7.4. Организационная документация
Организационная документация – набор документов, определяющих содержание, порядок, главные направления, организационно-функциональную структуру деятельности, права и потребителей и обязанности исполнителей.
Специфика организационно-методического обеспечения информационного производства обусловлена тем, что номенклатура документов, в большинстве случаев, не исчерпывается классическими для других сфер деятельности положениями о структурных подразделениях, отдельных направлениях деятельности, руководствами, рекомендациями, указаниями – регламентами ведения работ либо выполнения должностных обязанностей. Информатизация как глобальная тенденция публичного развития отыскала собственный выражение, например, во внедрении в разные сферы людской деятельности (управление, производство, научные изучения, образование и др.) автоматизированных систем обработки данных (АИС) разного назначения. Проектирование, эксплуатация и разработка АИС требуют соответствующего документационного обеспечения.
Документация на автоматизированную совокупность – это набор взаимоувязанных документов, абсолютно определяющих технические требования к АС, проектные и организационные ответы по функционированию и созданию АС. В состав этого набора входят следующие виды документации:
• техническое задание – документ, определяющий цели и назначение совокупности, требования к ней, содержание и состав работ по созданию, вводу и приёмке совокупности в эксплуатацию, источники данных, замысел-график исполнения работ;
• технический проект – набор документов, содержащий главные проектные ответы по совокупности в целом: описание функций, задач, методов их решения, снабжающих систем; схему организационной структуры, проектную оценку надежности совокупности, смету затрат, оценку эффективности и др.;
• рабочая документация – набор документов, содержащий взаимоувязанные ответы, нужные и достаточные для комплектации-монтажа, функционирования и наладки АИС, ее обеспечения и проверки работоспособности (паспорт совокупности, чертежи и структурные схемы, замысел размещения оборудования, методика и программа опробований и др.);
• приемочная документация – документация, подтверждающая готовность АИС к приемке ее в эксплуатацию, соответствие совокупности нормативным требованиям (акты окончания работ, приемки в умелую и промышленную эксплуатацию, протокол опробований, протокол согласования);
• эксплуатационная документация – часть рабочей документации, предназначенная для применения при эксплуатации АИС, определяющая пользователей действия системы и правила персонала (технологическая инструкция, управление пользователя, ведомость потребности в материалах и др.).
Эксплуатационная документация по собственному назначению и содержанию приближается к технологической.
7.5. Технологическая документация
Технологическая документация – итог документирования процесса труда, документ либо набор документов, определяющий требования к отдельным операциям и технологическим процессам, к организации производственного процесса в целом.
Информационная технологическая документация обязана отражать следующие характеристики информационных процессов:
• область применения – требования к информационному технологическому процессу, условия его реализации;
• организация технологического процесса – состав применяемых технических средств с их чертями, состав расходных материалов с нормами расхода, состав применяемых программных средств, состав применяемых информационных ресурсов;
• метод технологического процесса – состав, последовательность и содержание технологических операций;
• состав, квалификационные требования и права доступа к исполнению пользователей и технологического процесса персонала;
• требования к приёмке и качеству работ – список технологических операций, подлежащих контролю, методы и виды контроля, применяемые устройства, программы и оборудование;
• калькуляция затрат труда, времени, стоимости исполнения работ;
• график исполнения технологического процесса – продолжительности выполнения и графическое отображение последовательности технологических операций;
• мероприятия по технике правила и безопасности надёжного исполнения работ;
• технико-качества и экономические показатели эффективности.
По форме технологические документы смогут быть текстовыми, графическими, табличными.
Объектами регламентации помогают:
• отдельные технологические операции (операционная карта, карта описания технологической операции);
• отдельные технологические процессы (технологические и блок-схемы, оперограммы, технологические руководства, маршрутные карты);
• производственный процесс в целом (классификаторы процессов, операций, разрядов работ, графики исполнения работ, технологические ведомости и др.).
Потому, что технологическую документацию отличает четкость предписаний, активное применение формализованных методов (как альтернатива интуитивным действиям в непростых производственных обстановках), то к ее форме (а не только к содержанию) предъявляются в полной мере конкретные требования:
• информативность – соответствие формы функциональному назначению документа;
• долговечность – возможность долгого применения документа в рабочем состоянии;
• эргономичность – необходимость учета физиологических и психотерапевтических особенностей пользователя;
• технологичность – обработки документа и удобство оформления при его переносе и создании на машиночитаемые носители;
• единообразие – учет требований к форме, предъявляемых регламентами на разработку документа;
• универсальность – возможность применения формы документа для разработки документов разными способами проектирования (в т. ч. и автоматизированного).
Разработка отвечающей перечисленным выше требованиям технологической документации есть объективной предпосылкой и необходимым условием оценки эффективности качества и информационного производства создаваемых продуктов и одолжений.
Контрольные вопросы
1. В каких видах регламентирующих документов направляться искать дефиниции базисных понятий в области ИТ?
2. В каких видах регламентирующих документов направляться искать методы информационных технологических процессов?
3. В чем различие и сходство организационной и технологической документации?
Глава 8
УСЛУГИ и ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОДУКТЫ
8.1. Определение понятий: информационные продукты, информационные услуги
Понятия «информационная продукция», «информационный продукт», «информационная услуга» являются чуть ли не самими многозначными в опытном лексиконе. В особой литературе (нормативной, научной, учебной, производственной, справочной) возможно встретить их полное отождествление, нечеткое разграничение, поглощение одного вторым, и разные варианты определений. Наиболее обоснованным и взвешенным возможно признано терминирование разбираемых понятий в законе РФ «Об участии в интернациональном информационном обмене». Информационные продукты (продукция)выяснены в нем как «документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная либо используемая для удовлетворения потребностей пользователей», а информационные услуги– как «действия субъектов… по обеспечению пользователей информационными продуктами».
Приведенные в законе термины имеют широкий спектр применения, но допускают разные варианты толкования. Так, с технологической точки зрения специфику информационного продукта определяют следующие отличительные показатели: темперамент содержащейся в нем информации (уникальная, переработанная), ее форма (документальная), многократность потребления. Для информационной услуги – это зависимость от ранее созданных и дешёвых информационных продуктов, наличие запроса либо распознанной потребности. Сообщённое дает основания ввести следующие рабочие определения.
Информационный продукт имеется итог создания либо семантической переработки информации в документированной форме, допускающей многократное применение продукта в ходе удовлетворения информационных потребностей.
Информационная продукция разнообразна по содержанию, форме, методам фиксации на разных носителях информации (бумажном, машиночитаемом, пленочном и др.).
видовым многообразием и Широким распространением отличаются информационные продукты с уникальной текстовой, графической, статистической, символьной, аудиовизуальной информацией (статья, полнотекстовая база данных (БД), компакт-диск, фонодокумент, фильм, программный продукт, рекламное объявление и др.). Результатом смысловой переработки информации (популяризация, структурирование, перевод, сравнительно-сопоставительный анализ, обобщение, графическая иллюстрация статистических данных и зависимостей и т. п.) являются информационные продукты, каковые условно возможно отнести к аналитическим (справочники, хрестоматии, переложения, переводы, обзоры, дайджесты, досье, тематические подборки и др.). Наконец, вторичную (библиографическую) данные содержат информационные продукты в форме каталогов (карточных, печатных, машиночитаемых), библиографических баз данных, указателей, перечней литературы, отдельных библиографических записей.
Информационная услуга – предоставление пользователю информационных продуктов (ранее подготовленной информации) в соответствии с поступившим запросом либо распознанной информационной потребностью.
При оказании услуги подготовка новой информации либо смысловая переработка имеющейся, в большинстве случаев, не предусматривается. Информационная услуга, в отличие от продукта, имеет последовательность своеобразных особенностей. Среди них:
• неосязаемость (вербальная, визуальная, виртуальная) природы отдельных одолжений (удаленный доступ к информационным ресурсам, презентация программного продукта, читательская конференция, рекламное радиообъявление);
• невозможность хранения без дополнительных затрат на фиксацию информации;
• неотделимость некоторых одолжений от производителя (устная справка, консультация, лекция). В таких одолжениях потребление и производство выступают как единый в пространстве и времени процесс;
• твёрдая связь между характеристик и качества исходного «сырья» (информационный поиск, копирование, редактирование рукописи, просмотр фильма);
• изменчивость качества в зависимости от квалификации исполнителя услуги (беседа, учебное занятие, синхронный перевод).
Границы между услугами и информационными продуктами не являются полными, непреодолимыми. Одинаковый информационный продукт может служить основанием для реализации целого спектра информационных одолжений. Так, одинаковый первичный документ возможно выдан пользователю библиотеки на абонементе, в читальном зале, выслан по МБА, скопирован, представлен на выставке, использован с целью проведения презентации, читательской конференции и т. п. Громадными сервисными возможностями владеют базы данных: на их базе осуществляется выдача и подготовка сигнальной информации о новых поступлениях, выдача информации и ретроспективный поиск по разовым запросам потребителей в пакетном режиме либо режиме теледоступа, выдача распечатки результатов поиска по БД, заказ копий в режиме теледоступа, выдача результатов поиска на иных носителях и магнитных лентах и другие виды одолжений.
Кое-какие виды информационного сервиса сочетают в себе услуги и черты продукта (так, режим дифференцированного обеспечения управления сочетает предоставление актуальных для управления источников научной, производственной, нормативной, правовой информации с подготовкой референтской работой аналитических докладов, справок, обзоров для ответа конкретных управленческих задач; тематическая подборка кумулирует намерено подготовленный перечень литературы с копиями (либо оригиналами) малообъемных и труднодоступных первичных документов).
Естественное желание повысить привлекательность предоставляемых потребителям информационных одолжений вынуждает трудиться над материальным воплощением услуги, превращая ее в физический продукт с преимуществами и собственным образом в плане неограниченного во времени (а время от времени и пространстве) доступа. Так, книжную выставку возможно «материализовать» в картотеку, перечень литературы, БД; художественную либо промышленную выставку – в каталог, видео- либо компьютерную презентацию; консультацию – в памятку, индукцию; лекцию, беседу – в учебный либо популярный текст; конференцию – в сборник трудов, советы; данные на экране дисплея – в распечатку.Так, стирание границ между услугами и информационными продуктами (тенденция конвергенции) снабжает больший комфорт обслуживания.
Однако, различение продуктов и одолжений сохраняет собственный значение не только с теоретической, но и с технологической точки зрения, с позиций требований к квалификации производителей (информационных работников). Так, при подготовке одолжений особенного внимания заслуживают распространения информации и процессы поиска: моменты контакта с потребителем на стадиях приема запроса (обнаружения информационной потребности), предоставления информации (выбора комфортных режимов и оптимальных коммуникационных каналов), организации «обратной связи» (установления мнения потребителя о качестве информационного обслуживания). При производстве информационных продуктов внимание исполнителя сосредоточено в большинстве случаев на процессах обработки и сбора исходной информации, организации информационных массивов, и обеспечения сохранности промежуточных и конечного результатов.
8.2. Потребительские особенности информационных
продуктов и одолжений
Специфика каждого раздельно забранного информационного продукта либо услуги определяется его потребительскими особенностями.
Потребительские особенности информационных продуктов и одолжений – это свойство удовлетворять конкретные запросы пользователей.
Конкретно потребительские особенности определяют спрос на услуги и конкретные продукты, обусловливают их стоимость и привлекательность, что особенно принципиально важно, в случае, если информация реализуется в качестве товара.
Категория потребительских особенностей, положенная в базу оценки качества промышленной продукции, слишком мало создана применительно к услугам и информационным продуктам. Ответственным шагом в этом направлении есть конкретизация потребительских особенностей информации как продукта информационной деятельности:
• релевантность – свойство информации соответствовать конкретным запросам потребителя;
• полнота – свойство исчерпывающе характеризовать отображаемый объект;
• своевременность – свойство соответствовать потребностям потребителя в необходимый момент времени;
• достоверность – свойство информации не иметь явных и скрытых неточностей;
• доступность – возможность получения информации конкретным пользователем;
• защищенность – недопустимость несанкционированного применения либо трансформации;
• эргономичность – удобство формы либо количества информации с позиций конкретного пользователя;
• независимость качества (сокровища, полезности) информации от ее затрат и количества на поиск, обработку, предоставление.
Потребительские особенности информации смогут изменяться во времени, но не «изнашиваются» и не амортизируются, а сама информация не расходуется и не исчезает по мере ее потребления. Последнее нельзя отнести на счет потребительских (эксплутационных) особенностей документа (конкретно документная информация является предметом, продуктом и ресурсом IT). Номенклатура эксплутационных особенностей документа выяснена ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов. определения и Основные термины»:
• долговечность – свойство документа длительно удерживать эксплуатационные особенности:
• прочность – свойство документа противостоять механическим действиям;
• эластичность – свойство документа к обратимым деформациям при механических действиях;
• износостойкость – свойство документа противостоять износу;
• светостойкость – свойство документа сохранять эксплуатационные особенности под действием света;
• биостойкость – свойство документа сохранять эксплуатационные особенности под действием биологического фактора.
Так, при моделировании потребительских особенностей информационных продуктов должны быть учтены потребительские особенности документов и информации. В группу потребительских особенностей смогут быть включены следующие характеристики информационных продуктов и одолжений:
• адресность информации (ориентация на конкретные целевые установки и категории пользователей);
• временные затраты на использование и подготовку информационного сообщения;
• оперативность предоставления информации, сроки удовлетворения запроса;
• возможность многоаспектного поиска информации;
• надежность представленных данных (сроки их актуализации, достоверность источников информации);
• аспектность охвата темы, неприятности в пределах главной и смежных практической деятельности и областей знания;
• возможность машинной распространения и обработки информации;
• использования и комфортность предоставления (оптимальный количество информации, четкий шрифт, качественное изображение, дружественный интерфейс, детальность пользовательских руководств);
• доступность (по каналам связи, видам носителей, цене);
• защищенность от воздействия и несанкционированного доступа;
• актуализации и условия хранения (для информационных продуктов);
• эстетичность, современный дизайн, фирменный стиль и др.
Потребительские особенности информационных продуктов и одолжений хороши от подобных черт материальных объектов:
• сокровище информации индивидуализирована: определяется социальным, образовательным, опытным статусом потребителя. Одно да и то же сообщение возможно открытием для одного пользователя, очевидным – для другого, безынтересным – для третьего. Исходя из этого разработка единых, как в индустрии, стандартов качества на отдельные виды информационной продукции и одолжений проблематична;
• количество и качество информации не убывает по мере ее потребления (многократного применения). Содержание информации не подвержено процессам физического старения, амортизации. Снижение спроса, понижение актуальности (моральное старение) информации происходит по иным, хорошим от действующих в сфере материального потребления, законам;
• многоаспектность (избыточность) информации обусловливает возможность ее применения в самых разных областях людской деятельности, о которых создатель информации имел возможность и не подозревать. Спектр же потребительского спроса на промышленную продукцию в основном предопределен.
Разнообразие ассортимента ИПУ актуализирует проблему их классификации, которая представлена в следующем параграфе.
8.3. Классификация информационных продуктов и одолжений
Создание единой научно обоснованной, рассчитанной на общее признание классификации ИПУ очень проблематично. Предлагаемые варианты иерархических классификаций довольно часто не отвечают логическим требованиям единства основания, полноты, непересекаемости, непрерывности деления. Сущность построения научной классификации ИПУ пребывает в научном обосновании и выборе надежных и значительных оснований их дифференциации. Эти основания возможно искать способом восхождения от абстрактного к конкретному (для теоретических классификаций), или обобщая практический опыт (для эмпирических классификаций). Согласно данным частотного анализа особой литературы, на статус значительных оснований классификации ИПУ смогут претендовать: темперамент предоставляемой информации, целевое назначение, сфера ее применения, метод производства, адресность распространения и др.
По показателю характера предоставляемой информации возможно различать следующие виды ИПУ:
• документальные (документные);
• библиографические;
• фактографические;
• аналитические;
• консультационные.
Классификация ИПУ по этому основанию тесно связана с различением трех главных видов информационного обслуживания: документального, фактографического, концептографического.
Как уже отмечалось, документальное обслуживание предполагает удовлетворение информационных потребностей методом предоставления документов потребителям для постоянного либо временного применения с целью извлечения нужных им сведений. самый типичным примером документальных одолжений являются библиотечные: выдача документов на абонементе, в читальном зале, заказ литературы по межбиблиотечному абонементу, организация книжных выставок, просмотров литературы. Сейчас в структуре документального обслуживания растет удельный вес одолжений удаленного доступа к полнотекстовым БД. Предоставление документов для постоянного применения может осуществляться методом продажи, дарения, копирования, распространения по ведомственным каналам.
услуги и Библиографические продукты снабжают удовлетворение информационных потребностей методом предоставления пользователям библиографической информации. Библиографическая продукция в форме библиографических перечней, тематических подборок, библиографических пособий, сигнальных оповещений и т. п. обуславливает ориентацию потребителей в массивах и документальных потоках. Раскрывая содержание и форму первичных документов, библиографическая информация разрешает, во-первых, идентифицировать документ в последовательности вторых; во-вторых, решить о целесообразности обращения к первичному документу. Библиографические продукты (библиографические записи, каталоги, перечни, указатели литературы, библиографические БД) помогают ресурсной базой, источником предоставления пользователям библиографических одолжений (адресные, тематические, уточняющие справки, услуги библиографического информирования и др.).
Фактографические услуги предполагают удовлетворение потребностей пользователей в конкретной информации по существу вопроса. Исполнение фактографических запросов осуществляется информационными работниками или на базе первичных документов, или намерено созданных для этих целей информационных продуктов (справочные издания, дайджесты, фактографические БД и досье, банки знаний и т. п.).
услуги и Аналитические продукты предполагают предоставление и создание намерено подготовленной по запросам пользователей обзорно-аналитической, концептуальной, прогностической информации. Это требует проведения особых информационных изучений, синтезирования по их итогам аналитических информационных продуктов в виде научно-аналитических обзоров, экспертных заключений, мониторинговых справок, докладов, прогнозов развития.
Консультационное обслуживание предполагает помощь пользователям в реализации информационного самообслуживания (поиск, извлечение, переработка информации, утверждение результатов) методом предоставления консультационных одолжений (консультации, семинары, тренинги и др.) и организации доступа к созданной специально для этих целей информационной продукции (рекламные буклеты, листовки, закладки, путеводители, управления, указатели и т. п.).
Информационный рынок значительно чаще сегментируется по комплексному показателю сферы применения и целевого назначения создаваемых продуктов и одолжений. В структуре мирового и российского рынков ИПУ представлены сектора, обслуживающие:
• сферу бизнеса (биржевая, денежная, коммерческая информация, экономическая и демографическая статистика, деловые новости);
• сферу опытной и управленческой деятельности (особая юридическая, медицинская, педагогическая, инженерная и тому подобная информация, информация для начальников, научная информация);
• сферу широкого потребления (новостийная, справочная, развлекательная информация, образовательные услуги, опытное консультирование, услуги учреждений культуры, связи, рекламы, социально-бытового характера и др.).
По этому основанию сегментация ИПУ возможно и более дробной, связанной со специализацией на информационном обеспечении отдельных сфер людской деятельности: управления, науки, производства (материального и духовного), бизнеса, образования, инфраструктуры.
Разработчики прикладной классификации ИПУ органов НТИ в ее базу положили показатель метода (вида) информационного производства, выделив услуги и продукты:
• научно-информационной деятельности;
• патентно-лицензионной деятельности;
• переводческой деятельности;
• библиотечно-библиографического обслуживания;
• издательской и копировально-множительной деятельности;
• рекламной деятельности и т. п.
Мысль классификации ИПУ в зависимости от метода их производства представляется очень продуктивной, не смотря на то, что конкретное наполнение отдельных уровней испытывает недостаток в уточнении.
По показателю широты распространения (информации адресности) различают ИПУ:
• личного назначения, ориентированные на личные информационные потребности конкретного пользователя;
• группового назначения, ориентированные на родные по содержанию информационные потребности группы пользователей, объединенных общностью опытных, научных, учебных, досуговых или других заинтересованностей;
• массового назначения, ориентированные на информационные потребности широкого круга пользователей.
В качестве вероятных оснований классификации ИПУ смогут выступать и другие показатели: режим обслуживания (разовый, текущий; пакетный, диалоговый); форма представления информации (печатная, электронная); вид носителя(бумажный, карточный, машиночитаемый, пленочный); метод передачи информации (конкретно в информационной работе, по каналам связи на рабочее место пользователя, через посредника). При необходимости, в исследовательских пли производственных целях, возможно создание классификаций на базе качественных черт создаваемых продуктов и одолжений (полнота, оперативность, поисковые возможности и др.), их технологических изюминок (классические, автоматизированные, гибридные разработки; централизованная обработка, распределенный ввод данных и др.); стоимостных показателей (диапазон стоимостей, условия оплаты, льготы). Количество вероятных вариантов иерархических классификаций ИПУ возможно ограничено только пределами разумной достаточности.
8.4. Тенденции ассортимента информационных
продуктов и одолжений
По мере того, как информация, наровне с энергией и веществом, становилась наиболее значимым ресурсом современного производства, утвердился взор на нее как на своеобразный, стратегически ответственный товар с большой рыночной ценой. Всевозрастающий спрос на услуги и информационную продукцию стимулировал развитие информационного бизнеса и формирование в структуре национального и внешнего рынков нового – информационного – сектора.
Информационный сектор экономики промышленно развитых государств сформировался в середине 70-х гг. XX в.
В 1960-е гг. ассортимент информационных продуктов был представлен в основном реферативными изданиями, информационными бюллетенями, библиотечными каталогами, дешёвыми пользователям по подписке или в библиотеках. Базу информационного сервиса в это время составляют услуги избирательного распространения информации (ИРИ) и ретроспективного поиска (РП).
В начале 1970-х гг. показались машиночитаемые БД, формируемые большими информационными работами-генераторами в тесном сотрудничестве с научно-техническими, отвлечёнными, учебными заведениями и государственными учреждениями. Приобретают распространение библиографические, реферативные и фактографические БД. На их базе издаются печатные информационные издания, ведется информационное обслуживание в режимах ИРИ и ретропоиска.
В 1980-хгг. реализация информационной продукции и одолжений делается все более удачным бизнесом. Этому содействуют развитие электронно-вычислительной возможность и техники удаленного доступа к банкам и базам данных по национальным и интернациональным информационным сетям и каналам связи. При полном росте числа библиографических БД их удельный вес в общем количестве производства уменьшается в пользу справочных, полнотекстовых, цифровых. Отмечается тенденция специализации банков данных по проблемам и отдельным отраслям.
Понемногу поиск информации в удаленных БД делается главным видом информационных одолжений. Среди компаний-вендоров, снабжающих доступ к БД, наметилась специализация, на протяжении которой выделились: «информационные супермаркеты» – работы, предоставляющие доступ к громадному количеству разнообразных по тематике БД (DIALOG); специальные работы, ориентированные на конкретные группы пользователей по опытным и иным заинтересованностям (LEXIS, NEXIS); работы библиотечной ориентации, имеющие доступ к электронным каталогам (OCLC); видеотекстные работы, снабжающие массового пользователя разнообразной электронной информацией при помощи телефона и снабженного модемом телевизора (Viewtron); работы, делающие функции телекоммуникационного шлюза к разным информационно-поисковым совокупностям и БД (Easement, Internet).