения.
Время от времени появляются обстановке, в то время, когда задача-последователь начинается не сходу по окончании предшественника, а через некий временной отрезок, запаздывает. Для указания времени запаздывания нужно выполнить подобные действия, но в отличие от времени опережения этот параметр представляет собой хорошую величину.