Выбор формы закупок зависит от сложности конечного продукта, от материалов комплектующих и набора изделий.
Главными формами закупок являются:
1) закупки многочисленными партиями (оптовые закупки);
2) периодические закупки небольшими партиями;
3) разные комбинации перечисленных способов и закупка по мере необходимости.
Разглядим чаще всего видящиеся формы:
1. Закупка товара одной партией.
Преимущества оптовой поставки заключаются в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, увеличении торговых скидок из-за приобретения товара многочисленной партией.
Недочётом есть громадная потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
2. Периодические закупки маленькими партиями. Клиент заказывает нужное количество товара, которое поставляется ему партиями в течение определенного отрезка времени.
Преимущества таковой формы закупки заключаются в ускорении процесса оборачиваемости капитала, поскольку товар оплачивается по мере его поступления. Достигается экономия на складских помещениях и процессе хранения, уменьшаются затраты на документирование поставки, потому, что оформляется лишь один заказ на всю поставку.
Недочётом данной формы закупки есть возможность заказа излишнего количества, необходимость оплаты всей партии товара сходу.
3. Ежедневные либо ежемесячные закупки по котировочным ведомостям.
Где закупаются недорогие и скоро применяемые товары, активно используется такая форма закупки.
Котировочная ведомость содержит сведения о полном списке товаров, количестве имеющегося на складе товара, и требуемом количестве товара.
Преимущество данной формы – в ускорении оборачиваемости капитала, своевременности поставок и понижении затрат на складскую деятельность.
4. Получение товара по мере необходимости. Эта форма имеет не только схожесть с формой регулярной поставки, но и последовательность характерных изюминок:
1) количество закупок тут не устанавливается, а определяется примерно;
2) поставщики должны связываться с клиентом перед исполнением каждого заказа;
3) поставленное количество товара подлежит оплате, клиент не обязан принимать и оплачивать товары по окончании срока договора.
Преимуществом есть отсутствие конкретных обязательств по приобретению определенного количества, ускорение оборота капитала, маленькое количество работы по оформлению документов.
5. Закупка товаров с немедленной сдачей. Область применения данной формы – приобретение нечасто применяемых товаров, при неосуществимости получения их по мере необходимости. Товар заказывается по мере необходимости и привозится конкретно со складов поставщиков.
Минус данной формы пребывает в повышении издержек, которые связаны с необходимостью скрупулезного оформления документов при каждом заказе, повышением количества поставщиков и измельченностью заказов.
Документальное оформление заказа
Применение большинством компаний в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.
Довольно ведения документации по закупкам начальникам соответствующих отделов целесообразно создать стандартные бланки.
В них рекомендуется:
1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди вторых документов словом «заказ» либо «заказ на поставку»;
2) присвоить документу порядковый номер. Он используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.).
Наличие порядкового номера окажет помощь стремительному поиску нужного документа;
3) указать адрес и название компании. Эти сведения являются информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;
4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, нужно, дабы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это окажет помощь поставщику при необходимости решить появившиеся у него неприятности с конкретным человеком.
Ему же он может направить интересующие его вопросы, которые связаны с заказом;
5) указывается дата, адрес и наименование поставщика.
6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;
7) обрисовать товар. В заказе на поставку должны быть четко выяснены нужные товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;
в случае, если адрес поставки не тождественен главному адресу предприятия, названного в бланке заказа, нужно его указать;
9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа чтобы не было конфликта при расплате за поставленные товары;
10) необходимо дать собственные банковские реквизиты, дабы не появлялись разные денежные недоразумения.
Для верного оформления операций поставок нужно шепетильно трудиться с документами, их отражающими.
Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.
При проверке употребляется описание товара.
Уведомление об отгрузке направляется поставщиком по окончании подготовки продукции к отправке. В этом документе показывают время поставки и номер заказа.
В то время, когда поставщик пользуется транспортом второй компании, оформляется документ поставщика. В нем указывается:
1) его название и адрес отправителя, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, наименование поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии счёта и заказа;
2) номер сопроводительного письма, дата поставки, метод транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Кое-какие предприятия не применяют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить необходимые сведения конкретно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;
3) не будет лишним в некоем документе обрисовывать другие недостатки и брак предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.