Типичные ошибки при составлении писем.

Письмо-претензия:

Глубокоуважаемый менеджер по продажам! В то время, когда я заметила рекламу Вашего увлажнителя воздуха по телевизору, я поразмыслил, что это конкретно то, что мне нужно. Вы заявили, что увлажнитель решает неприятности сухого воздуха, каковые именно существуют в моем доме. Единственное, чего я не предусмотрела, это того, как цвет увлажнителя будет доходить к мебели в моем доме. Я считала, что он будет сочетаться с мебелью, но это не верно. По окончании применения увлажнителя на протяжении семи дней, я осознала, что не смогу привыкнуть к нему. Ни один из цветов, каковые Вы предлагаете, мне кроме этого не подойдет. Я бы желала вернуть Вам увлажнитель. В случае, если я это сделаю, не могли бы вернуть мне полную цена? Я была бы весьма признательна Вам за это.

Неточности: Не смотря на то, что приведенное письмо вправду воображает претензию, оно делает это неэффективно. Это письмо многословно и непоследовательно. Оно выстроено в непрямой последовательности от общего (замеченного по телевидению) до конкретных подробностей (полное возмещение).

В первом абзаце письма дается излишняя информация, которая скорее может запутать получателя, не поясняя неприятности. Следующий абзац кроме этого многословен и не разъясняет сути претензии. В третьем абзаце неприятность констатируется, но клиент не приводит достаточных доводов (по какой причине не подойдет ни один из предлагаемых цветов). Наконец, подводя итог содержится просьба о возмещении цены, которую следовало бы перенести в начало письма. Изложенная в таком виде, претензия покупательницы вряд ли будет удовлетворена.

Письмо-ответ на запрос:

Глубокоуважаемый господин Смирнов! Благодарим за Ваше письмо от 28 февраля, в котором Вы запрашивали данные о направлениях «Авторемонтное дело для любителей». Это одни из самых популярных отечественных направлений, и Вы один из многих, кто показал к ним интерес. Популярность этого курса разъясняется недостаточностью количества знаний, каковые приобретают начинающие при обучении вождению. Вы станете рады выяснить, что мы снова проводим «Авторемонтное дело для любителей» в следующем квартале. Занятия будут проходить вечером по средам и понедельникам. Я приложила нужную регистрационную форму. Прошу вас, заполните ее и отдайте как возможно раньше вместе с платой за обучение, обозначенной в регистрационной форме, потому, что количество слушателей ограничено.

Неточности: Этот ответ на повседневный запрос кроме этого нельзя назвать действенным по следующим обстоятельствам. С одной стороны, в письме довольно много информации, не относящейся к сути запроса. Иначе, приведенной по существу вопроса информации очевидно слишком мало.

В первом абзаце излишне детально описывается сущность запроса. Во втором абзаце приводится информация, не ориентированная на читателя. В третьем абзаце приводится информация, которая интересовала читателя, но количество данной информации недостаточен (не указаны конкретная дата и часы занятий их начала). В последнем абзаце выражение «как возможно раньше» достаточно расплывчато. Необходимо было указать правильную дату окончания записи на направления.

Письмо — ответ на жалобу клиента:

Глубокоуважаемый господин Хилов, Мы были счастливы выяснить, что Вы удовлетворены применением газонокосилки Q-11TM. Не смотря на то, что отечественная продукция стоит пара дороже, чем у некоторых отечественных соперников, но она предназначена для долгого применения и имеет лучшие эксплуатационные характеристики. С момента, в то время, когда Q-11TM прошла правильную наладку на заводе, требуется очень мало упрочнений по поддержанию ее работоспособности. Но в случаях, в то время, когда обслуживание все же требуется, несомненно направляться воспользоваться указаниями, изложенными на страницах 12-19 инструкции по эксплуатации. Для ремонта и наилучшего обслуживания рекомендуется иметь дело с зарегистрированным техническим экспертом компании. С того времени, как Q-11TM была снята с производства 15 лет назад, стало затруднительно отыскать к ней кое-какие части, но к Q-11TM смогут быть приспособлены воздушные фильтры, сконструированные для Q-13 либо Q-14, а они в полной мере дешёвы. Любой из наших зарегистрированных экспертов способен сделать это, и цена будет умеренной. По какой причине бы Вам на протяжении Вашего следующего визита дилера не ознакомиться с Q-14, отечественной новейшей и самой действенной косилкой? Вы заметите, что она имеет главные элементы конструкции, сходные с Q-11TM, а, помимо этого, кое-какие усовершенствования, предназначенные для упрощения работы с ней. Честно Ваш, Николай Поддубный, Отдел обслуживания клиентов

Неточности: Данное письмо чуть ли успокоит и удовлетворит клиента. Уже во вступлении жалоба клиента абсолютно игнорируется, что, разумеется, позовёт его неудовольствие. Во втором абзаце корыстный интерес компании сосредотачивается на упрочнениях по убеждению клиента воспользоваться одолжениями зарегистрированных экспертов.

Главная сущность послания, наконец, упомянута в третьем абзаце. Завершается письмо попыткой продвижения нового товара, которая вряд ли может подействовать на уже обиженного клиента.

Письмо об отказе в приеме на работу:

10 апреля 2002 г. ТАЙНО Г-же Лебедевой Е.Л. 119270, Москва, ул. Строителей, д. 10, кв. 27 Глубокоуважаемая госпожа Лебедева! Благодарю за явку на собеседование в этот вторник. Как Вы имели возможность додуматься, поступило много писем в ответ на отечественное объявление. С сожалением информируем, что В этом случае Вы не прошли конкурс на предлагаемую должность. Уровень претендентов был высок, и нам было тяжело принимать ответ. Удач Вам в будущем трудоустройстве. Честно Ваша, П о д п и с ь Татьяна Бывалина, Менеджер по кадрам

Неточности:

1. В начале письма в большинстве случаев указывается должность, на которую объявляется конкурс.

2. Менеджеру по кадрам не удалось растолковать обстоятельство отказа так, дабы претендент не потерял веры в будущий успех. Госпожа Лебедева верно поступила, явившись на беседу, и ее упрочнения не должны быть напрасными. Предложение принимать участие в будущих конкурсах на пост в компании вместо окончательного отказа помогло бы ей сохранить уверенность в собственных силах.

3. Последний абзац через чур краток — всего лишь одно предложение.

Типичные ошибки при составлении писем.

Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

Интересные записи: