С целью проведения анализа со стороны управления к заседанию должна быть подготовлена информация, которая отражает настоящее положение дел в действующей СМК. Формально требования МС ИСО 9001:2000 распространяются на предоставление доказательств результативности, а не эффективности СМК.
«3.2.14 Результативность(effectiveness) — степень реализации запланированной деятельности и успехи рассчетных результатов.
3.2.15 Эффективность(efficiency) — соотношение между результатом и затраченными ресурсами» (МС ИСО 9000:2000).
В настоящей организации нерационально разделять требования по достижению результата процессов (результативность) и увеличению эффективности всей совокупности менеджмента, и создавать пара управления и систем отчётности. Исходя из этого с позиций принципа целесообразности в организации оптимальнее строить одну совокупность менеджмента, направленную на всей эффективности организации и повышение процессов в целом. Это предполагает введение в организации единой совокупности отчетности. Нужная информация на эту тему содержится в работах по построению совокупностей систем и управленческого учёта сбалансированных показателей (BSC — Balanced Scorecard). В разрешённой книге останавливаться детально на этих вопросах нет возможности, исходя из этого для использования на практике возможно дать совет следующие формы отчетности.
Любой из обладателей процессов воображает начальнику с целью проведения анализа и оценки эффективности деятельности документ под условным заглавием «Справка о ходе процесса …» следующего содержания (рис. 5.15):
| Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении совокупности менеджмента качества 337 |
Рис. 5.15. Пример справки о ходе процесса.
• показатели главного продукта процесса (оценка результативности —
достигнут либо нет итог процесса);
• показатели хода процесса (оценка эффективности — с какими затратами
достигнут итог процесса);
• показатели удовлетворенности потребителя (по оценке обладателя процесса);
• отчет о исполнении ответов прошлого Дня качества;
• отчет о исполнении корректирующих и дающих предупреждение действий по найденным и прогнозируемым отклонениям;
• отчет о итогах аудитов процесса, в случае, если такие проводились, и выпол
мероприятий и нении планов по улучшению СМК;
• информация об трансформациях, каковые смогут оказать влияние на СМК, и реко
мендациях по улучшению СМК.
Выходные эти анализа
По окончании того как начальнику представлена Справка о ходе процесса, он обязан совершить ее анализ, сделать заключение о результативности СМК (в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000), принять решения о корректирующих действиях по случаям отклонения, принять текущие управленческие ответы по своевременному управлению, проверить тенденции в трансформациях показателей и при необходимости принять дающие предупреждение действия по потенциальным отклонениям.
338___________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению
МС ИСО 9001:2000 обязывает начальника проводить анализ результативности хода процессов и принимать « действия и решения в отношении:
а) улучшения результативности СМК и процессов;
б) улучшения продукции по требованиям потребителей;
в) необходимости в ресурсах».
Так, в стандарте указаны направления приложения управленческих ответов, принимаемых начальником. Как уже упоминалось выше, начальник может проводить оценку результативности СМК на Дне качества с периодичностью один раз в три месяца, но в настоящей обстановке ему приходится вести ежемесячное планирование, контроль исполнения показателей и принимать управленческие ответы. Исходя из этого самый целесообразно совместить своевременное управление, которое в разных организациях именуют по-различному: балансовая рабочая группа, подведение итогов, отчет за месяц и т.д., с анализом результативности СМК в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000. Ежемесячные заседания по вопросам результативности СМК кроме этого проводятся, но один раз в три месяца. Результаты заседаний оформляют протоколом.
Рекомендуется назначать осуществляющий контроль орган либо важного, каковые в промежутках между заседаниями смотрят за ходом исполнения ответов этого заседания, и при срывов сроков и неисполнения срочно докладывают начальнику для принятия мер. В зависимости от существующей в организации совокупности управления эти функции возлагают либо на аппарат председателя совета директоров (административный отдел, несколько управления, диспетчерский отдел, секретариат и т.д.), либо на работу качества. Часто на русских фирмах отсутствует механизм для того чтобы контроля. В этом случае цикл PDCA (цепочка управления) разрывается, ответ принимает начальник на базе свершившихся неоднократных фактов отклонения и проверка устранения обстоятельства не проводится.
Управление ресурсами
Обеспечение ресурсами
Требования данного раздела относятся к указанию лица (лиц), важного за выделение всех нужных ресурсов для: «а) поддержания и внедрения в рабочем состоянии СМК, увеличения ее
результативности; б) увеличения удовлетворенности потребителя».
Эти требования нужно выполнить как при описании процесса, так и в Управлении по качеству.
6.2. Человеческие ресурсы
6.2.1. Неспециализированные положения
Для исполнения всех требований потребителя организация должна иметь вычисленную и обоснованную численность персонала, и обоснован-
Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении совокупности менеджмента качества 339
ные информацию о требования и квалификации персонала к нему. Эти сведенья заносятся соответственно в штатное расписание организации (подразделений), а также в должностные и рабочие инструкции (рис. 5.16).
Рис. 5.16. документация подготовки и Порядок персонала для подготовки.